Дистанційні працівники: оформлення, оподаткування. Організація віддаленої роботи

Поділитись

У 2020 році форми співпраці роботодавця і працівника суттєво змінилися. Під впливом пандемії працівники та працедавці роблять вибір на користь дистанційного режиму роботи. Як правильно оформити такі трудові відносини? Як організувати дистанційну роботу ваших співробітників і які податки потрібно буде платити? Читайте в статті.

Дистанційна робота це форма організації трудової діяльності, коли свої посадові обов’язки працівник виконує поза приміщенням працедавця удома або у будь-якому іншому місці. Зазвичай дистанційна робота пов’язана з інтелектуальною працею та інформаційно-комунікаційними технологіями.

Дистанційний режим роботи не може бути використаний для будь-яких обмежень прав працівника. “Віддаленщики” також мають право на працю та відпочинок. Відпустка ним надається так само як і іншим, в такому ж об’ємі. На них поширюються стандартні норми КЗпП. Скорочувати зарплату співробітникові, який виконує роботу у віддаленому режимі не можна, крім випадків, коли скорочується кількість відпрацьованих годин (днів). Для них діють ті ж самі норми робочого часу.

У зв’язку з новим режимом роботи затверджені нові Закони і оновилися старі. Зокрема, в КЗпП (ст. 60) з’явилися норми, які внесли в правове поле дистанційну роботу. Раніше для неї застосовувалося законодавство про надомну роботу, але між цими двома формами співпраці є відмінності.

Відмінності між надомною та дистанційною роботою згідно із Законом №4051

  • Дистанційна робота це інтелектуальна праця, а надомна фізична із застосуванням спеціального устаткування та інструментів. Найчастіше це робота, пов’язана з дрібним виробництвом товарів або послуг (швацьке виробництво).
  • Дистанційний працівник не “прив’язаний” до дому (місця проживання). Робота може виконуватися де завгодно, якщо там є усе необхідне для роботи. Головне, щоб він не знаходився в приміщеннях працедавця. Надомник же зобов’язаний працювати з будинку, де знаходиться обладнання. Щоб змінити місце роботи, він зобов’язаний сповістити про це працедавця.
  • Режим роботи при дистанційній формі вільний. Працівник самостійно планує свій робочий день. Головне виконання поставлених перед ним завдань. Надомник працює по графіку підприємства.

Очевидно, що і в першому, і в другому випадках в організації робочого процесу є схожість і відмінності. Але працедавець має право внести будь-які зміни в організацію роботи своїх співробітників важливо правильно їх оформити в договорі.

Трудовий договір при дистанційній роботі

Закон № 540 зобов’язує оформляти усіх, хто працює із дому трудовою угодою. Написати наказ на підставі письмової заяви працівника вже недостатньо. Норма діє для оформлених з 02.04.20 р. Це означає, що ті, хто почав працювати на підприємстві в дистанційному режимі раніше, не зобов’язані мати такий документ.

Проте його оформити все-таки бажано, для усунення розбіжностей в питаннях умов праці та унеможливлення подальших суперечок з таким працівником.

Трудовий договір про дистанційну роботу повинен містити наступні відомості:

  • інформацію про сторони підписанти: ПІБ, назва організації, паспортні дані, ІПН, адреси, телефони;
  • дату прийняття на роботу;
  • графік роботи і час відпочинку співробітника;
  • розмір оплати праці і порядок нарахування зарплати;
  • соціальні гарантії для працівника;
  • права та обов’язки сторін.

Перелік пунктів документу не остаточний. Допустимо внести будь-які важливі для сторін особливості співпраці.

Додаткові умови трудового договору про дистанційну роботу:

  • зазначення конкретного місця виконання роботи;
  • зазначення на чиєму обладнанні виконуватиметься робота;
  • зазначення матеріальної відповідальності працівника, якщо він працює на обладнанні роботодавця (для працівників старіше 18 років);
  • графік поєднання дистанційної роботи та виконання своїх обов’язків на території роботодавця (комбінована форма).

Охорона праці при дистанційній роботі

Закон покладає забезпечення безпеки під час роботи після переходу на віддалений режим на самого працівника. Зобов’язання працедавця з охорони праці в цьому випадку зведені до мінімуму, і це перевага такої організації праці.

Проте, працедавець відповідає за справність та безпеку обладнання, на якому виконується робота. Якщо інше не прописане в трудовому договорі, то за умовчанням вважається, що роботу виконують на обладнанні наймача. І тут встає питання про необхідність перевіряти справність техніки та її безпеку, а також інструктувати персонал. Але Закон допускає проводити такий інструктаж через сучасні канали комунікації (по відеозв’язку, шляхом відправки документів для ознайомлення через месенджери і т. д).

ВАЖЛИВО: Кращий спосіб для  роботодавця уникнути тяганини прописати в трудовому договорі, що дистанційна робота виконуватиметься на обладнанні працівника. Але в цьому випадку передбачаються компенсації і амортизаційні виплати. Для оформлення цього “дистанційник” пише відповідну заяву керівнику.

При дистанційній роботі на обладнанні працівника треба утримувати ПДФО і ВС з сум компенсації. Адже виходячи з ПКУ п.п. “г”, п.п. 164.2.17 цих засобів вважатимуться додатковим благом.

Які є обмеження для залучення співробітників до дистанційної роботи

Передбачений перелік працівників, яких мають право на пріоритетний перехід до дистанційної роботи. Важливо, щоб у претендента на віддалену роботу було відповідне бажання і ресурси, а також якщо характер роботи дозволяє її виконувати дистанційно. До них відносяться:

  • вагітні жінки;
  • працівники з дітьми до трьох років або ті, що доглядають за дитиною до шести років згідно мед. довідки;
  • працівники, які мають двоє і більше дітей до 15 років або дитина з інвалідністю;
  • батьки, що мають інвалідність з дитинства підгрупи А I групи;
  • особи опікуни.

Коли перевезти на дистанційну роботу можна директивно (наказом)

Іноді це допустимо, навіть без укладення спеціального трудового договору. Але для перекладу за ініціативою керівництва мають бути вагомі підстави. Адже ця зміна суттєвих умов праці. Перевід на дистанційну роботу наказом керівника можливий:

  • на час загрози поширення епідемії, пандемії, для забезпечення самоізоляції працівника згідно із законодавчими вимогами;
  • у разі появи загрози озброєної агресії, техногенної або природної надзвичайної ситуації.

Для оформлення такого переводу, треба встигнути ознайомити працівника  з наказом за два дні до переведення. Так можна уникнути норми КЗпП ч 3, ст. 32 про обов’язкове повідомлення про зміни суттєвих умов праці за 2 місяці.

Чи можна вимагати від працедавця перевід на дистанційну роботу

Деякі категорії працівників мають право вимагати від наймача перевести їх на дистанційний режим роботи, якщо виробничий процес передбачає можливість виконання відповідних ділянок роботи дистанційно. Важливо, щоб у працедавця були усі ресурси і засоби для цього.

Переводу на дистанційну роботу можуть запросити співробітники:

  • які страждають від дискримінації, домагань сексуального характеру або насильства на робочому місці, якщо співробітник може це довести;
  • співробітники, які потребують самоізоляції під час пандемії, при загрозах техногенних катастроф, лих природного характеру і військових дій;
  • співробітниці під час вагітності, співробітниці, які мають дітей до 3 років,  дітей-інвалідів.

Працедавець має законне право відмовити працівникові в такій вимозі якщо виконання обов’язків працівника в дистанційному режимі неможливо організувати технічно.

Облік робочого часу дистанційних працівників

Міністерство соцполітики у своєму листі від 19.02.2019 (№ 30/1/204-19) говорить про те, що табель робочого часу для дистанційного режиму роботи необов’язковий. Але, якщо брати до уваги особливості діяльності контролюючих органів в Україні, можна порекомендувати працедавцеві такий облік все ж вести.

Проставте в табелі норми робочого часу, актуальні для вашого підприємства (наприклад, 40-годинний робочий тиждень з ПН по ПТ без понаднормових, святкових і нічних).

З огляду на табель обліку робочого часу, нараховуємо зарплату за фактично відпрацьовані дні, розраховуючи по окладу (ставці) або погодинної тарифній ставці. Податки і соціальні внески утримуються у дистанційних працівників також, як і у тих, хто працює в приміщенні роботодавця. Виплата зарплати здійснюється у встановлені терміни не рідше 2 раз на місяць (ст. 115 КЗпП).

Для зручності контролю за повнотою виконання роботи “дистанційником” роботодавцю є сенс вести облік усіх працівників, які працюють дистанційно, а також вести реєстраційні листи виробничих завдань, що доручаються співробітникові. Тут регламентується час, відведений на виконання завдання, розмір тарифної ставки для оплати праці і побутові витрати, які виникають із-за формату роботи з дому. Вони впливають на виплату компенсацій працівникові (це можуть бути витрати, пов’язані з оплатою інтернету, електроенергії, води і так далі).

Запис в трудовій книжці дистанційного працівника

Правові взаємовідношення працівник-роботодавець мають бути оформлені. Відповідний запис вноситься в трудову книжку. Запис про прийняття на роботу для співробітників, працюючих в надомному режимі, нічим не відрізняється від записів інших співробітників, якщо працівник прийнятий згідно із терміновим трудовим договором. Такий самий порядок актуальний і для зайнятих неповний робочий час.

Прогул на дистанційній роботі

Чи можна зафіксувати прогул працівника, працюючого з дому і звільнити його за порушення трудової дисципліни? Законодавство це дозволяє стосовно працівників, зайнятих на території підприємства постійній основі. Але навіть тут процес фіксації не найпростіший.

У ст. 40 КЗпП говориться, що прогул основа для розірвання трудових стосунків за ініціативою роботодавця. Це відсутність працівника на робочому місці впродовж робочого дня або трьох і більше годин за робочий день без поважних причин.

Складність полягає в тому, що відсутність співробітника в офісі зафіксувати простіше, ніж того, хто працює в надомному режимі. Тому працедавцеві рекомендується написати спеціальний документ (Положення про дистанційну роботу), де будуть прописані норми трудової дисципліни під час роботи з дому або можна чітко прописати аналогічні вимоги в трудовому договорі.

Тут мають бути відображений робочий графік, перерви, канал комунікації з працівником (месенджер, CRM, пошта) і граничний час для відповіді на звернення роботодавця. Тут же потрібно буде визначити систему оформлення можливих прогулів. Зазвичай відповідний акт завіряють підписами не менш ніж двох працівників і вносять відмітку про прогул в табель обліку робочого часу. Це є основою для проведення перевірки (службового розслідування) і застосування заходів дисциплінарного покарання.

Ризики для конфіденційності при дистанційній роботі

Окрім нововведень в оформленні трудових стосунків, нова форма роботи несе в собі немало ризиків, раніше не актуальних  як для працівника, так і для працедавця. Ці ризики пов’язані з конфіденційністю даних.

Якщо до пандемії більшість співробітників компаній мали захищений вхід до баз даних і комерційної інформації своїх компаній на території офісу, то тепер працедавець вимушений давати доступ для входу ззовні. Йдеться про домашні комп’ютери, які не завжди бездоганно захищені. Це істотний мінус такої форми роботи.

Проте, уразливою з точки зору конфіденційності є і особиста інформація працівників. Так працедавець має право перевірити житлово-побутові умови працівника з метою оцінки безпеки робочого місця для надомної роботи, якщо місцем роботи є дім. Зрозуміло, що за новим законодавством працівник сам відповідає за питання охорони праці, але роботодавець має право переконатися в тому, що виконувати роботу з будинку можливо.

 

Слідкуй за нами
Поділитись
Коментарі

Коментарів поки що немає...

Корисні статті