Гоструд введет электронный кадровый документооборот — детали

Новые правила электронного документооборота в трудовых отношениях, требования КЭП и внедрение ЭДО на предприятии: Приказ Минэкономики № 4408 от 26.03.2026.

Кадровый документооборот в электронном виде: Приказ №4408

Приказ Минэкономики № 4408 от 26.03.2026 г. вносит существенные обновления в Порядок внедрения электронного документооборота в трудовых отношениях (утвержден Приказом Минэкономики от 28.10.2021 г. № 839-21). Этот приказ был разработан Гострудом.

Ранее порядок внедрения электронного документооборота касался только управления охраной труда. С изменениями, внесенными Приказом Минэкономики № 4408 от 26.03.2026, обновлено название Порядка — теперь он распространен на всю сферу трудовых отношений, в частности, охрану труда. В случае если работодатель решает применять е-документооборот, соответствующее решение следует оформить приказом или распоряжением работодателя. Также в этом случае соблюдение положений Порядка станет обязательным для работодателя.

Обновленный Порядок закрепляет юридическую силу ЭДО как полноправного заменителя традиционного бумажного делопроизводства.

Теперь в электронном формате могут использоваться заявления о трудоустройстве или увольнении, приказы о предоставлении отпусков, кадровые перемещения, распоряжения о выплате премий, а также официальные сообщения об изменении существенных условий труда.

Чтобы электронный документооборот обладал юридической силой, работодатель должен обязательно выдать внутренний приказ (или распоряжение) о его внедрении.

Если работодатель принимает решение о переходе на электронный документооборот, необходимы следующие шаги:

• определить и утвердить список документов, создаваемых в электронной форме;
• утвердить Порядок создания, отправки, передачи, получения, хранения, обработки, использования и уничтожения документов.

Также работодатель должен обеспечить:

• хранение документов в электронном формате не менее срока, определенного законодательством, в формате, пригодном для длительного архивного хранения;
• предоставить работникам возможность свободного ознакомления с документами, если такая возможность предусмотрена трудовым законодательством;
• обеспечить предоставление должностным лицам Гоструда при проведении проверок предоставления электронных экземпляров документов, в случаях, установленных законом.

Обратите внимание: если на документах необходима личная подпись, следует применять электронную подпись, основанную на квалифицированном сертификате электронной подписи.

Когда заработают изменения?

Приказ Минэкономики № 4408 от 26.03.2026 вступил в силу и действует с 1 мая 2026 года.

Актуальные новости для бухгалтера

Другие актуальные материалы за последнее время:

• Как отразить помощь на лечение в приложении 4ДФ
• До 10 июня 2026 года следует оцифровать трудовые книги: здесь детали и подсказки
• Конечный срок представления Объединенной отчетности ФЛП налоговыми агентами — 11 мая. ГНС настаивает на представлении старых форм за каждый месяц 1 квартала.
• Налоговый календарь на май: предельные сроки подачи отчетности и уплаты налогов в мае 2026
• Проверки Гоструда: как планируют обновить подход к проверкам по соблюдению трудового законодательства
• Декларация по налогу на прибыль снова обновится: что изменил Приказ №186
• Индексация зарплаты май 2026 г.: возникает ли право на индексацию?

Уважаемые читатели, обратите внимание, что информация в нашем блоге представляется исключительно опираясь на официальные источники государственных органов и сертифицированные информационные издания. Ключевые даты и числовые значения показателей действуют на дату публикации статьи, поэтому в случае их изменения мы не изменяем текст новости, а публикуем новую с актуальными данными. Во избежание ошибок в работе ищите в нашем блоге новость с более актуальной датой соответственно интересующей вас темы.