Як правильно оформити копії документів при перевірці ДПС

Податківці нагадали, як суб’єкт господарювання подає копії документів у разі необхідності  для проведення податкової перевірки. Деталі тут.

Порядок подання документів при податковій перевірці

Податківці головного управління ДПС у Хмельницькій області нагадали порядок подання документів та їх копій при проведенні податкової перевірки. Нагадаємо, раніше ми інформували про відновлення проведення податкових перевірок у 2023 році. Прочитати деталі та ознайомитися з графіком проведення планових документальних податкових перевірок ви можете у статті за посиланням.

Порядок подання документів перевіряльникам визначено у статті 85 Податкового Кодексу України. Коротко наведемо основні положення.

Пунктом 85.2 Податкового Кодексу встановлено, що суб’єкт господарювання повинен надати службовим особам органу контролю усю документацію, що стосується предмету зазначеної перевірки, в повному обсязі. Разом з тим, податківцям заборонено вимагати від суб’єкта господарювання будь-яку документацію у випадках, не визначених Податковим Кодексом України. Обов’язок подання перевіряльникам документації виникає у суб’єкта господарювання після початку проведення податкової перевірки. Окрім цього, передбачено, що великі платники податків додатково зобов’язані на запит органу контролю надати в електронній формі відповідно до вимог законодавства про е-документообіг:

• копії документів у електронному вигляді з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань);
• копії первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності;
• електронні копії інших документів, що стосуються обчислення та сплати податків і зборів.

Електронні документи та податкові перевірки

ПКУ зобов’язує великих платників податків надати електронні копії відповідних документів у термін 2 робочих днів від дати отримання відповідного запиту від перевіряльників. При цьому для платників податків, які повинні подати документи в е-формі відповідно до вимог пункту 85.2 Податкового Кодексу, загальний формат і порядок подання зазначених відомостей визначає центральний орган виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику. 

Для здійснення е-перевірки платник податків зобов’язаний подати до органу контролю в електронному вигляді з дотриманням вимог українського законодавства про електронний документообіг (тобто Законів України №851 та №2155) документи, що створені в е-формі, зберігаються на цифрових носіях даних та стосуються обчислення та сплати податків і зборів відповідно до Податкового Кодексу.

Разом з тим у випадку невстановлення е-формату та порядку надання таких документів і даних, платник податків звільняється від обов’язку подання таких відомостей у електронному вигляді.

Передання на перевірку конфіденційних документів

Передача документації, яка містить комерційну таємницю чи конфіденційних документів, здійснюється з указанням посадової або службової особи контролюючого органу, яка отримала зазначені документи, та в обов’язковому порядку оформляється актом у довільній формі, який підписують посадова або службова особа контролюючого органу та платник податків або його вповноважений представник. Відповідно до підпункту 85.3 Податкового Кодексу України, зазначені документи після вивчення повертаються платнику податків.

Вилучення оригіналів первинних документів при проведенні податкової перевірки

Службовці та посадові особи органу контролю можуть отримувати від суб’єктів господарювання завірені відповідно до законодавства копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що можуть свідчити про приховування чи заниження об’єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи контролю. Запит на отримання копій зазначених документів службові чи посадові особи органу контролю повинні подати не пізніше 5 робочих днів до дати закінчення перевірки. Копії слід засвідчити підписом платника податків або посадовою особою платника податків,з накладенням печатки у випадку її наявності.

Варто наголосити, що перевіряльникам заборонено вилучати оригінали первинних, фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів. Винятки з цього положення стосуються кримінального процесуального законодавства. 

У випадку відмови суб’єкта господарювання чи його посадової особи щодо надання копій документів перевіряльникам, така особа повинна скласти акт відмови у довільній формі, що засвідчує факт відмови, із зазначенням посади, ПІБ платника податків чи вповноваженого представника, а також з указанням переліку документів, які запропоновано подати перевіряльникам. Відповідний акт підписує перевіряльник та платник податків або його представник. При відмові платника податків або представника від підписання цього акта вноситься відповідний запис.

Оформлення отримання податківцями копій документів на перевірку

Службові та посадові особи контролюючого органу при здійсненні податкової перевірки мають право отримувати від платника податків чи його представника копії документів, що належать до предмета перевірки, що завірені печаткою за наявності та підписом податкової особи.

Відповідно до пункту 85.7 Податкового Кодексу України,  отримання перевіряльниками копій документів від суб’єкта господарювання необхідно оформити описом, з врученням копії зазначеного опису платнику податків або представнику під підпис. 

Вилучення документів правоохоронними органами

У випадку, якщо до початку або під час проведення перевірки оригінали первинних документів, облікових та інших регістрів, фінансової та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів, а також виконання вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, були вилучені правоохоронними та іншими органами, на них покладається обов’язок забезпечити доступ податківцям до відповідних документів для проведення перевірки. При цьому податківці повинні подати запит на отримання таких документів для перевірки. Запит слід опрацювати упродовж 3 робочих днів. При цьому посадові або службові особи органів, якими було проведено вилучення оригіналів документів, надають податківцям копії із зазначених документів, що завірені підписами таким осіб та печаткою.

Втрата документів та неможливість проведення перевірки

Про те, як юридичним особам діяти у разі знищення первинки та неможливості її відновлення упродовж 3 місяців, у зв’язку з бойовими діями, читайте за посиланням.

При цьому мінімальний термін перенесення перевірки для відновлення втраченої первинки складає 90 днів. Відлік починається з наступного дня за отриманням контролюючим органом повідомлення про втрату документів з відповідним підтвердженням.

Інші важливі новини для бухгалтера за останній час

Читайте також актуальні матеріали, які можуть вас зацікавити.

• Оприлюдено нові реквізити для зарахування надходжень до державного та місцевих бюджетів 2023 — перегляньте тут
• Яка програмна продукція залишається звільненою від ПДВ у 2023 році? Читайте тут.
• Новий Порядок організації та ведення військового обліку — розповідаємо, що змінилось для роботодавців.
• Усі важливі показники та величини для бухгалтера на 2023 рік
• З 1 січня 2023 страховими виплатами займається Пенсійний Фонд. Що зміниться для працівників та роботодавців, розглядаємо у цій статті.
• Що зміниться у Порядку блокування податкових накладних, починаючи з 11 січня 2023?