Срок хранения первички: когда 1825, а когда 2555 дней
ГНС уточнила, какие документы храним пять лет, а какие семь, и откуда на самом деле ведётся отсчёт — не от даты документа, как часто считают. Разбираем оба срока, случаи продления и что делать при ликвидации.
Два минимальных срока, установленных Налоговым кодексом
ГНС напомнила плательщикам, какие именно документы подпадают под пятилетний минимум хранения. Пункт 44.3 статьи 44 НКУ устанавливает не один срок, а два — и путаница между ними обходится дорого.
| Срок | Какие документы | Норма |
|---|---|---|
| 1825 дней (пять лет) | Первичные документы, регистры бухучёта, финансовая отчётность, другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов. Касается плательщиков по п. 133.1, пп. 133.2.2, п. 133.4 НКУ, а также юрлиц на упрощённой системе | пп. 44.3.2 НКУ |
| 2555 дней (семь лет) | Документы и информация для налогового контроля за трансфертным ценообразованием — статьи 39 и 39², пункт 141.4 НКУ | пп. 44.3.1 НКУ |
Правило приоритета простое: если документ одновременно подпадает под обе нормы, применяется более длительный срок. Пятилетний минимум действует «за исключением документов, к которым применяется более длительный срок хранения».
Откуда ведётся отсчёт — главная ловушка
Самая распространённая ошибка — считать пять лет от даты самого документа. Кодекс предписывает иное.
- Общее правило: отсчёт идёт со дня подачи налоговой отчётности, для составления которой использовался документ.
- Если отчётность не подана: с предельного срока её подачи, предусмотренного НКУ.
- Документы по «иному» законодательству (контроль за которым возложен на налоговую): со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции.
- Разрешительные документы: со дня окончания срока их действия.
Разница ощутима. Накладная, составленная в январе, «живёт» не с января, а с даты подачи декларации, в которой она сыграла роль, — то есть фактически на несколько месяцев, а иногда и на год дольше. Именно поэтому архивы безопаснее формировать по отчётным периодам, а не по датам документов. Как оформлять сами документы, чтобы они выдержали проверку, мы разбирали в материале Как оформлять первичные документы, чтобы не потерять налоговый кредит.
Когда срок хранения продлевается
Сроки из пункта 44.3 НКУ не окончательные: они продлеваются на период приостановления отсчёта срока давности в случаях, предусмотренных пунктом 102.3 статьи 102 НКУ. То есть пока давность «приостановлена», документы уничтожать нельзя, даже если календарные пять лет прошли.
Практический вывод: перед уничтожением архива стоит проверить не только дату, но и то, не сработал ли какой-либо из случаев приостановления. Отдельно действуют свои сроки для кадровых документов и документов по воинскому учёту — налоговые сроки их не отменяют.
Что с документами при ликвидации
Если плательщик ликвидируется, документы за период деятельности не менее 1825 дней (а для «трансфертных» — 2555 дней), предшествовавших дате ликвидации, в установленном порядке передаются в архив. Просто уничтожить их вместе с прекращением деятельности нельзя.
К каким документам применяются новые требования
Пятилетний минимум ввёл Закон № 2970, действующий с 28 апреля 2023 года. Пункт 4 раздела II этого Закона определяет четыре категории, на которые он распространяется:
- документы, составленные до вступления Закона в силу, срок хранения которых на тот момент ещё не истёк;
- документы, составленные начиная со дня вступления Закона в силу;
- документы лица, в отношении которого на день вступления в силу была начата, но не завершена процедура прекращения;
- документы лица, в отношении которого решение о ликвидации принято после вступления Закона в силу.
То есть «старые» документы автоматически не выпадают из-под новых требований — если их срок хранения на апрель 2023 года ещё длился, они тоже попали под пятилетку. Подробнее о том, кого именно это затронуло, — в материале Хранение первички в течение пяти лет: кого касается.
Что сделать бухгалтеру
- Разделить архив по срокам. Документы по трансфертному ценообразованию выносите отдельно — для них действует более длительный срок, и уничтожение «за компанию» с остальными будет нарушением.
- Привязать архив к отчётным периодам, а не к датам документов — так отсчёт считается правильно.
- Проверять приостановление давности перед уничтожением любой партии документов.
- Позаботиться о сохранности. Утрата документов не освобождает от обязанности их предъявить — о порядке действий мы писали в инструкции Разрушение офиса или архива вследствие боевых действий.
- Держать копии в пригодном виде. Требования к копиям первички при проверках — в материале Как правильно оформить копии первички при проверках ГНС.
Самый простой способ не потерять документы за пять или семь лет — не хранить их только на бумаге. Электронный документооборот закрывает вопрос и сохранности, и быстрого поиска нужного документа во время проверки.
Читайте также
- Оформление и хранение документов по-новому: изменения
- Хранение первички в течение пяти лет: кого касается
- Как правильно оформить копии первички при проверках ГНС
Комментариев пока нет ...