Як правильно поставити відмітку “Копія” на документах згідно наказу Мін’юсту №667/5

Наказ Мін’юсту №667/5 уточнив порядок оформлення копій документів та особливостей діловодства і зберігання документів під час воєнного стану. Розглянемо головне тут.

Наказ Мін’юсту №667/5: як поставити відмітку Копія

Наказ Міністерства юстиції України від 16.03.2026 №667/5 вніс низку важливих змін щодо  оформлення копій документів, зберігання відомостей про нараховану застрахованим особам зарплату та страхових внесків, а також функціонування діловодства на час особливого періоду. Зміни стосуються Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5). Також Наказ №667/5 передбачає визнання нечинним наказу Міністерства юстиції України від 07.09.2015 № 1656/5 «Про забезпечення зберігання документів, вивезених з тимчасово окупованої та території проведення антитерористичної операції».

Розглянемо головні зміни, що внесені Наказом №667/5.

Оформлення копій паперових документів по новому: Наказ 667/5

Відповідно до змін, внесених Наказом Мін’юсту №667/5, уточнено порядок оформлення копій документів. Зокрема, встановлено, що копія документа вважатиметься юридично чинною в разі виконання вимог, встановлених главою 11 розділу ІІ Правил 1000/5. Пункт 8 глави 11 розділу доповнено новим абзацом:

відмітку «копія» слід проставити на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа. 

Нагадуємо: копія документа повинна відповідати оригіналу та набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку. Напис про засвідчення копії повинен містити слова «Згідно з оригіналом», назву посади, особистий підпис та ПІ особи, що засвідчує копію, та дата засвідчення.

Як оформити копію документа 2026

Правила 1000/5 наводять наступний приклад:

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст

відділу організації діловодства

Підпис                          Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

Напис про засвідчення копії необхідно скріпити печаткою установи без зображення герба або печаткою структурного підрозділу установи (за наявності).

При оформленні копій документів, щодо яких здійснюється виїмка, слід вказати посаду особи, яка засвідчила копію, особистий підпис, дату засвідчення копії та відбиток печатки установи або служби діловодства. Правила 1000/5 наводять такий приклад оформлення:

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст

відділу організації діловодства

Підпис                           Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

відбиток печатки установи або служби діловодства (за її наявності)

Дата

Згідно з Наказом Міністерства юстиції № 667/5 від 16.03.2026, у у правому верхньому куті першого аркуша копії документа слід проставити відмітку «копія».

• Якщо необхідно надіслати копії документів через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, кільком адресатам або в інших ситуаціях, встановлених інструкцією з діловодства установи, засвідчення паперових копій відбувається відповідно до вимог інструкції з діловодства такої установи.
• Якщо копія має більше одного аркуша, сторінки копії документів необхідно пронумерувати. У цьому випадку відмітка про засвідчення копії може доповнюватися відміткою «Всього в копії _____ арк.». При цьому установа, якій надається копія, може вимагати засвідчення кожного аркуша копії. 

Докладно з вимогами оформлення копій документів можна ознайомитись у Правилах 1000/5.

 Для установ та організацій усіх форм власності це означає потребу у перегляді документів та за потреби оформлення копій відповідно до оновлених Правил 1000/5. 

Скільки зберігати Об’єднану звітність: Наказ Мін’юста № 667/5

Наказ №667/5 доповнив Правила №1000/5 новим положенням. Зокрема, до справ опису з особового складу додано персоніфіковану звітність про зарплату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, на яку нараховано і з якої сплачено страхові внески. Такі зміни внесено в пункт 2 глави 4 розділу VII розділу Правил 1000/5.

Оновлено систематизацію заголовків опису справ з кадрових питань — додано абзац дев’ятий «персоніфіковані відомості (звітність) про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, на яку нараховано і з якої сплачено страхові внески». Згідно з Переліком типових документів № 578/5, відомості про застраховану особу, що підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню (персоніфікований облік), слід зберігати 75 років. Тож, до отримання роз’яснень, вважаємо, що слід зберігати всі дані Об’єднаної звітності.

Зведений опис справ з кадрових питань містить документи, що створюються в діяльності кадрової, бухгалтерської служб та служби охорони праці установи, та за номенклатурою справ установи мають строк зберігання понад 10 років. Згідно з пунктом 4 розділу I Переліку 1886/5, установи, що ведуть е-документообіг, повинні створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у паперовому та електронному вигляді. Тож доведеться зберігати:

• у разі подання Податкового розрахунку в папеорвому вигляді — паперовий оригінал;
• у разі подання в е-формі — електронний документ та його паперову копію.

Наказ 667/5: порядок організації діловодства під час воєнного стану

Відповідно до наказу Мін’юсту №667/5, Правила №1000/5 розширені новим розділом XVI., що визначає особливості поводження з документами та їх зберігання під час війни. Цей розділ передбачає наступне:

• на час особливого періоду порядок організації діловодства визначається розпорядчим документом керівника установи з урахуванням інших актів чинного українського законодавства;
• документи, вивезені з територій ведення бойових дій чи ТОТ, у разі, якщо вони підлягають зберіганню, слід передати до архівних установ за місцем припинення відповідних юридичних осіб, якщо вони не мають правонаступників або органів вищого рівня на території інших регіонів України;
• визначено порядок оформлення повідомлення про прийняття на зберігання архівних документів, яке подають архівні установи;
• визначено особливості інформування про вивезення документів НАФ до місць евакуації або їх переміщення для установ, що є джерелом формування НАФ;
• встановлено порядок фіксування стану установи та втрати документів через війну для установ, що знаходилися на тимчасово окупованій території України (проводиться після деокупації);
• визначено особливості формування акту про невиправні пошкодження справ (документів).

Ознайомитися з повним текстом Наказу Мін’юсту № 667/5 від 16.03.2026 можна за посиланням.

Актуальні новини для бухгалтера

Інші важливі матеріали за останній час:

• Закон про доходи з маркетплейсів: як оподаткують продажі з ОЛХ, читайте тут
• Банківська таємниця по новому: масштабні зміни у законопроєкті №14327
• Як ФОП платять ЄСВ за 1 квартал 2026: деталі і суми
• Термін для оцифрування трудових книг подовжать: деталі
• Законопроєкт № 15116: як пропонують змінити військовий облік жінок
• Граничні терміни подання звітності та сплати податків у квітні 2026

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.