Хранение первички в течение 5 лет – кого касается?

Какие первоначальные документы ФЛП и юридические лица обязаны хранить в течение минимум 5 лет. Разъяснение налоговиков о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов.

Хранение первички 5 лет: для кого обязательно

Государственная налоговая служба Украины дает разъяснения относительно применения 5-летнего (1825 дней) минимального срока хранения первичных документов, предусмотренного пунктом 44.3 статьи 44 Налогового кодекса Украины в 2025 году. Это правило касается определенного круга налогоплательщиков и конкретных видов документации, необходимой для учета доходов, расходов и определения объектов налогообложения.

Согласно абзацу первому пункта 44.1 статьи 44 НКУ, все налогоплательщики обязаны обеспечивать учет хозяйственных операций на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности и других документов, связанных с уплатой налогов и сборов. Закон №2970-IX от 20.03.2023 внес изменения в НКУ, установив новые требования к минимальным срокам хранения.

Кого касается обязанность хранить документы 5 лет

Минимальный 1825-дневный (5 лет) срок хранения первичных документов, согласно подпункту 44.3.2 пункта 44.3 статьи 44 НКУ, является обязательным для:

• Лиц, определенных в пункте 133.1 статьи 133 НКУ: плательщики налога на прибыль предприятий – резиденты.
• Лица, определенные в подпункте 133.2.2 пункта 133.2 статьи 133 НКУ: нерезиденты, осуществляющие хозяйственную деятельность на территории Украины через постоянное представительство и/или получают доходы с источником происхождения из Украины, и другие нерезиденты, на которых возложена обязанность уплачивать налог в порядке, установленном этим разделом.
• Лица, определенные в пункте 133.4 статьи 133 НКУ: неприбыльные предприятия, учреждения и организации в порядке и на условиях, установленных пунктом 133.4 Налогового Кодекса.
• Юридических лиц, избравших упрощенную систему налогообложения (единщиков).

Этот срок применяется к первичным документам, регистрам бухгалтерского учета, финансовой отчетности и другим документам, связанным с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Исключение составляют документы, для которых установлен более длительный срок хранения (2555 дней для налогового контроля). Такое положение предусмотрено пунктом  44.3.2 Налогового кодекса.

Прочие сроки хранения первичных документов для ФЛП и юридических лиц

Важно помнить о других установленных сроках хранения первичных документов:

• 2555 дней (7 лет): для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля (ст.ст. 39, 39², п. 141.4 ст. 141 НКУ).
• 1095 дней (3 года): для других документов, на которые не распространяются 5-летний и 7-летний сроки, а также для документов, связанных с выполнением требований другого (неналогового) законодательства, включая разрешительные документы.

Сроки хранения начинают исчисляться со дня представления соответствующей отчетности, а в случае ее непредставления – с предельного срока ее представления. Для документов, связанных с другим законодательством, срок начинается со дня совершения хозяйственной операции или окончания действия разрешительного документа.

Эти термины определены подпунктами 44.3.3 и 44.3.4 Налогового Кодекса.

Действия в случае ликвидации предприятия и остановки срока давности

В случае ликвидации юридического лица или ФЛП, документы, подпадающие под 5-летний (1825 дней) (а для налогового контроля – 7-летний, то есть 2555 дней) срок хранения должны быть переданы в архив в установленном порядке.

Когда начинается отсчет хранения первичных документов

Предусмотренные НКУ сроки хранения документов продлеваются на период остановки отсчета срока давности в случаях, определенных статьей 102 НКУ.

• Отсчет сроков начинается с даты представления налоговой или иной определенной Налоговым Кодексом отчетности.
• В случае неподачи соответствующей отчетности отсчет начинается с предельного срока, предусмотренного для представления соответствующей отчетности.
• Если документы касаются соблюдения требований другого законодательства, контроль за которым ведутся хозяйственные органы, то отсчет срока хранения документов следует начинать с даты осуществления соответствующей хозяйственной операции.
• Для разрешительных документов отсчет срока хранения начинается с даты истечения срока их действия.

Соответствующие положения предусмотрены подпунктом 44.3.4 статьи 44 Налогового кодекса.

Применение новых правил хранения документов по Закону №2970

Новые требования относительно минимального 1825-дневного срока хранения документов, внесенные Законом № 2970 от 20.03.2023, применяются к документам, разработанным как до, так и после вступления в силу настоящего Закона, если срок их хранения не истек на момент вступления в силу Закона.

В частности, пункт 4 раздела II Закона № 2970 предусматривает, что новые требования относительно 1825 дневного минимального срока хранения документов, изложенных в пункте 44.3 статьи 44 Налогового Кодекса, относятся к следующим документам:

• документов, разработанных ко дню вступления в силу Закона № 2970, срок хранения которых не истек на указанную дату;
• документов, разработанных, после даты вступления в силу Закона № 2970;
• документов, разработанных лицом, относительно которого на день вступления в силу Закона № 2970 начата, но не завершена процедура прекращения (ликвидации);
• документов, разработанных лицом, в отношении которого принято решение о ликвидации после вступления в силу Закона № 2970.

В предыдущей статье мы рассматривали, сколько времени сохраняют первичку ФЛП и какова ответственность за ее отсутствие.

Полезные новости для бухгалтера

Читайте также другие актуальные статьи:

• Законопроект о налогообложении продаж по Олх и Пром — детали здесь
• Новая форма сообщения о принятии работника на работу уже в Медок.
• Единый реестр квалификаций – детали проекта
• Уплата налогов и представление отчетности в мае 2025 года
• Норматив по трудоустройству ветеранов: законопроект
• Изменения к бронированию военнообязанных 2025
• Расчет подарочным сертификатом для ФЛП единщика — возможно ли

Уважаемые читатели, обратите внимание, что информация в нашем блоге представляется исключительно опираясь на официальные источники государственных органов и сертифицированные информационные издания. Ключевые даты и числовые значения показателей действуют на дату публикации статьи, поэтому в случае их изменения мы не изменяем текст новости, а публикуем новую с актуальными данными. Во избежание ошибок в работе ищите в нашем блоге новость с более актуальной датой соответственно интересующей вас темы.