Граничний термін оцифрування трудових книжок зміниться

Чи змінять термін оцифрування трудових книжок: огляд законопроєкту №14257 та головне щодо оцифрування паперових трудових.

Оцифрування трудових книг до 10 червня 2026

Перевести відомості про трудову діяльність працівників у електронну форму слід до 10 червня 2026 року, відповідно до положень Закону №1217. Водночас, велика кількість трудових книг залишається неоцифрованими: на заваді стала війна. Зокрема, багато підприємства втратили доступ до архівів, інформації на фізичних носіях, та можливості ведення кадрової роботи. Частина установ знаходиться у процесі релокації чи припинила діяльність внаслідок війни, що ускладнює виправлення помилок у паперових трудових книгах. Працівники, що змінили місце проживання або виїхали за кордон, також часто не мають можливості надати паперові трудові та необхідні документи для оцифрування. 

Законотворці наголошують на потребі продовження терміну для оцифрування паперових трудових книг. Для цього було розроблено та зареєстровано проєкт закону №14257 від 27 листопада 2025 року.

Оцифрування трудових книжок продовжать: законопроєкт 14257

Законотворці пропонують внести уточнення до розділу з перехідними положеннями Закону №1217. Згідно з пропозицією, Пенсійний фонд України зможе додавати відсутню інформацію про професійний стаж громадян до загального реєстру соціального страхування протягом усього періоду воєнного стану, а також ще три роки після його завершення чи відміни. Такі дані будуть вноситися на основі відомостей, які надають самі працівники або їхні роботодавці, дотримуючись процедур та термінів, погоджених з Пенсійним фондом та Міністерством соціальної політики.

Чи приймуть законопроєкт 14257

Першого квітня відбулося планове засідання Комітету ВРУ з питань соціальної політики та захисту прав ветеранів, яке провели дистанційно через відеозв’язок.

Після детального обговорення документа №14257, що передбачає зміни до правил електронного обліку відомостей про трудову діяльність працівників, члени Комітету ухвалили рішення підготувати його оновлену редакцію.

Оцифрування трудових книжок: інструкція

Звертаємо увагу, що подати сканкопії трудових книжок до ПФУ може як роботодавець, так і працівник на порталі Пенсійного Фонду. Перевірити відомості про оцифрування трудових книг можна:

• Для роботодавця: у кабінеті страхувальника на сайті Пенсійного фонду, в розділі «Відомості про трудові відносини».
• Для працівника: в особистому кабінеті на вебпорталі у розділі «Мої звернення».

Працівник має право самостійно оцифрувати відомості про трудову діяльність на порталі ПФУ або шляхом особистого звернення до ПФУ.

Зверніть увагу, що оцифрування може бути скасовано через наявність помилок, тож варто відстежувати статус процесу в кабінеті ПФУ.

Головні помилки у трудовій книзі: 

• помилки у трудовій книзі:  відсутність титульної сторінки, підпису власника чи дат, нерозбірливі записи, тощо;
• недотримання вимог до сканованих копій документів: погана якість, чорно-білі копії, інші формати файлів, більший розмір за дозволений;
• помилки при поданні форми на порталі ПФУ.

Вимоги до сканованих копій документів для оцифрування трудової

Зверніть увагу на виоги до сканованих копій документів, які подаються для внесення відомостей про трудову діяльність працівника в електронний реєстр ПФУ:

• скановані копії слід виготовляти лише з оригіналів документів;
• скановані копії повинні бути кольоровими та чіткими для легкого зчитування інформації;
• сканкопії слід виготовити з усіх сторінок необхідних документів хронологічно;
• слід прослідкувати за роздільною здатністю: роздільна здатність сканкопій повинна становити 300 dpi;
• формат сканкопій: jpg або pdf;
• розмір кожного файлу не більше за 1 Мб.

Зверніть увагу: за наявності інших документів, що впливають на облік трудового стажу, слід додати зазначені документи для оцифрування відомостей та внесення у електронний реєстр ПФУ. До таких документів належать документи про службу в армії, освіту,  народження дітей тощо.

Які документи можна використати для підтвердження стажу, якщо у паперовій трудовій книзі немає записів до 2004 року, читайте за посиланням.

Помилка в трудовій книжці: як діяти

Перед поданням паперової трудової на оцифрування слід перевірити правильність усіх внесених до неї записів. Будь-які помилки можуть вплинути на розрахунок пенсійного стажу в майбутньому.

Наведемо список, на що насамперед варто звернути увагу:

• Персональні дані: трудова книжка повинна містити повне ПІБ, як у паспорті, без скорочень чи ініціалів. Дата народження повинна бути вказана відповідно до документів.

Титульний аркуш повинен містити:

• Підпис власника трудової книжки;
• Підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок;
• Печатка підприємства або відділу кадрів — якщо трудова книжка оформлена після 1 січня 1975 року.

Відомості про роботу:

• дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття та звільнення;
• назва підприємства (у разі змін слід внести запис про перейменування окремим рядком, із зазначенням розпорядчого акту (наказу), його дати та номеру);
• записи про звільнення чи переведення із зазначенням підстав;
• перевірити завірення записів про звільнення печаткою підприємства.

До найчастіших помилок належать неточності в персональних даних, відсутність підпису відповідальної за видачу трудових книг особи, відсутність печатки підприємства, де були зроблені перші записи, внесення записів та виправлень з порушенням правил. 

Як виправляти найчастіші помилки, ми розповідали за посиланням.

Як виправити помилки в трудовій книзі, якщо підприємство, що внесло помилковий запис в трудову, ліквідоване, читайте у цій статті.

Актуальні новини для бухгалтера

Вас можуть зацікавити наступні матеріали:

• Законопроєкт № 15116: як пропонують змінити військовий облік жінок
• Закон про податок на ОЛХ: оприлюднено проєкт
• Граничні терміни подання звітності та сплати податків у квітні 2026
• Реєстрація платником ПДВ для ФОП 2027: кого стосується?
• До 3 квітня подайте звіт про зміни в облікових даних до ТЦК за березень
• Працевлаштування людей з інвалідністю 2026: що змінилося
• Коли ФОП подає єдину звітність за 1 квартал 2026

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.