Оформление и хранение документов по новому: изменения 2026

Приказы Минюста №667/5 и 677/5: новые требования по оформлению копий документов, делопроизводства во время военного положения, электронных подписей и архивного хранения.

Приказы Минюста №667/5 и 677/5: делопроизводство и хранение документов 2026

Министерство юстиции Украины издало Приказы от 16.03.2026 №667/5 и №677/5, обновляющие организацию оформления и хранения документов в делопроизводстве. Эти обновления касаются почти каждого предприятия, ведь изменяют привычные подходы к созданию, регистрации и дальнейшему хранению документации. Основная цель нововведений – синхронизация документооборота с современными требованиями.

Приказ Минюста №667/5 касается уточнения к оформлению копий документов, хранения персонифицированных данных о зарплате застрахованных лиц, с которой уплачены страховые взносы, а также установление особенностей делопроизводства на время военного положения. Изменения внесены в Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов №1000/5.

Приказ Минюста №677/5 обновляет:

• правила работы архивных учреждений Украины;
• Порядок пользования принадлежащими государству документами Национального архивного фонда территориальным общинам;
• Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовке к передаче на архивное хранение;
• Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, учреждениях и организациях (Правила № 1000/5);

Рассмотрим главные изменения, касающиеся оформления документации в соответствии с Приказами Минюста №667/5 и №677/5.

Как оформить копию документа: Приказ 667/5

Положениями Приказа №667/5 определено: отметку копия необходимо указать на лицевой стороне в правом верхнем углу первого листа документа.

Такое положение внесено в пункт 8 главы 11 раздела II Правил 1000/5. Подробно об оформлении копий согласно изменениям читайте в этой статье.

Особенности организации делопроизводства во время войны

Приказ 667/5 расширил Правила №1000/5 разделом об особенностях функционирования делопроизводства в особый период. Этот раздел содержит порядок действий по передаче на хранение документов во время военного положения, эвакуации документов, порядок фиксации повреждений документов в результате войны. Подробности в этой статье.

Сколько хранить Налоговый расчет

Обновлена ​​систематизация заголовков описания дел по кадровым вопросам — добавлен абзац девятый «персонифицированные сведения (отчетность) о заработной плате (доходе, денежном обеспечении, помощи, компенсации) застрахованных лиц, на которую начислены и с которой уплачены страховые взносы». Фактически это означает обязанность хранить весь налоговый расчет сумм дохода, сумм налога, а также сумм начисленного ЕСВ. Поскольку Объединенный отчет содержит данные о ЕСВ, согласно Перечню типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц с указанием сроков хранения документов № 578/5, хранить такие документы придется 75 лет.

Приказ 667/5: прочие изменения

Приведем другие изменения, внесенные Приказом Минюста №667/5.

Также приказом уточнено:

• порядок согласования примерных и типовых номенклатур дел, разработанных местными органами исполнительной власти и органами местного самоуправления, другими учреждениями областного уровня для однородных по характеру деятельности подведомственных учреждений, экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива;
• определено, что из номенклатур дел формируются акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, согласно порядке и формы, определенных в пункте 1 главы 3 раздела V Правил 1000/5;
• определен порядок оформления справки в акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, первичной финансовой и бухгалтерской документации, связанной с предметом налоговой проверки и государственного финансового контроля. В частности, справка об изъятии документа для уничтожения свидетельствует, что по состоянию на дату проведения заседания ЭПК (ЭК) государственного архивного учреждения истек срок хранения, не проводится налоговая проверка или другие меры контроля, среди документов на уничтожение нет документов, которые могут быть использованы для документального обеспечения процесса возмещения материального ущерба, причиненного в результате оружия. Справка должна содержать подписи руководителя учреждения, главного бухгалтера, юриста при наличии. Справку следует скрепить печатью учреждения, если оно использует печать. Такие положения включены в пункт 5 главы 3 раздела V Правил 1000/5.

Добавлено условие для однократной внеплановой проверки наличия дел, определенных в главе 8 раздела VIII Правил 1000/5. В частности, одноразовая внеплановая проверка наличия дел будет осуществлена ​​после деоккупации территории, прекращения или отмены военного положения в Украине или отдельных ее местностях.

Приказ Минюста №667/5 обновляет порядок создания фонда использования. Определено, что фонд использования может быть сформирован в виде цифровых и/или аналоговых копий документов в бумажной форме, а также кино-, видео-, фото-, фонодокументов, пригодных для дальнейшего копирования. Учет различных видов копий фонда использования следует вести в учетных документах произвольной формы. Указанная норма содержит пункт 3 главы 9 раздела VIII Правил 1000/5.

Уточнен порядок передачи документов при реорганизации территориального органа министерства, другого центрального органа исполнительной власти путем его прекращения как юридического лица и создания обособленного структурного подразделения (пункт 4 главы 3 раздела XV Правил 1000/5).

Определено, что в случае обнаружения повреждения или недостатка архивных документов, учреждения, являющиеся источниками формирования НАФ государственных архивных учреждений, должны сообщить соответствующий архив и провести мероприятия по восстановлению документов посредством получения заверенных копий.

Усовершенствованная электронная подпись: Приказ 677/5

Далее рассмотрим изменения, внесенные приказом Минюста 677/5 от 16.03.2026 года. Главным образом, этот Приказ согласовывает терминологию и закрепляет функционирование усовершенствованной электронной подписи на квалифицированном сертификате.

Значительные обновления получили Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовке к передаче на архивное хранение, утвержденный приказом Минюста от 11.11.2014 № 1886/5. К положениям этого Порядка добавлено использование усовершенствованной электронной подписи, основанной на квалифицированном сертификате электронной подписи или усовершенствованную электронную печать, основанную на квалифицированном сертификате, наряду с использованием КЭП.

• если для документа, на который наложена усовершенствованная электронная подпись на квалифицированном сертификате, или другой вид е-подписи, по результатам проведенной экспертизы ценности определен постоянный или длительный (более 10 лет) срок хранения, работник архивного подразделения или лицо, ответственное за ведение архива учреждения, удостоверяет документ квалифицированным 1886/5);
• если необходимо удостоверение печатью подписи на е-документах и ​​соответствия электронных копий документов оригиналам, учреждение применяет квалифицированную электронную печать или усовершенствованную электронную печать, основанную на квалифицированном сертификате электронной печати (абзац первый пункта 8 главы 6).

Как оформить электронную копию документа: Приказ 677/5

Приказ 677/5 обновляет также пункты 7 и 8 Порядка 1886/5 о конечных шагах по оформлению е-копии электронных документов. В частности, определено:

• оформление е-копии е-документа завершается наложением квалифицированной электронной печати учреждения или усовершенствованной электронной печати учреждения, основанного на квалифицированном сертификате, или квалифицированной электронной подписи или усовершенствованной электронной подписи на квалифицированном сертификате, если учреждение в своей деятельности не используется квалифицированном сертификате;
• оформление е-копии бумажного документа завершается наложением квалифицированной или усовершенствованной электронной печати учреждения на квалифицированном сертификате, или КЭП или УЭП, основанный на квалифицированном сертификате электронной подписи, если учреждение в своей деятельности не использует квалифицированную/усовершенствованную электронную печать.

Также:

• уточнен порядок конвертирования файлов электронных документов и XML-документов (изменения в пункт 6 Порядка 1886/5);
• синхронизирована терминология (изменения в Приказ Минюста 08.04.2013 № 656/5, изменения в Порядок 1886/5, Правил № 1000/5, Порядок № 2438/5).

Со всеми изменениями можно ознакомиться по ссылке или через поиск по фразе «677/5» в текстах соответствующих приказов Министерства юстиции.

Важные новости для бухгалтера

Другие актуальные материалы за последнее время:

• Приказ 667: оформление копий, хранение данных о зарплате и ЕСВ, делопроизводство во время войны
• Закон о доходах с маркетплейсов: как налогооблагают продажи с ОЛХ, читайте здесь
• Банковская тайна по новому: масштабные изменения в законопроекте №14327
• Как ФЛП платят ЕСВ за 1 квартал 2026 года: детали и суммы
• Срок для оцифровки трудовых книг продлят: детали
• Законопроект №15116: как предлагают изменить военный учет женщин
• Предельные сроки представления отчетности и уплаты налогов в апреле 2026 г.

Уважаемые читатели, обратите внимание, что информация в нашем блоге представляется исключительно опираясь на официальные источники государственных органов и сертифицированные информационные издания. Ключевые даты и числовые значения показателей действуют на дату публикации статьи, поэтому в случае их изменения мы не изменяем текст новости, а публикуем новую с актуальными данными. Во избежание ошибок в работе ищите в нашем блоге новость с более актуальной датой соответственно интересующей вас темы.