Как правильно хранить НН и РК до момента налоговых проверок?

В ГНС напомнили о сроках хранения налоговых накладных и расчетов корректировки, а также требованиях к хранению НН и РК в электронной форме.

Хранение налоговых накладных в электронном виде

На дату появления налоговых обязательств налогоплательщик составляет налоговую накладную в электронном виде с использованием КЭП или усовершенствованной электронной подписи согласно Закону Украины от 05 октября 2017 г. № 2155 «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах». Указанную налоговую накладную плательщик НДС должен зарегистрировать в Едином реестре налоговых накладных в срок, предусмотренный Налоговым Кодексом. Такое положение предусмотрено пунктом 201.1 Налогового кодекса. 

Согласно пункту 44.3 Налогового Кодекса, налогоплательщики должны хранить документы и данные, предусмотренные пунктом 44.1 НКУ, а также документы, касающиеся выполнения требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение установленных законодательством сроков, однако не менее:

• 1095 дней составляет срок хранения документов, на которые не распространяются требования подпунктов 44.3.1 и 44.3.2 Налогового Кодекса;
• 1095 дней необходимо хранить документы, связанные с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, включая разрешительные документы;
• 1825 дней составляет срок хранения для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, составляемым лицами, определенными пунктом 133.1, подпунктом 133.2.2 и пунктом 133.4 Налогового Кодекса, а также юрлицами по упрощенной системе налогообложения. Исключение составляют документы, для которых предусмотрен более длительный срок хранения в соответствии с требованиями подпункта 44.3.1 Налогового Кодекса;
• 2555 дней необходимо хранить документы и сведения, необходимые для налогового контроля согласно ст.ст. 39 и 39 прим. 2 Налогового Кодекса;

Отсчет срока хранения указанных документов и данных начинается с даты представления налоговой или другой отчетности, для составления которой используются такие документы или сведения. В случае неподачи соответствующей отчетности срок хранения первички рассчитывается исходя из определенного Налоговым Кодексом предельного срока представления указанной отчетности. Для документов, касающихся выполнения требований другого законодательства, контроль соблюдения которого осуществляют контролирующие органы, отсчет срока хранения начинается с даты осуществления соответствующей хозяйственной операции (для разрешительных документов – со дня завершения срока их действия).

• В случае ликвидации налогоплательщика документы, указанные в пункте 44.1 статьи 44 Налогового Кодекса, за период деятельности налогоплательщика не менее 1825 дней до даты ликвидации налогоплательщика следует передать в архив. Для документов и данных, необходимых для налогового контроля согласно ст.ст. 39 и 39 прим. 2 Налогового Кодекса этот срок составит 2555 дней.

Важно: определенные пунктом 44.3 НКУ сроки хранения документов и сведений продлеваются на время остановки отсчета срока давности в случаях, определенных пунктом 102.3 НКУ. 

Подробно о сроках хранения первички читайте здесь:

• Новые сроки хранения первичных документов – кого касается
• Первинка уничтожена во время военных действий — что делать

Сроки хранения электронных документов на электронных носителях информации не меньше сроков, предусмотренных для хранения бумажной первички.

Как хранить НН и РК в электронной форме

Налогоплательщики должны обеспечить хранение налоговых накладных и расчетов корректировки, составленных в электронном виде, на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить целостность соответствующих документов. Указанное требование устанавливает статья 13 Закона Украины от 22 мая 2003 г. № 851-IV «Об электронных документах и ​​электронном документообороте».

Оригиналом электронных НН и РК следует считать электронный экземпляр налоговой накладной или расчета корректировки со всеми обязательными реквизитами, включая электронную подпись автора или подпись, приравненную к собственноручной подписи согласно требованиям Закона Украины от 05 октября 2017 года № 21 идентификацию и электронные доверительные услуги».

Таким образом, хранить налоговые накладные и РК к ним необходимо в электронном виде на электронных носителях информации с возможностью проверки целостности данных.

Порядок предоставления НН и РК на налоговую проверку

Контролирующие органы для выполнения своих законодательно предусмотренных полномочий вправе получать от налогоплательщиков всех форм собственности справки и копии документов, заверенные подписью плательщика или должностным лицом и скрепленные печатью при наличии:

• финансово-хозяйственную деятельность;
• доходы и расходы налогоплательщиков;
• другие данные, касающиеся исчисления и уплаты налогов, сборов, платежей;
• соблюдение положений законодательства, контроль за которым осуществляют на контролирующие органы;
• финансовую и статистическую отчетность в порядке и по основаниям, определенным законом.

Плательщики НДС при проведении проверки должны предоставить должностным/должностным лицам контролирующего органа доступ электронных носителей информации, на которых хранятся электронные первичные документы. В предусмотренных законодательством случаях плательщики НДС должны также предоставить копии налоговых накладных и расчетов корректировки к ним, заверенные в соответствии с законодательством.

Запрос на получение копий документов проверяющий подает не менее чем за 5 рабочих дней до окончания проверки, согласно пункту 85.4 НКУ. 

Получение копий документов должностное лицо органа контроля оформляет описанием и под подпись предоставляет копию такого описания налогоплательщику или его представителю. 

Важно: проверяющим запрещено изымать оригиналы первичных, финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов. Исключение из этого положения только для уголовного процессуального законодательства. 

• Больше о порядке проверки первоначальных документов читайте здесь.
• Читайте также: изменения в хранении первички с 10 февраля 2024 года

Актуальные новости за последнее время

Вас могут заинтересовать следующие материалы:

• Расчет при увольнении работника
• Минималка 8000 грн с 1 апреля — на что влияет 
• Вносим изменения в пенсионное дело онлайн – инструкция от ПФУ
• Льготы для добросовестного бизнеса — проект Гетманцева об отмене налоговых проверок для добросовестных предпринимателей
• Когда используем для отчета обновленный Объединенный отчет 2024
• Закон об электронных аграрных нотах.
• План налоговых проверок 2024 — проверьте свое предприятие