Декретні в BAS Бухгалтерія: середня, ЄСВ і кошти від ПФУ

Як у BAS Бухгалтерія та BAS Агро. Бухгалтерія нарахувати допомогу по вагітності та пологах, перевірити середній заробіток і не загубити ЄСВ, якщо декрет почався із середини місяця. Окремо пояснюємо, як провести кошти від ПФУ і виплатити їх працівниці, на прикладах з дзвінків нашої підтримки.

Хто платить декретні і за скільки днів?

Допомогу по вагітності та пологах фінансує Пенсійний фонд, а нараховує та виплачує її роботодавець. Ви призначаєте допомогу за електронним листком непрацездатності, подаєте до ПФУ заяву-розрахунок, отримуєте кошти на окремий поточний рахунок і з нього платите працівниці. ЄСВ на декретні підприємство платить із власних коштів, ПФУ його не компенсує.

• Тривалість: 70 календарних днів до пологів і 56 після, разом 126. Якщо пологи ускладнені або народилося двоє чи більше дітей, то 140 днів (70 + 70). Для постраждалих від Чорнобильської катастрофи 1–3 категорій 180 днів (90 + 90).
• Розмір: 100% середньої зарплати: відсоток від тривалості стажу не залежить. Допомога за місяць не може перевищувати максимальну базу ЄСВ (у 2026 році 20 мінімальних зарплат: 20 × 8 647 = 172 940 грн) і не може бути меншою за суму, розраховану з мінімальної зарплати на час настання страхового випадку. Обмеження для «новачків»: якщо за 12 місяців до декрету страховий стаж працівниці менше шести місяців, допомогу рахують з фактичної зарплати, але не більше ніж із двох мінімальних.

Як порахувати середній заробіток для декретних?

За Порядком № 1266 беруть 12 календарних місяців перед місяцем, у якому почалася відпустка. Зарплату, з якої нараховано ЄСВ, ділять на календарні дні цього періоду. Дні лікарняних, попередніх декретних, відпустки без збереження зарплати та інших поважних причин не враховують. Якщо через такі причини працівниця не працювала цілий місяць, цей місяць повністю виключають.

Типова помилка з дзвінків стосується матеріальної допомоги. Якщо на неї нарахували ЄСВ, вона входить у середню. Програма ж бере лише ті нарахування, які позначені в налаштуваннях середнього заробітку для лікарняних і декретних. Якщо матдопомоги там немає, середня вийде заниженою.

У одному з дзвінків матдопомогу додали в ці налаштування, перезаповнили розрахунок, і середньоденна зросла з 745,65 до 748,22 грн. Після цього треба перерахувати й нарахування зарплати за місяць, бо суми декретних там зміняться.

Приклад розрахунку

Працівниця йде у відпустку по вагітності та пологах 21 вересня 2026 року. Її оклад 20 000 грн, увесь розрахунковий період (вересень 2025 — серпень 2026, 365 днів) відпрацьовано повністю.

• Середньоденна: 240 000 / 365 = 657,53 грн.
• Допомога за 126 днів (21.09.2026–24.01.2027): 657,53 × 126 = 82 848,78 грн.
• ЄСВ 22%: 82 848,78 × 22% = 18 226,73 грн.

Таке помісячне розбиття потрібне для звіту з ЄСВ і для контролю максимальної бази. Зарплату за 1–20 вересня нараховують як зазвичай.

Чому в BAS не нараховується ЄСВ на декретні?

Найчастіше тому, що в кадрових даних працівниці немає окремого внеску для декретних. Допомога нараховується, а ЄСВ на неї ні. Так було у двох жовтневих дзвінках, зокрема в BAS Агро. Бухгалтерія: у прийомі на роботу були лише «ЄСВ працівники» та «ЄСВ лікарняні». Як виправити:

1. Оформіть кадрове переведення з першого числа місяця, у якому почалися декретні. Наш фахівець не радить робити його із середини місяця, бо можуть задвоїтися нарахування.
2. У розділі внесків (ЄСВ) додайте вид «ЄСВ декретні», дія «Почати». Проведіть документ.
3. Відкрийте нарахування зарплати за місяць і по цій працівниці виконайте «Заповнити по працівнику» та «Розрахувати по працівнику». ЄСВ з декретних з’явиться окремою сумою.
4. Перевірте рахунок витрат у проводці ЄСВ. Допомогу відносять на розрахунки з ПФУ (рахунок 378), а ЄСВ з неї є витратою підприємства. Якщо програма поставила для ЄСВ рахунок 378, замініть його на рахунок витрат за вашою обліковою політикою (у дзвінку фахівець обрав 949). Перевіряйте цю проводку після кожного перерахунку зарплати: у дзвінках після повторного розрахунку програма знову ставила 378.
5. В оборотно-сальдовій відомості по 651 ЄСВ з декретних має бути окремою сумою. Коли платите внесок, обирайте податок «ЄСВ декретні».

Як нарахувати ЄСВ, якщо декрет почався із середини місяця?

Мінфін вимагає рахувати ЄСВ на декретні окремо за кожен місяць. Спершу визначають середньоденну допомогу, потім суму на кожен календарний місяць відпустки і з неї 22%. Сплатити ж ЄСВ треба з усієї нарахованої допомоги в тому місяці, коли її нарахували. Максимальну базу ЄСВ застосовують теж окремо за кожен місяць. Оклад за дні декрету не нараховують; у BAS ці дні зазвичай закриває документ лікарняного.

Що з мінімальним внеском? За роз’ясненнями ДПС, якщо допомога за повний місяць декрету менша за мінімальну зарплату, ЄСВ рахують з мінімальної (8 647 × 22% = 1 902,34 грн). У місяці, коли відпустка почалася, сумують зарплату за відпрацьовані дні та допомогу і порівнюють з мінімалкою. У прикладі вище з жовтня по січень допомога більша за мінімальну зарплату, а у вересні допомога (6 575,30 грн) разом із зарплатою за 1–20 вересня теж перевищує 8 647 грн, тож доплата до мінімуму не потрібна. Для сумісниць і працівниць з інвалідністю (ставка 8,41%) доплати до мінімуму немає.

У звітності з ЄСВ таку працівницю показують з кодом категорії застрахованої особи 42 (якщо в неї інвалідність — 43), а допомогу розподіляють за місяцями, до яких вона належить.

Чи утримувати ПДФО і військовий збір з декретних?

Ні. Допомога по вагітності та пологах прямо названа в пп. 165.1.1 Податкового кодексу як дохід, що не входить до оподатковуваного. Тому військовий збір з неї теж не утримують (пп. 1.7 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX ПКУ). Тож у відомості на виплату декретних податків бути не повинно. Якщо програма їх показала, перевірте вид нарахування, яким оформлено декретні.

Як отримати кошти від ПФУ і відобразити їх у BAS?

Строки задають Закон № 1105-XIV і Порядок фінансування страхувальників, затверджений постановою правління ПФУ від 19.08.2025 № 28-1, чинний з 07.11.2025:

• Заяву-розрахунок подають не пізніше 5 робочих днів після рішення про призначення допомоги. На вебпорталі ПФУ для декретних є окремий пункт: за роз’ясненням ПФУ треба обирати «Додаток 6» (у самій формі заяви-розрахунку це розділ ІІ).
• ПФУ фінансує протягом 3 робочих днів після того, як заява отримала статус «Прийнято». Кошти надходять на окремий поточний рахунок, і використовувати їх можна тільки на страхові виплати.
• Не пізніше 30 календарних днів після зарахування коштів подають повідомлення про виплату страхових коштів. Невикористані кошти повертають до ПФУ протягом 3 робочих днів.

Як це зробити в програмі:

1. Додайте окремий рахунок для страхових коштів у банківські рахунки організації.
2. На підставі документа лікарняного створіть у програмі заявку-розрахунок до фонду (внутрішній документ BAS, а не та заява, яку подаєте на порталі ПФУ). Найкраще робити окрему заявку на кожен листок, бо кошти можуть надходити окремо, навіть по одній працівниці.
3. Коли кошти надійшли, створіть у банківській виписці по цьому рахунку надходження з видом операції «Надходження коштів по соцстраху». Контрагент буде Пенсійний фонд, рахунок розрахунків 378. Додайте заявку, по якій прийшли гроші, і проведіть документ. Програма розіб’є суму за періодами з листка, а сальдо по 378 закриється.

Як виплатити декретні працівниці?

Закон вимагає виплатити допомогу в найближчий після призначення строк виплати зарплати.

1. Створіть відомість на виплату з видом «Лікарняні» і натисніть «Заповнити», не вводьте суми вручну. Зазвичай програма підтягує суму з урахуванням заявки та розбиває її за періодами.
2. Перевірте, що у відомості немає ПДФО і військового збору.
3. Оплатіть списанням з окремого рахунку з видом «Перерахування зарплати». Якщо банк зараховує кошти тільки через зарплатний проєкт, спершу оформіть переміщення коштів на зарплатний рахунок, а потім списання з нього.
4. ЄСВ з декретних сплачуйте з основного поточного рахунку, як звичайний ЄСВ, а не з коштів ПФУ.

Якщо декретні в BAS Бухгалтерія чи BAS Агро. Бухгалтерія рахуються не так, як ви очікуєте, ЄСВ «загубився» або кошти від ПФУ не закривають рахунок 378, наші фахівці підключаться і розберуться разом з вами. Клієнтам на супроводі BAS консультації з обліку зарплати доступні в межах договору, а щоб упевнено вести кадри й зарплату самостійно, підійдуть індивідуальні міні-курси BAS Бухгалтерія.

Читайте також

• Копійка в BAS Бухгалтерія: ПДФО, ВЗ і ЄСВ не сходяться
• Зарплата при звільненні: що перевірити бухгалтеру
• Як правильно оформити лікарняний у 2026 році? Закон № 4683
• Як виправити помилки у е-лікарняних: інструкція від ПФУ
• Порядок перевірок лікарняних та декретних зазнав змін з 16 грудня — деталі

Джерела

• Закон «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» № 1105-XIV (ст. 12, 18, 19, 24, 26)
• Порядок обчислення середньої заробітної плати для розрахунку виплат за соцстрахуванням (постанова КМУ № 1266)
• Порядок фінансування страхувальників для надання страхових виплат (постанова правління ПФУ № 28-1)
• Закон «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» № 2464-VI
• Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску (наказ Мінфіну № 449)
• ДПС: сума декретних в окремих місяцях не перевищує мінімальну зарплату — як нараховується ЄСВ
• Податковий кодекс України (пп. 165.1.1; п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX)