Первичка в электронной форме — как и сколько сохраняем
Налоговики напомнили о формате хранения первичных документов, касающихся расчета налогов и сборов, в электронном виде.
Напомним, что налогоплательщики имеют обязанность ведения учета доходов, расходов и других показателей, касающихся установления объектов налогообложения или налоговых обязательств, на основании:
- первичных документов;
- регистров бухгалтерского учета;
- финансовой отчетности;
- и других определенных актуальным законодательством документов, касающихся начисления и уплаты налогов и сборов.
Такое положение предусмотрено пунктом 44.1 Налогового кодекса.
Порядок и сроки хранения первички
В соответствии с Законом № 2970 «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и другие законодательные акты Украины об имплементации международного стандарта автоматического обмена информацией о финансовых счетах», продлен срок хранения первичных документов и информации предусмотренной пунктом 44.1 Налогового Кодекса, а также документов, связанных с выполнением требований налогового законодательства в течение следующих сроков:
- 2555 дней (7 лет) — новый срок хранения документов и информации, необходимых для налогового контроля, согласно положениям статей 39 и 39-2 Налогового Кодекса Украины;
- 1825 дней (5 лет) будет составлять обновленный срок хранения для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, составляемым лицами, определенными пунктами 133.1, 133.2 и 133.4 НКУ, а также юридическими лицами-упрощенцами, кроме документов, к которым применяется более длительный срок хранения в соответствии с подпунктом 44.3.1 44 Налогового Кодекса;
- 1095 дней (3 года) – предусмотрен для других документов, в отношении которых не применяются положения подпунктов 44.3.1 и 44.3.2 Налогового Кодекса;
- срок хранения в 1095 дней (3 года) установленный для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, включая разрешительные документы;
Если происходит ликвидация налогоплательщика, перечень документов, установленый пунктом 44.1 Налогового Кодекса за время деятельности налогоплательщика за последние 1825 дней (или 2555 дней для документов, необходимых для контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со статьей 39 Кодекса), перед датой ликвидации нужно передать в архив.
В случае остановки отсчета срока давности в случаях, определенных пунктом 102.3 НКУ срок удлиняется.
Как сохраняем первичные документы в электронном формате
Статья 13 Закона Украины № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» устанавливает обязанность субъектов электронного документооборота по сохранению е-документов на электронных носителях информации в таком виде, что позволит проверить их целостность.
Сроки хранения электронных документов на электронных носителях информации не меньше сроков, утвержденных для хранения бумажных первичных документов.
Что делать, если нет возможности хранить электронную первичку?
Определено, что в случаях, когда не представляется возможным хранить электронных документов на электронных носителях информации в течение определенного срока, субъектам е-документооборота необходимо:
- дублировать такие первичные документы на нескольких электронных носителях информации;
- периодически копировать их в соответствии с утвержденным законодательством порядком учета и копирования документов.
В случае невозможности выполнения указанных норм, возможно хранить электронные первичные документы в форме бумажной копии — при отсутствии бумажного оригинала.
Заметьте, что при осуществлении копирования электронного документа с электронного носителя следует проверить целостность данных на таком носителе информации.
Требования по хранению электронных документов
Для хранения электронной документации определены следующие положения:
- информация в электронных документах должна быть доступна для дальнейшего использования;
- следует обеспечить возможность восстановления электронного документа в формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
- нужно хранить данные, позволяющие определить происхождение и назначение электронного документа, дату и время его отправления или получения — при наличии таких данных.
Законодательством разрешено пользование услугами посредника, среди прочего, архивных учреждений Украины, для обеспечения соблюдения приведенных требований.
Актуальные новости
Вам также может быть интересно:
Комментариев пока нет ...