Алгоритм правильного сканування трудових книжок на підприємстві

Оцифруйте трудові книжки до 10 червня: нагадуємо головні особливості. На що звернути увагу при оцифруванні відомостей про трудову діяльність.

Сканування трудових книжок на підприємстві: чи продовжать строк 2026

Нагадаємо, що 10 червня 2026 спливає граничний строк, встановлений для оцифрування відомостей про трудову діяльність працівників. Цей термін можуть продовжити: для цього розроблено та зареєстровано проєкт закону №14257 від 27.11.2025. Як зазначають законотворці, внаслідок війни велика кількість трудових книг залишилась неоцифрованою. Переведенню відомостей про трудову діяльність працівників в електронний формат також перешкоджає фізична неможливість доступу до архівів і даних на фізичних носіях, знищені та релоковані підприємства. Хоча є нагальна необхідність у прийнятті законопроєкта №14257 від 27.11.2025, вже пів року його статус не змінився — «опрацьовується в комітеті». Часу до 10 червня залишається зовсім небагато. Тож краще не відкладати на потім ті дані про стаж, які можна оцифрувати вже.

Особливості подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі визначає Порядок подання відомостей, затвержений Постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1.

Які помилки можуть бути в трудовій книжці

Перш ніж оцифровувати трудову книжку, слід перевірити, чи немає в ній записів, внесених з помилками. Підказуємо, на що звернути увагу серед можливих помилок у заповненні паперової трудової книжки:

1. варто перевірити, що не допущено помилку в особистих даних на титулці — особисті дані працівника, тобто ПІБ або дата народження можуть бути внесені некоректно чи відрізнятися від написання у паспорті. У цьому випадку доведеться довести, що трудова книжка справді належить працівнику. Для цього, у випадку, якщо було змінено прізвище, слід надати відповідну довідку. У випадку, якщо внесено помилковий запис, слід надати довідку з місця роботи, де було внесено помилковий запис;
2. перевірте, чи всі дати у трудовій книжці зазначені арабськими цифрами — внесення записів римськими цифрами не допускається;
3. варто звернути увагу, чи коректний порядок внесення записів у трудову книжку. Серед іншого, можуть бути відсутні дати чи номери наказів, або ж зроблено виправлення і не завірено належним чином. У цьому разі слід подати до ПФУ додатковий документ на підтвердження факту роботи та років стажу на відповідному підприємстві;
4. проблеми з печаткою. Серед іншого, відтиск печатки може бути нечіткий або відсутній, або ж для помітки на записі про прийняття на роботу та звільнення використано різні печатки (без запису про реорганізацію підприємства) тощо. У зазначених випадках буде необхідна довідка з місця роботи;
5. у трудовій книжці зроблені виправлення коректором або наявні заклеювання папером. У такому випадку, щодо кожного виправлення слід долучити додаткові документи на підтвердження періодів роботи та страхового стажу за відповідний період;
6. немає записів про трудову діяльність працівника за періоди до 2004 року. У цьому разі працівник повинен документально підтвердити страховий стаж. Приклади документів:

• • довідка з місця роботи (у разі закриття — довідка з підприємства правонаступника, або вищої організації, або архівних установ, що повинна містити первинні документи, на підставі яких видана);
  • виписки з наказів;
  • особові рахунки для виплати зарплати за відповідні періоди;
  • трудові договори та угоди;
  • відомості з реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
  • інші документи, що містять відомості про періоди роботи і страховий стаж працівника.

Куди звернутись щодо трудової, якщо підприємство ліквідоване

Виправляти записи у трудовій книжці, зроблені некоректно, має право лише те підприємство, що внесло такий запис. Якщо таке підприємство було закрите,  для виправлення запису слід звернутися до підприємства-правонаступника або вищої організації, якій було підпорядковане ліквідоване підприємство.

Також працівник має можливість звернутися за виправленням запису до архівної установи.

Якщо документи про стаж втрачені через війну

У разі, якщо документи про трудову діяльність і страховий стаж працівника були втрачені внаслідок війни, стихійного лиха, аварії, катастрофи чи інших надзвичайних ситуацій, для підтвердження стажу роботи необхідні покази принаймні двох свідків, які працювали із заявником на одному підприємстві. У таких свідків повинні бути документи про роботу на відповідному підприємстві за цей самий період. Опитування свідків здійснюють фахівці Пенсійного Фонду. У випадку, якщо неможливо підтвердити страховий стаж документами, архівними документами чи свідченнями колишніх співробітників, питання підтвердження стажу слід вирішити у судовому порядку.

Про виправлення помилок у паперовій трудовій книзі читайте за посиланням.

Де можна переглянути свою електронну трудову книжку

Розглянемо, як працівнику перевірити свою електронну трудову книжку:

1. пройти авторизацію на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України або в мобільному додатку «Пенсійний фонд» за допомогою:
   • кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
   • Bank ID;
   • Дія.Підпис.
2. у бічному меню зліва в пункті «Електронна трудова книжка» натиснути кнопку «Дані ЕТК» та вибрати вкладку «Відцифрована ЕТК». Вкладка «Скан-копії трудової книжки»містить дані про усі скановані копії документів працівника, що надані для внесення відомостей про трудову діяльність.

У розділі «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини» працівник має можливість власноруч внести запис про трудову діяльність на підставі долучених скан-копій документів або ж додати скан-копії, раніше не внесені.

Як перевірити електронну трудову на помилки

При оцифруванні відомостей про трудову діяльність, в електронній трудовій книжці також можливі помилки. Коротко перелічимо, на що слід звернути увагу та яку інформацію варто перевірити:

1. перш за все потрібно перевірити, чи повністю та коректно до електронної трудової книжки внесено інфрмацію на підставі сканованих документів;
2. варто перевірити наявність орфографічних помилок при оцифруванні даних про трудову діяльність працівника — адже різне написання імені чи прізвища вимагатиме корекції;
3. зверніть увагу, чи повністю відповідні дані в електронній трудовій записам у паперовій трудовій книжці.

Що повинно бути у фокусі уваги:

• найменування роботодавця;
• зміст внесеної інформації;
• дати подій, зокрема прийняття на роботу, переведення, звільнення працівника тощо, дати і номера відповідних наказів.

Помилка в електронній трудовій книжці: що робити

Якщо ви виявили помилку або відсутність певного запису в електронній трудовій книжці,необхідно знову подати відомості про трудову діяльність. Зверніть увагу: якщо відомості про трудову діяльність працівника подаються повторно, необхідно також подати титульну сторінку трудової книжки та сторінки зі змінами. 

Як виправити дані в електронній трудовій

Слід здійснити авторизацію в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду та сформувати повторне звернення:

• для працівників — на вкладці «Відомості про трудові відносини»;
• для роботодавців — на вкладці «Відомості про трудові відносини робітника»;

заповнити форму та долучити необхідні документи, зокрема:

• скановану копію титульної сторінки трудової книжки;
• скановану копію сторінок із записами, яких стосуються виправлення чи доповнення.

Чи ФОП оцифровує трудову книжку працівника?

На думку представників Держпраці, ФОП роботодавець повинен подати скановані копії трудових книг працівників до ПФУ. 

• ФОП роботодавець авторизується на порталі за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису. Якщо ФОП зареєстрований на порталі ПФУ як роботодавець, йому доступна вкладка «Кабінет страхувальника», призначена для подання даних щодо працівників;
• Далі у меню слід обрати Електронні послуги → Відомості про трудову діяльність → Подати скан-копії документів. Далі у форму внести відомості про працівника (ПІБ, РНОКПП);
• Після цього ФОП завантажує відскановані копії трудової книжки працівника (усі сторінки паперової трудової книги, які містять дані про трудову діяльність працівника — у форматі PDF, JPG та достатньої якості для зчитування;
• ФОП-роботодавець перевіряє внесені відомості, накладає електронний підпис та відправляє до ПФУ засобами вебпорталу.

Після перевірки дані про трудову діяльність будуть внесені до Реєстру застрахованих осіб. Перевірити результат опрацювання документів можна у розділі «Вхідні/Надіслані документи». 

Вимоги до сканованих копій документів

Сканкопії документів, які подаються для внесення відомостей про трудову діяльність працівника в електронний реєстр ПФУ, повинні відповідати наступним вимогам:

• сканкопії створюються виключно з оригіналів документів;
• скановані копії слід виготовляти у кольорі;
• копії повинні бути чіткими та якісними для забезпечення легкого зчитування даних;
• скановані копії виготовляються з усіх сторінок потрібних документів у хронологічному порядку;
• роздільна здатність сканованих копій повинна становити 300 dpi;
• скановані копії подаються у форматах jpg або pdf;
• розмір кожного файлу не повинен перевищувати більше 1 Мб.

Важливо: за наявності інших документів, що визначають трудовий стаж, необхідно долучити такі документи для оцифрування відомостей та внесення у електронний реєстр ПФУ. Приклад — документи про службу в армії, освіту, народження дітей тощо. Які документи можна використати для підтвердження стажу, якщо у паперовій трудовій немає даних до 2004 року, читайте за посиланням.

Важливі новини для бухгалтера

Зверніть увагу на матеріали, які можуть вас зацікавити:

• Кінцевий строк подання Об’єднаної звітності ФОП податковими агентами — 11 травня. ДПС наполягає на поданні старих форм за кожен місяць 1 кварталу.
• Податковий календар на травень: граничні терміни подання звітності та сплати податків у травні 2026
• Перевірки Держпраці: як планують оновити підхід до перевірок з питань дотримання трудового законодавства 
• Запровадження обов’язкової реєстрації платниками ПДВ для ФОП перенесено — чи надовго?
• Декларація з податку на прибуток знову оновиться: що змінив Наказ № 186
• Індексація зарплати травень 2026: чи виникає право на індексацію?

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.