Сканирование трудовых книжек на предприятии: продлят ли срок 2026
Напомним, что 10 июня 2026 года истекает предельный срок, установленный для оцифрования сведений о трудовой деятельности работников. Этот срок может быть продлен: для этого разработан и зарегистрирован проект закона №14257 от 27.11.2025. Как отмечают законотворцы, в результате войны большое количество трудовых книг осталось неоцифрованным. Переводу сведений о трудовой деятельности работников в электронный формат также препятствует физическая невозможность доступа к архивам и данным на физических носителях, уничтожены и релоцированы предприятия. Хотя есть острая необходимость в принятии законопроекта №14257 от 27.11.2025, уже пол года его статус не изменился — «разрабатывается в комитете». Времени до 10 июня остается совсем немного. Так что лучше не откладывать на потом те данные о стаже, которые можно оцифровать уже.
Особенности представления сведений о трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме определяет порядок представления сведений , утвержденный Постановлением правления ПФУ от 12.03.2021 № 11-1.
Какие ошибки могут быть в трудовой книжке
Прежде чем оцифровывать трудовую книжку, следует проверить, нет ли в ней записей, внесенных с ошибками. Подсказываем, на что обратить внимание среди возможных ошибок в заполнении бумажной трудовой книжки:
- следует проверить, что не допущена ошибка в личных данных на титулке – личные данные работника, то есть ФИО или дата рождения могут быть внесены некорректно или отличаться от написания в паспорте. В этом случае придется доказать, что трудовая книжка действительно принадлежит работнику. Для этого, если была изменена фамилия, следует предоставить соответствующую справку. В случае, если внесена ошибочная запись, следует предоставить справку с места работы, где была внесена ошибочная запись;
- проверьте, все ли даты в трудовой книжке указаны арабскими цифрами – внесение записей римскими цифрами не допускается;
- следует обратить внимание, корректен ли порядок внесения записей в трудовую книжку. Среди прочего, могут отсутствовать даты или номера приказов, либо сделана поправка и не заверена должным образом. В этом случае следует подать в ПФУ дополнительный документ для подтверждения факта работы и лет стажа на соответствующем предприятии;
- проблемы с печатью. Среди прочего, отпечаток печати может быть нечетким или отсутствует, или для заметки на записи о принятии на работу и увольнении использованы различные печати (без записи о реорганизации предприятия) и т.д. В указанных случаях будет необходима справка с места работы;
- в трудовой книжке сделаны исправления корректором или заклеивание бумагой. В таком случае, в отношении каждой поправки следует приобщить дополнительные документы в подтверждение периодов работы и страхового стажа за соответствующий период;
- отсутствуют записи о трудовой деятельности работника за периоды до 2004 года. В этом случае работник должен документально подтвердить страховой стаж. Примеры документов:
-
- справка с места работы (в случае закрытия — справка с предприятия правопреемника, или высшей организации, или архивных учреждений, которая должна содержать первичные документы, на основании которых выдана);
- выписки из приказов;
- личные счета для выплаты зарплаты за соответствующие периоды;
- трудовые договоры и сделки;
- сведения по реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования;
- другие документы, содержащие сведения о периодах работы и страховом стаже работника.
Куда обратиться по трудовой, если предприятие ликвидировано
Исправлять записи в трудовой книжке, сделанные некорректно, имеет право только предприятие, которое внесло такую запись. Если такое предприятие было закрыто, для исправления записи следует обратиться к предприятию-правопреемнику или высшей организации, которой было подчинено ликвидированное предприятие.
Также работник имеет возможность обратиться за исправлением записи в архивное учреждение.
Если документы о стаже потеряны из-за войны войны
В случае, если документы о трудовой деятельности и страховом стаже работника были утрачены в результате войны, стихийного бедствия, аварии, катастрофы или других чрезвычайных ситуаций, для подтверждения стажа работы необходимы показания по крайней мере двух свидетелей, работавших с заявителем на одном предприятии. У таких свидетелей должны быть документы о работе на соответствующем предприятии за этот же период. Опрос свидетелей проводят специалисты Пенсионного Фонда. В случае, если страховой стаж невозможно подтвердить документами, архивными документами или свидетельствами бывших сотрудников, вопрос подтверждения стажа следует решить в судебном порядке.
Об исправлении ошибок в бумажной трудовой книге читайте по ссылке .
Где можно посмотреть свою электронную трудовую книжку
Рассмотрим, как работнику проверить свою электронную трудовую книжку:
- пройти авторизацию на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины или в мобильном приложении «Пенсионный фонд» с помощью:
- квалифицированной электронной подписи (КЭП);
- Bank ID;
- Действие. Подпись.
- в боковом меню слева в пункте «Электронная трудовая книжка» щелкнуть кнопку «Данные ЭТК» и выбрать вкладку «Оцифрованная ЭТК». Вкладка «Скан-копии трудовой книжки» содержит данные обо всех сканированных копиях документов работника, предоставленных для внесения сведений о трудовой деятельности.
В разделе «Коммуникации по ПФУ» → «Сведения о трудовых отношениях» работник имеет возможность собственноручно внести запись о трудовой деятельности на основании присоединенных скан-копий документов или добавить скан-копии, ранее не внесенные.
Как проверить электронную трудовую на ошибки
При оцифровке сведений о трудовой деятельности, в электронной трудовой книжке возможны ошибки. Кратко перечислим, на что следует обратить внимание и какую информацию следует проверить:
- прежде всего нужно проверить, полностью и корректно ли в электронную трудовую книжку внесена информация на основании сканированных документов;
- следует проверить наличие орфографических ошибок при оцифровке данных о трудовой деятельности работника — разное написание имени или фамилии потребует коррекции;
- обратите внимание, полностью ли соответствующие данные в электронной трудовой записи в бумажной трудовой книжке.
Что должно быть в фокусе внимания:
- наименование работодателя;
- содержание внесенной информации;
- даты событий, в том числе принятие на работу, перевод, увольнение работника и т.п., даты и номера соответствующих приказов.
Ошибка в электронной трудовой книжке: что делать
Если вы обнаружили ошибку или отсутствие определенной записи в электронной трудовой книжке, необходимо снова предоставить сведения о трудовой деятельности. Обратите внимание: если сведения о трудовой деятельности работника подаются повторно, необходимо подать титульную страницу трудовой книжки и страницы с изменениями.
Как исправить данные в электронной трудовой
Следует осуществить авторизацию в личном кабинете на портале Пенсионного фонда и сформировать повторное обращение:
- для работников – на вкладке «Сведения о трудовых отношениях»;
- для работодателей – на вкладке «Сведения о трудовых отношениях рабочего»;
заполнить форму и приобщить необходимые документы, в частности:
- сканированную копию титульной страницы трудовой книжки;
- сканированную копию страниц с записями, относящимися к исправлениям или дополнениям.
Оцифровывает ли ФЛП трудовую книжку работника?
По мнению представителей Гоструда , ФЛП работодатель должен предоставить сканированные копии трудовых книг работников в ПФУ.
- ФЛП работодатель авторизуется на портале с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или Действие. Если ФЛП зарегистрирован на портале ПФУ как работодатель, ему доступна вкладка «Кабинет страхователя», предназначенная для предоставления данных работникам;
- Далее в меню выберите Электронные услуги → Сведения о трудовой деятельности → Подать скан-копии документов. Далее в форму внести сведения о работнике (ФИО, РНОКПП);
- После этого ФЛП загружает отсканированные копии трудовой книжки работника (все страницы бумажной трудовой книги, содержащие данные о трудовой деятельности работника – в формате PDF, JPG и достаточного качества для считывания);
- ФЛП-работодатель проверяет внесенные сведения, накладывает электронную подпись и отправляет в ПФУ средствами веб-портала.
После проверки данные о трудовой деятельности будут внесены в Реестр застрахованных лиц. Проверить результат обработки документов можно в разделе «Входящие/Отправленные документы».
Требования к сканированным копиям документов
Сканкопии документов, подаваемых для внесения сведений о трудовой деятельности работника в электронный реестр ПФУ, должны отвечать следующим требованиям:
- сканкопии создаются исключительно из оригиналов документов;
- сканированные копии следует производить в цвете;
- копии должны быть четкими и качественными для обеспечения легкого считывания данных;
- сканированные копии производятся со всех страниц нужных документов в хронологическом порядке;
- разрешение сканированных копий должно составлять 300 dpi;
- сканированные копии подаются в форматах jpg или PDF;
- размер каждого файла не должен превышать более 1 Мб.
Важно: при наличии других документов, определяющих трудовой стаж, необходимо приобщить такие документы для оцифровки сведений и внесения в электронный реестр ПФУ. Пример — документы о службе в армии, образовании, рождении детей и т.д. Какие документы можно использовать для подтверждения стажа, если в бумажной трудовой отсутствуют данные до 2004 года, читайте по ссылке.
Важные новости для бухгалтера
Обратите внимание на материалы, которые могут вас заинтересовать:
- Конечный срок представления Объединенной отчетности ФЛП налоговыми агентами — 11 мая. ГНС настаивает на представлении старых форм за каждый месяц 1 квартала.
- Налоговый календарь на май: предельные сроки подачи отчетности и уплаты налогов в мае 2026
- Проверки Гоструда: как планируют обновить подход к проверкам по соблюдению трудового законодательства
- Введение обязательной регистрации плательщиками НДС для ФЛП перенесено — надолго ли?
- Декларация по налогу на прибыль снова обновится: что изменил Приказ №186
- Индексация зарплаты май 2026 г.: возникает ли право на индексацию?
Уважаемые читатели, обратите внимание, что информация в нашем блоге представляется исключительно опираясь на официальные источники государственных органов и сертифицированные информационные издания. Ключевые даты и числовые значения показателей действуют на дату публикации статьи, поэтому в случае их изменения мы не изменяем текст новости, а публикуем новую с актуальными данными. Во избежание ошибок в работе ищите в нашем блоге новость с более актуальной датой соответственно интересующей вас темы.
← Все материалы о трудовой книжке: оцифровка, е-трудовая, стаж
Комментариев пока нет ...