Предельный срок оцифровки трудовых книжек изменится

Изменят ли срок оцифровки трудовых книжек: обзор законопроекта №14257

Оцифровка трудовых книг до 10 июня 2026

Перевести сведения о трудовой деятельности работников в электронную форму следует до 10 июня 2026 года в соответствии с положениями Закона №1217. В то же время, большое количество трудовых книг остается неоцифрованным: помешала война. В частности, многие предприятия потеряли доступ к архивам, информации на физических носителях и возможности ведения кадровой работы. Часть учреждений находится в процессе релокации или прекратила деятельность в результате войны, что затрудняет исправление ошибок в бумажных трудовых книгах. Работники, сменившие место жительства или уехавшие за границу, также часто не имеют возможности предоставить бумажные трудовые и необходимые документы для оцифровки.

Законотворцы отмечают необходимость продления срока для оцифровки бумажных трудовых книг. Для этого был разработан и зарегистрирован проект закона №14257 от 27 ноября 2025 года.

Оцифровку трудовых книжек продолжат: законопроект 14257

Законотворцы предлагают внести уточнение в раздел с переходными положениями Закона №1217. Согласно предложению, Пенсионный фонд Украины сможет добавлять отсутствующую информацию о профессиональном стаже граждан в общий реестр социального страхования в течение всего периода военного положения, а также еще три года после его завершения или отмены. Такие данные будут вноситься на основе сведений, предоставляемых самими работниками или их работодателями, соблюдая процедуры и сроки, согласованные с Пенсионным фондом и Министерством социальной политики.

Примут ли законопроект 14257

Первое апреля состоялось плановое заседание Комитета ВРУ по вопросам социальной политики и защиты прав ветеранов, которое провели дистанционно через видеосвязь.

После подробного обсуждения документа №14257, предусматривающего изменения в правила электронного учета сведений о трудовой деятельности работников, члены Комитета приняли решение подготовить его обновленную редакцию.

Оцифровка трудовых книжек: инструкция

Обращаем внимание, что подать сканкопии трудовых книжек в ПФУ может как работодатель, так и работник портала Пенсионного Фонда. Проверить сведения об оцифровке трудовых книг можно:

• Для работодателя: в кабинете страхователя на сайте Пенсионного фонда, в разделе «Сведения о трудовых отношениях».
• Для работника: в личном кабинете на веб-портале в разделе «Мои обращения».

Работник имеет право самостоятельно оцифровать сведения о трудовой деятельности на портале ПФУ или путем личного обращения в ПФУ.

Обратите внимание, что оцифровка может быть отменена из-за наличия ошибок, поэтому следует отслеживать статус процесса в кабинете ПФУ.

Главные ошибки в трудовой книге:

• ошибки в трудовой книге: отсутствие титульной страницы, подписи владельца или дат, неразборчивые записи и т.п.;
• несоблюдение требований к сканированным копиям документов: плохое качество, черно-белые копии, другие форматы файлов, больший размер, чем разрешенный;
• ошибки при подаче формы на портале ПФУ.

Требования к сканированным копиям документов для оцифровки трудовой

Обратите внимание на виоги к сканированным копиям документов, которые подаются для внесения сведений о трудовой деятельности работника в электронный реестр ПФУ:

• сканированные копии следует производить только по оригиналам документов;
• сканированные копии должны быть цветными и четкими для легкого считывания информации;
• сканкопии следует изготовить со всех страниц необходимых документов хронологически;
• следует проследить за разрешением: разрешение сканкопий должно составлять 300 dpi;
• формат сканкопий: jpg или pdf;
• размер каждого файла не более 1 Мб.

Обратите внимание: при наличии других документов, влияющих на учет трудового стажа, следует добавить указанные документы для оцифровки сведений и внесения в электронный реестр ПФУ. К таким документам относятся документы о службе в армии, образовании, рождении детей и т.д.

Какие документы можно использовать для подтверждения стажа, если в бумажной трудовой книге нет записей до 2004 года, читайте по ссылке.

Ошибка в трудовой книжке: как действовать

Перед представлением бумажной трудовой оцифровки следует проверить правильность всех внесенных в нее записей. Любые ошибки могут повлиять на расчет пенсионного стажа в будущем.

Приведем список, на что прежде всего следует обратить внимание:

• Персональные данные: трудовая книжка должна содержать полное ФИО, как в паспорте, без сокращений или инициалов. Дата рождения должна быть указана в соответствии с документами.

Титульный лист должен содержать:

• подпись владельца трудовой книжки;
• подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек;
• Печать предприятия или отдела кадров – если трудовая книжка оформлена после 1 января 1975 года.

Сведения о работе:

• дата начала выполнения работы, полное наименование предприятия, организации или учреждения, название должности или профессии, а также номера и даты приказов о принятии и увольнении;
• название предприятия (в случае изменений следует внести запись о переименовании отдельной строкой, с указанием распорядительного акта (приказа), его даты и номера);
• записи об увольнении или переводе с указанием оснований;
• проверить заверение записей об увольнении печатью предприятия.

К наиболее частым ошибкам относятся неточности в персональных данных, отсутствие подписи ответственного за выдачу трудовых книг лица, отсутствие печати предприятия, где были сделаны первые записи, внесение записей и исправлений с нарушением правил.

Как исправлять самые частые ошибки, мы рассказывали по ссылке.

Как исправить ошибки в трудовой книге, если предприятие, внесшее ошибочную запись в трудовую, ликвидировано, читайте в этой статье.

Актуальные новости для бухгалтера

Вас могут заинтересовать следующие материалы:

• Законопроект №15116: как предлагают изменить военный учет женщин
• Закон о налоге на ОЛХ: обнародован проект
• Предельные сроки представления отчетности и уплаты налогов в апреле 2026 г.
• Регистрация плательщиком НДС для ФЛП 2027: кого касается?
• До 3 апреля подайте отчет об изменениях в учетных данных в ТЦК за март
• Трудоустройство людей с инвалидностью 2026 года: что изменилось
• Когда ФЛП представляет единую отчетность за 1 квартал 2026 года

Уважаемые читатели, обратите внимание, что информация в нашем блоге представляется исключительно опираясь на официальные источники государственных органов и сертифицированные информационные издания. Ключевые даты и числовые значения показателей действуют на дату публикации статьи, поэтому в случае их изменения мы не изменяем текст новости, а публикуем новую с актуальными данными. Во избежание ошибок в работе ищите в нашем блоге новость с более актуальной датой соответственно интересующей вас темы.