Как правильно оформить копии первички при проверках ГНС?

Как налогоплательщики должны свидетельствовать о копиях первичных документов, которые предоставляются по требованию ГНС во время проверок. Требования к подписям, печатям и срокам подачи запросов.

Требования к учету и предоставлению документов для налоговых проверок

Согласно статье 44.1 Налогового кодекса Украины (НКУ) все налогоплательщики обязаны вести детальный учет своих доходов, расходов и других показателей, влияющих на исчисление налоговых обязательств. Этот учет должен основываться на первичных документах, реестрах бухгалтерского учета, финансовой отчетности и другой информации, предусмотренной законодательством для расчета и уплаты налогов и сборов.

При осуществлении своих функций, контролирующие органы согласно подпункту 20.1.2 пункта 20.1 статьи 20 НКУ имеют право безвозмездно получать от налогоплательщиков (включая неприбыльные организации) справки и копии документов. Эти документы должны касаться финансово-хозяйственной деятельности, полученных доходов, расходов, а также другой информации, связанной с исчислением и уплатой налогов, сборов и соблюдения законодательства, контроль за которым возложен на ГНС.

• Как исправить ошибки в первоначальных документах?
• Хранение и уничтожение первичных документов.
• Как сообщить о потере первички из-за боевых действий?

Правила удостоверения копий документов при проверках

При проведении проверок должностные лица контролирующего органа имеют право требовать и получать должным образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов.

Ключевые требования к заверению копий документов:

• Подпись – каждая копия документа должна быть заверена подписью налогоплательщика или его должностного лица.
• Копии также должны быть скреплены печатью (при наличии). Это означает, что если предприятие официально использует печать, ее наличие на копиях обязательно.

Основным нормативным актом в этой сфере является ДСТУ 4163:2020 «Требования к оформлению документов», утвержденный приказом Государственного предприятия «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» от 01.07.2020 № 144. Пункт 5.26 раздела 5.

Отметка о заверении копии документа стандартизирована и состоит из нескольких обязательных элементов:

1. Слова «Согласно оригиналу». Важно, что эти слова пишутся без кавычек.
2. Наименование должности — следует четко указать полное название должности лица, удостоверяющего копию.
3. Личная подпись лица, осуществляющего удостоверение.
4. Имя и фамилия лица, подписавшего документ.
5. Дата заверения копии.

Копии документов удостоверяются оттиском печати в случаях, определенных законодательством. Это касается печати юридического лица в целом, печатей его структурных подразделений (например, службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т.п.) или специальных печатей с надписью «Для копий».

То есть, использование печати обязательно только тогда, когда это прямо предусмотрено действующим законодательством для конкретного типа документа или ситуации.

Отметка об удостоверении копии документа размещается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа копии документа.

Для первичного документа, созданного в е-форме, копией следует считать визуальное представление на бумаге, удостоверенное с соблюдением требований законодательства (часть 6 статьи 7 Закона Украины от 22 мая 2003 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» с изменениями и дополнениями).

Сроки подачи запросов на копии документов

Важно знать, что запрос на получение копий документов от налоговой службы должен быть подан в установленные сроки. Согласно абзацу второму пункта 85.4 статьи 85 НКУ, должностное (служебное) лицо контролирующего органа должно подать соответствующий запрос не позднее чем за пять рабочих дней до даты окончания проверки. Это дает налогоплательщику достаточно времени для подготовки и предоставления необходимых документов.

Полный спектр работы с электронными документами вместе с MEDoc Бизнес ЭДО: легко создавайте, подписывайте и передавайте электронные документы.

Важные новости за последнее время

Читайте также:

• ГНС и Гоструда смогут приходить на проверки ТЦК
• Мораторий на проверки ГНС 2025: что, когда, как
• Изменения по акцизу 2026
• Новые возможности и функции ДПС — детали
• Если работник не обновил военно-учетные данные — что делать работодателю
• Средняя зарплата для расчета больничных: изменения
• Квартальная отчетность для ФЛП работодателей и другие изменения: принят закон
• Новый подход к трудоустройству лиц с инвалидностью: Закон №4219
• Штрафы по РРО: изменения для ФЛП с 1 августа 2025 года

Уважаемые читатели, обратите внимание, что информация в нашем блоге представляется исключительно опираясь на официальные источники государственных органов и сертифицированные информационные издания. Ключевые даты и числовые значения показателей действуют на дату публикации статьи, поэтому в случае их изменения мы не изменяем текст новости, а публикуем новую с актуальными данными. Во избежание ошибок в работе ищите в нашем блоге новость с более актуальной датой соответственно интересующей вас темы.