Смена директора или бухгалтера: налоговые накладные в Medoc

После смены директора или бухгалтера налоговые накладные часто не регистрируются: ГНС проверяет, было ли у подписанта право подписи на дату составления документа. Рассказываем, что подать в налоговую, чьим ключом подписывать накладные за прошлый период и как в Medoc подписать их двумя подписями.

Что сделать сразу после смены директора или бухгалтера?

Сначала обновите данные о подписантах в ГНС, и только потом подписывайте документы новым ключом. Налоговая проверяет не только действительность КЭП, но и то, было ли у этого человека право подписи на дату составления документа. Поэтому накладные, составленные до смены, и накладные, составленные после нее, подписывают по-разному.

1. Новый директор: изменения в ЕГР вносит государственный регистратор, ГНС получает их автоматически. Отдельное заявление в налоговую о руководителе юрлица подавать не нужно.
2. Новый главный бухгалтер: в течение 10 дней подайте заявление по форме № 1-ОПП с отметкой «Зміна відповідальних осіб: особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».
3. Другие подписанты, которым директор делегирует право подписи: подайте уведомление о предоставлении информации относительно квалифицированной электронной подписи. Его подписывают все внесенные туда лица, затем директор, а печать накладывают последней.
4. Сменился директор? Уведомление, которое подписывал прежний руководитель, перестает действовать. Новый директор должен отправить новое, даже если делегированные подписанты остались те же. Кроме того, получив из ЕГР данные о смене руководителя, ГНС прекращает электронный документооборот с плательщиком, пока новый директор не отправит первый документ своей КЭП.
5. Дождитесь положительной квитанции на уведомление и только после этого подписывайте новые налоговые накладные новым ключом.
6. Накладные, составленные до смены, подписывайте по правилам из раздела ниже.

Новому директору нужен собственный КЭП: ключом предыдущего руководителя новые документы подписывать нельзя. Оформим КЭП для юридического лица и поможем прописать его в Medoc.

Откуда ГНС знает, кто вправе подписывать налоговые накладные?

Налоговая берет данные из трех источников. Если человека нет в нужном, накладную с его подписью не примут.

Накладную юрлица подписывает главный бухгалтер (руководитель, если должности бухгалтера нет) или другое должностное лицо, которому делегировали право подписи и о котором уведомили ГНС. К подписи добавляется электронная печать, если она есть. При регистрации налоговая проверяет действительность КЭП и наличие у подписанта права подписи, так определяет Порядок ведения Единого реестра налоговых накладных.

Отсюда важный вывод. Если налоговые накладные у вас подписывает главный бухгалтер и он не менялся, смена директора на подпись накладных не влияет. Главное, чтобы новый директор как можно скорее восстановил документооборот с ГНС: отправил первый документ своим КЭП и, если у вас есть делегированные подписанты, новое уведомление о КЭП. Проблемы, описанные ниже, возникают, когда накладные подписывал сам директор или сменился бухгалтер.

Почему налоговая не принимает накладную с подписью нового директора?

Чаще всего накладная датирована днем, когда у нового директора еще не было права подписи. В таком случае приходит квитанция с текстом вроде «Відсутня інформація про право підпису на дату складання документу особи, що засвідчила податкову накладну».

Пример. Накладная составлена 30.09.2026, новый директор появился в ЕГР 01.10, а ключи получил 02.10. Для такой накладной предельный срок регистрации 15.10.2026. Подпись нового директора на дату 30.09 налоговая не признает, поэтому накладную подписывает тот, у кого было право подписи 30 сентября.

Чьей подписью подписать накладную за прошлый период?

• Прежний подписант еще работает, и его ключ действителен. Подписывайте им. Если человек уже уволен, ГНС советует подписывать накладную КЭП главного бухгалтера, а если должности бухгалтера нет — КЭП руководителя. Но если на дату составления накладной новый подписант еще не имел права подписи, ее могут отклонить, и тогда помогает подписание двумя подписями (см. ниже).
• Сменился только бухгалтер, а директор тот же. Накладную может подписать директор, если на дату ее составления он уже был руководителем, а при наличии в штате должности бухгалтера — если право подписи НН делегировано директору через уведомление о КЭП.
• Сменился директор, а старый ключ уже не принимают. Воспользуйтесь подписанием второй действующей подписью в Medoc (пошаговая инструкция ниже).

Подписант в полях накладной должен совпадать с тем, кто накладывает ключ. Если накладную оформили на другого человека, скопируйте ее в Medoc и перепишите на нужного подписанта.

Как подписать накладную двумя подписями в Medoc

1. Откройте накладную в реестре налоговых документов и подпишите ее ключом прежнего директора, затем печатью. Отправьте в ГНС.
2. Дождитесь квитанции об отклонении. Следующее действие появляется в меню именно после нее.
3. В меню «Наступні дії» выберите «Продовжити обробку документа».
4. Нажмите «Підписати другим чинним підписом», выберите папку с ключами нового директора и введите пароль.
5. Наложите печать и отправьте документ снова.

На документе будет две подписи, старого и нового директора, а ответственным лицом в накладной останется прежний. ГНС не гарантирует, что такую накладную примут: чаще всего это срабатывает, но бывают и отказы. Поэтому не тяните до предельного срока.

Перед подписанием проверьте, не стоит ли галочка «Зберігати пароль протягом сеансу». Техподдержка советует ее снять, чтобы программа запросила ключ и пароль нового директора.

Новый бухгалтер еще не зарегистрирован: как подписывать текущие накладные?

1. Пока ГНС не приняла 1-ОПП, а при необходимости и уведомление, подписывайте накладные ключом директора.
2. В Medoc смените комплект подписей: «Адміністрування» → «Параметри системи» → «Підпис», вместо «Бухгалтер + Печатка» выберите «Директор + Печатка».
3. Накладные, которые уже выписали на бухгалтера, скопируйте и выпишите на директора.
4. Когда данные о бухгалтере появятся в ГНС, верните комплект «Бухгалтер + Печатка».

Учтите: по Порядку ведения Единого реестра налоговых накладных накладную юрлица подписывает бухгалтер, а руководитель — когда должности бухгалтера нет. Подпись директора здесь — временный выход, который советует техподдержка, а не гарантия регистрации. Поэтому подайте 1-ОПП на нового бухгалтера как можно скорее.

Кто регистрирует расчет корректировки на уменьшение?

Его регистрирует покупатель, если накладная составлена на плательщика НДС (если покупатель не плательщик НДС, расчет регистрирует поставщик). Вы как поставщик составляете расчет корректировки, подписываете его и отправляете контрагенту. Покупатель добавляет свою подпись и регистрирует расчет в ЕРНН в течение 15 календарных дней со дня получения.

ГНС проверяет обе подписи. Если ваша подпись на дату составления недействительна, покупатель получит отказ. Чтобы наложить действующую подпись, вам, как правило, понадобится эта квитанция от контрагента. Цепочка длинная, поэтому:

• подписывайте расчет корректировки ключом, у которого было право подписи на дату его составления;
• предупредите контрагента о смене директора и договоритесь, что он сразу передаст вам квитанцию, если расчет отклонят;
• держите связь с покупателем, пока не получите квитанцию о регистрации. От вас здесь уже ничего не зависит.

Не получается подписать отчет новым ключом директора: что проверить?

• Версия Medoc. В одном из звонков подписание отчета после смены ключа директора заработало сразу после обновления программы. Перед обновлением сделайте резервную копию базы.
• Токен. Сообщение «Захищений носій не знайдено» появляется, когда программа не видит токен. Выньте токен и вставьте снова, снимите и снова поставьте галочку «Використовувати захищені носії». Если не помогло, попробуйте другой USB-порт.
• Квитанция на уведомление. Убедитесь, что уведомление на подписантов принято. Если нет, прочитайте текст квитанции через «Ознайомитися з текстом квитанції».

Если накладная упорно не регистрируется или непонятно, чьим ключом подписывать документы за переходный период, напишите нам. Специалисты техподдержки Medoc подключатся удаленно и помогут пройти все шаги в Medoc.

Читайте также

• Обновление Medoc Версия 11.02.214
• Изменятся правила регистрации НН/РК в ЕРНН
• Удаленное оформление КЭП: ФЛП, физлица, юрлица

Источники

• Порядок ведения Единого реестра налоговых накладных (постановление КМУ № 1246)
• Порядок обмена электронными документами с контролирующими органами (приказ Минфина № 557)
• Порядок учета плательщиков налогов и сборов (приказ Минфина № 1588), п. 9.3
• Налоговый кодекс Украины, ст. 192, 201
• ГУ ГНС в Днепропетровской области: кто накладывает КЭП при увольнении уполномоченного лица
• ГУ ГНС в Черновицкой области: уведомление о КЭП при смене руководителя