Зміна директора чи бухгалтера: податкові накладні в Medoc

Після зміни директора чи бухгалтера податкові накладні часто не реєструються: ДПС перевіряє, чи мав підписант право підпису на дату складання документа. Розповідаємо, що подати до податкової, чиїм ключем підписувати накладні за минулий період і як у Medoc підписати їх двома підписами.

Що зробити одразу після зміни директора чи бухгалтера?

Спершу оновіть дані про підписантів у ДПС, а вже потім підписуйте документи новим ключем. Податкова перевіряє не лише чинність КЕП, а й те, чи мала ця людина право підпису на дату складання документа. Тому накладні, складені до зміни, і накладні, складені після неї, підписують по-різному.

1. Новий директор: зміни до ЄДР вносить державний реєстратор, ДПС отримує їх автоматично. Окремої заяви до податкової про керівника юрособи подавати не треба.
2. Новий головний бухгалтер: протягом 10 днів подайте заяву за формою № 1-ОПП з позначкою «Зміна відповідальних осіб: особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».
3. Інші підписанти, яким директор делегує право підпису: подайте повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису. Його підписують усі особи, яких туди внесли, далі директор, а печатку накладають останньою.
4. Змінився директор? Повідомлення, яке підписував попередній керівник, перестає діяти. Новий директор має надіслати нове, навіть якщо делеговані підписанти лишилися ті самі. Крім того, отримавши з ЄДР дані про зміну керівника, ДПС припиняє електронний документообіг з платником, доки новий директор не надішле перший документ своїм КЕП.
5. Дочекайтеся позитивної квитанції на повідомлення і лише після цього підписуйте нові податкові накладні новим ключем.
6. Накладні, складені до зміни, підписуйте за правилами з розділу нижче.

Новому директору потрібен власний КЕП: ключем попереднього керівника нові документи підписувати не можна. Оформимо КЕП для юридичної особи і допоможемо прописати його в Medoc.

Звідки ДПС знає, хто має право підписувати податкові накладні?

Податкова бере дані з трьох джерел. Якщо людини немає в потрібному, накладну з її підписом не приймуть.

Накладну юрособи підписує головний бухгалтер (керівник, якщо посади бухгалтера немає) або інша посадова особа, якій делеговали право підпису і про яку повідомили ДПС. До підпису додається електронна печатка, якщо вона є. Під час реєстрації податкова перевіряє чинність КЕП і наявність у підписанта права підпису, так визначає Порядок ведення Єдиного реєстру податкових накладних.

Звідси важливий висновок. Якщо податкові накладні у вас підписує головний бухгалтер і він не змінювався, зміна директора на підпис накладних не впливає. Головне, щоб новий директор якнайшвидше відновив документообіг з ДПС: надіслав перший документ своїм КЕП і, якщо у вас є делеговані підписанти, нове повідомлення щодо КЕП. Проблеми, описані нижче, виникають тоді, коли накладні підписував сам директор або змінився бухгалтер.

Чому податкова не приймає накладну з підписом нового директора?

Найчастіше накладна датована днем, коли новий директор ще не мав права підпису. У такому випадку приходить квитанція з текстом на кшталт «Відсутня інформація про право підпису на дату складання документу особи, що засвідчила податкову накладну».

Приклад. Накладна складена 30.09.2026, новий директор з’явився в ЄДР 01.10, а ключі отримав 02.10. Для такої накладної граничний строк реєстрації 15.10.2026. Підпис нового директора на дату 30.09 податкова не визнає, тому накладну підписує той, хто мав право підпису 30 вересня.

Чиїм підписом підписати накладну за минулий період?

• Попередній підписант ще працює, і його ключ чинний. Підписуйте ним. Якщо людину вже звільнено, ДПС радить підписувати накладну КЕП головного бухгалтера, а якщо посади бухгалтера немає — КЕП керівника. Але якщо на дату складання накладної новий підписант ще не мав права підпису, її можуть відхилити, і тоді допомагає підписання двома підписами (див. нижче).
• Змінився лише бухгалтер, а директор той самий. Накладну може підписати директор, якщо на дату її складання він уже був керівником, а за наявності в штаті посади бухгалтера — якщо право підпису ПН делеговано директору через повідомлення про КЕП.
• Змінився директор, а старий ключ уже не приймають. Скористайтеся підписанням другим чинним підписом у Medoc (покрокова інструкція нижче).

Підписант у полях накладної має збігатися з тим, хто накладає ключ. Якщо накладну оформили на іншу людину, скопіюйте її в Medoc і перепишіть на потрібного підписанта.

Як підписати накладну двома підписами в Medoc

1. Відкрийте накладну в реєстрі податкових документів і підпишіть її ключем попереднього директора, потім печаткою. Надішліть до ДПС.
2. Дочекайтеся квитанції про відхилення. Наступна дія з’являється в меню саме після неї.
3. У меню «Наступні дії» оберіть «Продовжити обробку документа».
4. Натисніть «Підписати другим чинним підписом», виберіть теку з ключами нового директора і введіть пароль.
5. Накладіть печатку й надішліть документ знову.

На документі буде два підписи, старого й нового директора, а відповідальною особою в накладній лишиться попередній. ДПС не гарантує, що таку накладну приймуть: здебільшого це спрацьовує, але бувають і відмови. Тому не тягніть до граничного строку.

Перед підписанням перевірте, чи не стоїть галочка «Зберігати пароль протягом сеансу». Техпідтримка радить її зняти, щоб програма запитала ключ і пароль нового директора.

Новий бухгалтер ще не зареєстрований: як підписувати поточні накладні?

1. Поки ДПС не прийняла 1-ОПП, а за потреби й повідомлення, підписуйте накладні ключем директора.
2. У Medoc змініть комплект підписів: «Адміністрування» → «Параметри системи» → «Підпис», замість «Бухгалтер + Печатка» оберіть «Директор + Печатка».
3. Накладні, які вже виписали на бухгалтера, скопіюйте й випишіть на директора.
4. Коли дані про бухгалтера з’являться в ДПС, поверніть комплект «Бухгалтер + Печатка».

Зважте: за Порядком ведення Єдиного реєстру податкових накладних накладну юрособи підписує бухгалтер, а керівник — коли посади бухгалтера немає. Підпис директора тут — тимчасовий вихід, який радить техпідтримка, а не гарантія реєстрації. Тому подайте 1-ОПП на нового бухгалтера якнайшвидше.

Хто реєструє розрахунок коригування на зменшення?

Його реєструє покупець, якщо накладну складено на платника ПДВ (якщо покупець не платник ПДВ, розрахунок реєструє постачальник). Ви як постачальник складаєте розрахунок коригування, підписуєте його й надсилаєте контрагенту. Покупець додає свій підпис і реєструє розрахунок у ЄРПН протягом 15 календарних днів з дня отримання.

ДПС перевіряє обидва підписи. Якщо ваш підпис на дату складання недійсний, покупець отримає відмову. Щоб накласти чинний підпис, вам, як правило, знадобиться ця квитанція від контрагента. Ланцюжок довгий, тому:

• підписуйте розрахунок коригування ключем, який мав право підпису на дату його складання;
• попередьте контрагента про зміну директора й домовтеся, що він одразу передасть вам квитанцію, якщо розрахунок відхилять;
• тримайте зв’язок із покупцем, поки не отримаєте квитанцію про реєстрацію. Від вас тут уже нічого не залежить.

Не вдається підписати звіт новим ключем директора: що перевірити?

• Версія Medoc. В одному з дзвінків підписання звіту після зміни ключа директора запрацювало відразу після оновлення програми. Перед оновленням зробіть резервну копію бази.
• Токен. Повідомлення «Захищений носій не знайдено» з’являється, коли програма не бачить токен. Вийміть токен і вставте знову, зніміть і знову поставте галочку «Використовувати захищені носії». Якщо не допомогло, спробуйте інший USB-порт.
• Квитанція на повідомлення. Переконайтеся, що повідомлення на підписантів прийняте. Якщо ні, прочитайте текст квитанції через «Ознайомитися з текстом квитанції».

Якщо накладна вперто не реєструється або не зрозуміло, чиїм ключем підписувати документи за перехідний період, напишіть нам. Фахівці техпідтримки Medoc підключаться віддалено й допоможуть пройти всі кроки в Medoc.

Читайте також

• Оновлення Medoc Версія 11.02.214
• Зміняться правила реєстрації ПН/РК в ЄРПН
• Віддалене оформлення КЕП: ФОП, фізособи, юрособи

Джерела

• Порядок ведення Єдиного реєстру податкових накладних (постанова КМУ № 1246)
• Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами (наказ Мінфіну № 557)
• Порядок обліку платників податків і зборів (наказ Мінфіну № 1588), п. 9.3
• Податковий кодекс України, ст. 192, 201
• ГУ ДПС у Дніпропетровській області: хто накладає КЕП у разі звільнення уповноваженої особи
• ГУ ДПС у Чернівецькій області: повідомлення щодо КЕП у разі зміни керівника