Держпраці запровадить електронний кадровий документообіг — подробиці

Нові правила електронного документообігу в трудових відносинах, вимоги до КЕП та впровадження ЕДО на підприємстві: Наказ Мінекономіки № 4408 від 26.03.2026.

Кадровий документообіг в електронному вигляді: Наказ №4408

Наказ Мінекономіки № 4408 від 26.03.2026 року вносить суттєві оновлення до Порядку впровадження електронного документообігу в трудових відносинах (затверджений Наказом Мінекономіки від 28.10.2021 № 839-21). Цей наказ був розроблений Держпраці.

Раніше Порядок впровадження електронного документообігу стосувався лише управління охороною праці. Зі змінами, внесеними Наказом Мінекономіки № 4408 від 26.03.2026, оновлено назву Порядку — тепер його поширено на всю сферу трудових відносин, зокрема охорону праці. У випадку, якщо роботодавець вирішує застосовувати е-документообіг, відповідне рішення слід оформити наказом або розпорядженням роботодавця. Також у цьому разі, дотримання положень Порядку стане обов’язковим для роботодавця.

Оновлений Порядок закріплює юридичну силу ЕДО як повноправного замінника традиційного паперового діловодства.  

Тепер в електронному форматі можуть використовуватись заяви про працевлаштування або звільнення, накази про надання відпусток, кадрові переміщення, розпорядження про виплату премій, а також офіційні повідомлення про зміну суттєвих умов праці.

Щоб електронний документообіг мав юридичну силу, роботодавець повинен обов’язково видати внутрішній наказ (або розпорядження) про його впровадження. 

Якщо роботодавець приймає рішення про перехід на електронний документообіг, необхідні наступні кроки:

• визначити і затвердити список документів, які будуть створюватися в електронній формі;
• затвердити Порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів.

Також роботодавець повинен забезпечити:

• зберігання документів в електронному форматі не менше ніж термін, визначений законодавством, у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;
• надати працівникам можливість вільного ознайомлення з документами, якщо така можливість передбачена трудовим законодавством;
• забезпечити надання посадовцям Держпраці при проведенні перевірок надання електронних примірників документів, у випадках, встановлених законом.

Зверніть увагу: якщо на документах необхідний особистий підпис, слід застосовувати електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

Коли запрацюють зміни?

Наказ Мінекономіки № 4408 від 26.03.2026 набрав чинності та діє з 1 травня 2026.

Актуальні новини для бухгалтера

Інші актуальні матеріали за останній час:

• Як відобразити допомогу на лікування у додатку 4ДФ
• До 10 червня 2026 слід оцифрувати трудові книги: тут деталі та підказки
• Кінцевий строк подання Об’єднаної звітності ФОП податковими агентами — 11 травня. ДПС наполягає на поданні старих форм за кожен місяць 1 кварталу.
• Податковий календар на травень: граничні терміни подання звітності та сплати податків у травні 2026
• Перевірки Держпраці: як планують оновити підхід до перевірок з питань дотримання трудового законодавства 
• Декларація з податку на прибуток знову оновиться: що змінив Наказ № 186
• Індексація зарплати травень 2026: чи виникає право на індексацію?

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.