Первичка в электронной форме — как и сколько сохраняем
Налоговики напомнили о формате хранения первичных документов, касающихся расчета налогов и сборов, в электронном виде.
Напомним, что налогоплательщики имеют обязанность ведения учета доходов, расходов и других показателей, касающихся установления объектов налогообложения или налоговых обязательств, на основании:
- первичных документов;
- регистров бухгалтерского учета;
- финансовой отчетности;
- и других определенных актуальным законодательством документов, касающихся начисления и уплаты налогов и сборов.
Такое положение предусмотрено пунктом 44.1 Налогового кодекса.
Порядок и сроки хранения первички
Определено, что налогоплательщики должны хранить первичные документы в течение следующих сроков:
- 1095 дней с даты подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления — с предельного срока представления такой отчетности,
- 2555 дней — для документов и информации, которая нужна для проведения налогового контроля за трансфертным ценообразованием;
- 1095 дней со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции
- 1095 дней со дня окончания срока действия разрешительных документов.
Если происходит ликвидация налогоплательщика, перечень документов, установленый пунктом 44.1 Налогового Кодекса за время деятельности налогоплательщика за последние 1095 дней (или 2555 дней для документов, необходимых для контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со статьей 39 Кодекса), перед датой ликвидации нужно передать в архив.
В случае остановки отсчета срока давности в случаях, определенных пунктом 102.3 НКУ срок удлиняется.
Как сохраняем первичные документы в электронном формате
Статья 13 Закона Украины № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» устанавливает обязанность субъектов электронного документооборота по сохранению е-документов на электронных носителях информации в таком виде, что позволит проверить их целостность.
Сроки хранения электронных документов на электронных носителях информации не меньше сроков, утвержденных для хранения бумажных первичных документов.
Что делать, если нет возможности хранить электронную первичку?
Определено, что в случаях, когда не представляется возможным хранить электронных документов на электронных носителях информации в течение определенного срока, субъектам е-документооборота необходимо:
- дублировать такие первичные документы на нескольких электронных носителях информации;
- периодически копировать их в соответствии с утвержденным законодательством порядком учета и копирования документов.
В случае невозможности выполнения указанных норм, возможно хранить электронные первичные документы в форме бумажной копии — при отсутствии бумажного оригинала.
Заметьте, что при осуществлении копирования электронного документа с электронного носителя следует проверить целостность данных на таком носителе информации.
Требования по хранению электронных документов
Для хранения электронной документации определены следующие положения:
- информация в электронных документах должна быть доступна для дальнейшего использования;
- следует обеспечить возможность восстановления электронного документа в формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
- нужно хранить данные, позволяющие определить происхождение и назначение электронного документа, дату и время его отправления или получения — при наличии таких данных.
Законодательством разрешено пользование услугами посредника, среди прочего, архивных учреждений Украины, для обеспечения соблюдения приведенных требований.
Актуальные новости
Вам также может быть интересно:
