ТОП-5 запитань по електронних трудових книжках: коментарі ПФУ

Фахівці ПФУ відповіли на питання щодо електронних трудових книжок. Що таке електронна трудова, де її знайти та як оформити, як виправити помилки та оцифрувати — читайте тут.

Електронна трудова книжка — що це таке і що варто знати

У термін до 10 червня 2026 року роботодавці повинні перенести інформацію про трудову діяльність працівників до електронного реєстру та видати їм паперові трудові книжки. Така вимога встановлена Законом  «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». 

Про особливості електронних трудових книг можна прочитати у низці наших попередніх матеріалів на цю тему:

• Вимоги для оформлення і подачі сканованих копій трудової книжки в ПФУ
• Виправлення помилок при подачі сканованих копій документів про трудову діяльність до ПФУ
• Що робити коли у працівника дві трудові книжки

Електронна трудова книжка це відомості про трудову діяльність працівника, що зібрані в електронній формі. Є повним цифровим аналогом паперової трудової. Після перенесення відомостей про трудову діяльність з паперової версії в електронний вигляд роботодавець повертає працівнику паперову трудову під підпис або продовжує її вести разом з електронним варіантом, за бажанням працівника.

Як знайти свою електронну трудову книжку?

Трудову книжку в електронному вигляді можна знайти на порталі ПФУ. Для цього необхідно авторизуватися в особистому кабінеті на веб порталі Пенсійного Фонду України за посиланням. Авторизація на порталі здійснюється за допомогою кваліфікованого е-підпису (КЕП) або Bank ID. 

• Щоби переглянути відомості про трудову діяльність, якщо ви працівник, необхідно перейти в розділ меню «Електронна трудова книжка». Зверніть увагу, за потреби працівники можуть самостійно подати відомості про свою трудову діяльність до Пенсійного Фонду. Інструкцію, як це зробити, ми публікували тут.

Внести необхідні дані до ПФУ працівник може як на вебпорталі, так і персонально звернувшись до сервісного центру ПФУ. В обох випадках знадобляться копії документів, на основі яких будуть внесені відповідні відомості.

• Роботодавець вносить інформацію про трудову діяльність працівника у розділі меню «Відомості про трудові відносини робітника»

Як виправити помилку в трудовій книжці?

Зверніть увагу, перед поданням паперової трудової книжки на оцифрування, необхідно перевірити, чи правильно в ній внесені записи. На що насамперед варто звертати увагу:

1. ПІБ — слід зазначати повністю, як в паспорті, без скорочення чи ініціалів;
2. дата народження;
3. наявність необхідних підписів та печаток на титульному аркуші трудової книжки: підпис власника трудової книжки;
4. підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві;
5. наявність печатки підприємства або відділу кадрів, якщо трудова книжка оформлена після 1 січня 1975 року.

перевірити відомості про роботу, зокрема:

• у записах щодо прийняття  та звільнення з роботи необхідно вказати дату початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття та звільнення з роботи;
• у випадку, якщо за період роботи назва підприємства змінювалася, слід внести відповідний запис про перейменування окремим рядком з указанням розпорядчого акту, його дати та номеру;
• записи про звільнення чи переведення слід вносити відповідно до вимог законодавства із зазначенням відповідної статті закону;
• записи про звільнення слід завірити печаткою.

Як внести зміни до трудової книжки, читайте тут. 

Вимоги до сканованих копій документів

Для сканованих копій документів, що подаються для внесення відомостей до ПФУ, встановлені наступні вимоги:

• скановані копії потрібно виготовляти виключно з оригіналів документів;
• скановані копії виготовляються у кольорі та повинні бути чіткими для легкого зчитування відомостей;
• скановані копії для подання до ПФУ потрібно виготовити з усіх сторінок відповідних документів за хронологічним порядком;
• роздільна здатність сканкопій для подання до ПФУ становить 300 dpi;
• формат зображення jpg чи pdf;
• розмір кожного файлу не повинен перебільшувати 1 Мб.

За наявності додаткових документів, що можуть впливати на розрахунок стажу, слід також подати їх для внесення інформації в електронний реєстр ПФУ. Наприклад, до таких документів належать документи про службу в армії, освіту,  народження дітей тощо.

Чи ФОП потрібно вести трудову книжку?

Трудову книжку повинен вести ФОП, який є роботодавцем та має найманих працівників. Щодо себе ФОП не веде трудову книжку. Разом з цим Пенсійний Фонд рекомендує подати за допомогою електронного кабінету на порталі ПФУ:

витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП;

або довідка з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.

Більше про заповнення електронних трудових книжок у цій статті.

Інші корисні новини для бухгалтера

Вас можуть зацікавити наступні матеріали:

• Зміни у структурі власності 
• Реєстрація ПН та РК в травні
• Хто повинен оновити дані в ТЦК відповідно до нового Закону
• Графік перевірок оновлено для ФОП — деталі
• Як змінять оплату праці посадовців органів місцевого самоврядування
• Граничні строки сплати податків і подання звітності в травні 2024
• Закон № 3633 про мобілізацію — розглядаємо зміни в деталях