Декретные в BAS Бухгалтерия: средняя, ЕСВ и средства от ПФУ

Как в BAS Бухгалтерия и BAS Агро. Бухгалтерия начислить помощь по беременности и родам, проверить средний заработок и не потерять ЕСВ, если декрет начался с середины месяца. Отдельно объясняем, как провести средства от ПФУ и выплатить их работнице, на примерах из звонков нашей поддержки.

Кто платит декретные и за сколько дней?

Помощь по беременности и родам финансирует Пенсионный фонд, а начисляет и выплачивает ее работодатель. Вы назначаете помощь по электронному листку нетрудоспособности, подаете в ПФУ заявление-расчет, получаете средства на отдельный текущий счет и с него платите работнице. ЕСВ на декретные предприятие платит из собственных средств, ПФУ его не компенсирует.

• Продолжительность: 70 календарных дней до родов и 56 после, всего 126. Если роды осложненные или родились двое и более детей, то 140 дней (70 + 70). Для пострадавших от Чернобыльской катастрофы 1–3 категорий 180 дней (90 + 90).
• Размер: 100% средней зарплаты: процент от продолжительности стажа не зависит. Помощь за месяц не может превышать максимальную базу ЕСВ (в 2026 году 20 минимальных зарплат: 20 × 8 647 = 172 940 грн) и не может быть меньше суммы, рассчитанной из минимальной зарплаты на момент наступления страхового случая. Ограничение для «новичков»: если за 12 месяцев до декрета страховой стаж работницы меньше шести месяцев, помощь считают из фактической зарплаты, но не больше чем из двух минимальных.

Как посчитать средний заработок для декретных?

По Порядку № 1266 берут 12 календарных месяцев перед месяцем, в котором начался отпуск. Зарплату, с которой начислен ЕСВ, делят на календарные дни этого периода. Дни больничных, предыдущих декретных, отпуска без сохранения зарплаты и других уважительных причин не учитывают. Если по таким причинам работница не работала целый месяц, этот месяц полностью исключают.

Типичная ошибка из звонков касается материальной помощи. Если на нее начислили ЕСВ, она входит в среднюю. Программа же берет только те начисления, которые отмечены в настройках среднего заработка для больничных и декретных. Если матпомощи там нет, средняя получится заниженной.

В одном из звонков матпомощь добавили в эти настройки, перезаполнили расчет, и среднедневная выросла с 745,65 до 748,22 грн. После этого нужно пересчитать и начисление зарплаты за месяц, потому что суммы декретных там изменятся.

Пример расчета

Работница уходит в отпуск по беременности и родам 21 сентября 2026 года. Ее оклад 20 000 грн, весь расчетный период (сентябрь 2025 — август 2026, 365 дней) отработан полностью.

• Среднедневная: 240 000 / 365 = 657,53 грн.
• Помощь за 126 дней (21.09.2026–24.01.2027): 657,53 × 126 = 82 848,78 грн.
• ЕСВ 22%: 82 848,78 × 22% = 18 226,73 грн.

Такая помесячная разбивка нужна для отчета по ЕСВ и для контроля максимальной базы. Зарплату за 1–20 сентября начисляют как обычно.

Почему в BAS не начисляется ЕСВ на декретные?

Чаще всего потому, что в кадровых данных работницы нет отдельного взноса для декретных. Помощь начисляется, а ЕСВ на нее нет. Так было в двух октябрьских звонках, в том числе в BAS Агро. Бухгалтерия: в приеме на работу были только «ЕСВ работники» и «ЕСВ больничные». Как исправить:

1. Оформите кадровый перевод с первого числа месяца, в котором начались декретные. Наш специалист не советует делать его с середины месяца, потому что могут задвоиться начисления.
2. В разделе взносов (ЕСВ) добавьте вид «ЕСВ декретные», действие «Начать». Проведите документ.
3. Откройте начисление зарплаты за месяц и по этой работнице выполните «Заполнить по работнику» и «Рассчитать по работнику». ЕСВ с декретных появится отдельной суммой.
4. Проверьте счет затрат в проводке ЕСВ. Помощь относят на расчеты с ПФУ (счет 378), а ЕСВ с нее является расходом предприятия. Если программа поставила для ЕСВ счет 378, замените его на счет затрат согласно вашей учетной политике (в звонке специалист выбрал 949). Проверяйте эту проводку после каждого перерасчета зарплаты: в звонках после повторного расчета программа снова ставила 378.
5. В оборотно-сальдовой ведомости по 651 ЕСВ с декретных должен быть отдельной суммой. Когда платите взнос, выбирайте налог «ЕСВ декретные».

Как начислить ЕСВ, если декрет начался с середины месяца?

Минфин требует считать ЕСВ на декретные отдельно за каждый месяц. Сначала определяют среднедневную помощь, затем сумму на каждый календарный месяц отпуска и с нее 22%. Уплатить же ЕСВ нужно со всей начисленной помощи в том месяце, когда ее начислили. Максимальную базу ЕСВ применяют тоже отдельно за каждый месяц. Оклад за дни декрета не начисляют; в BAS эти дни обычно закрывает документ больничного.

А что с минимальным взносом? По разъяснениям ГНС, если помощь за полный месяц декрета меньше минимальной зарплаты, ЕСВ считают с минимальной (8 647 × 22% = 1 902,34 грн). В месяце, когда отпуск начался, суммируют зарплату за отработанные дни и помощь и сравнивают с минималкой. В примере выше с октября по январь помощь больше минимальной зарплаты, а в сентябре помощь (6 575,30 грн) вместе с зарплатой за 1–20 сентября тоже превышает 8 647 грн, поэтому доплата до минимума не нужна. Для совместительниц и работниц с инвалидностью (ставка 8,41%) доплаты до минимума нет.

В отчетности по ЕСВ такую работницу показывают с кодом категории застрахованного лица 42 (если у нее инвалидность — 43), а помощь распределяют по месяцам, к которым она относится.

Удерживать ли НДФЛ и военный сбор с декретных?

Нет. Помощь по беременности и родам прямо названа в пп. 165.1.1 Налогового кодекса как доход, который не входит в налогооблагаемый. Поэтому военный сбор с нее тоже не удерживают (пп. 1.7 п. 16¹ подраздела 10 раздела XX НКУ). Поэтому в ведомости на выплату декретных налогов быть не должно. Если программа их показала, проверьте вид начисления, которым оформлены декретные.

Как получить средства от ПФУ и отразить их в BAS?

Сроки задают Закон № 1105-XIV и Порядок финансирования страхователей, утвержденный постановлением правления ПФУ от 19.08.2025 № 28-1, действующий с 07.11.2025:

• Заявление-расчет подают не позднее 5 рабочих дней после решения о назначении помощи. На веб-портале ПФУ для декретных есть отдельный пункт: по разъяснению ПФУ нужно выбирать «Додаток 6» (в самой форме заявления-расчета это раздел ІІ).
• ПФУ финансирует в течение 3 рабочих дней после того, как заявление получило статус «Прийнято». Средства поступают на отдельный текущий счет, и использовать их можно только на страховые выплаты.
• Не позднее 30 календарных дней после зачисления средств подают сообщение о выплате страховых средств. Неиспользованные средства возвращают в ПФУ в течение 3 рабочих дней.

Как это сделать в программе:

1. Добавьте отдельный счет для страховых средств в банковские счета организации.
2. На основании документа больничного создайте в программе заявку-расчет в фонд (внутренний документ BAS, а не то заявление, которое подаете на портале ПФУ). Лучше делать отдельную заявку на каждый листок, потому что средства могут поступать отдельно, даже по одной работнице.
3. Когда средства поступили, создайте в банковской выписке по этому счету поступление с видом операции «Поступление средств по соцстраху». Контрагентом будет Пенсионный фонд, счет расчетов 378. Добавьте заявку, по которой пришли деньги, и проведите документ. Программа разобьет сумму по периодам из листка, а сальдо по 378 закроется.

Как выплатить декретные работнице?

Закон требует выплатить помощь в ближайший после назначения срок выплаты зарплаты.

1. Создайте ведомость на выплату с видом «Больничные» и нажмите «Заполнить», не вводите суммы вручную. Обычно программа подтягивает сумму с учетом заявки и разбивает ее по периодам.
2. Проверьте, что в ведомости нет НДФЛ и военного сбора.
3. Оплатите списанием с отдельного счета с видом «Перечисление зарплаты». Если банк зачисляет средства только через зарплатный проект, сначала оформите перемещение средств на зарплатный счет, а затем списание с него.
4. ЕСВ с декретных уплачивайте с основного текущего счета, как обычный ЕСВ, а не из средств ПФУ.

Если декретные в BAS Бухгалтерия или BAS Агро. Бухгалтерия считаются не так, как вы ожидаете, ЕСВ «потерялся» или средства от ПФУ не закрывают счет 378, наши специалисты подключатся и разберутся вместе с вами. Клиентам на сопровождении BAS консультации по учету зарплаты доступны в рамках договора, а чтобы уверенно вести кадры и зарплату самостоятельно, подойдут индивидуальные мини-курсы BAS Бухгалтерия.

Читайте также

• Копейка в BAS Бухгалтерия: НДФЛ, ВС и ЕСВ не сходятся
• Зарплата при увольнении: что проверить бухгалтеру
• Как правильно оформить больничный в 2026 году? Закон № 4683
• Как исправить ошибки в э-больничных: инструкция от ПФУ
• Порядок проверок больничных и декретных изменился с 16 декабря — детали

Источники

• Закон «Об общеобязательном государственном социальном страховании» № 1105-XIV (ст. 12, 18, 19, 24, 26)
• Порядок исчисления средней заработной платы для расчета выплат по соцстрахованию (постановление КМУ № 1266)
• Порядок финансирования страхователей для предоставления страховых выплат (постановление правления ПФУ № 28-1)
• Закон «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» № 2464-VI
• Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса (приказ Минфина № 449)
• ГНС: сумма декретных в отдельных месяцах не превышает минимальную зарплату — как начисляется ЕСВ
• Налоговый кодекс Украины (пп. 165.1.1; п. 16¹ подраздела 10 раздела XX)