Не успели оцифровать трудовые книжки до 10 июня? Последствия для работодателя и работника

Не успели оцифровать трудовые книжки: какие последствия

10 июня 2026 официально завершился пятилетний переходный период, который государство отвело на перенос сведений из бумажных трудовых книжек в Реестр застрахованных лиц. В этой статье рассмотрим, какие реальные последствия имеет пропуск этой даты и как действовать кадровику или работникам прямо сейчас.

Оцифровка трудовых после 10 июня: стаж не исчезает, штрафов нет

Пробел даты 10 июня не является правонарушением, за которое предусмотрена финансовая ответственность. Налоговики и инспекторы труда не будут выписывать компаниям штрафы за неоцифрованные книги. В Верховной Раде даже рассматривается законопроект № 14257, который предлагает официально продлить этот срок на время военного положения и три года после его финала ( о появлении этого проекта мы сообщали здесь ).

Однако даже без принятия этого законопроекта можно спокойно оцифровывать бумажные трудовые книжки. Сервисы ПФУ работают в штатном режиме, так что подавать сканированные копии трудовой и других документов в подтверждение стажа можно и после 10 июня.

Что реально меняется для работодателя после 10 июня 2026 года

Итак, рассмотрим, какие изменения реально ждут кадровиков после 10.06.2026:

• после оцифровки (или после завершения переходного периода) бумажная трудовая книжка должна быть выдана работнику на руки под личную подпись. Работодатель больше не обязан – и фактически не должен – хранить эти документы у себя, если все данные уже есть в базе ПФУ;
• если вы принимаете на работу человека после 10 июня, вы ориентируетесь исключительно на его электронную трудовую (сведения о трудовой деятельности). Если у нового работника бумажная трудовая книга в неоцифрованном виде, сведения он оцифровывает сам.

Последствия неоцифрованной трудовой книжки для работника

Для самого работника, отсутствие данных в системе ПФУ может создать проблемы в будущем. Основной риск – это человеческий фактор и сохранение бумажного оригинала. Если не отсканированная книга потеряется, сгорит или будет повреждена во время боевых действий, восстанавливать стаж (особенно приобретенный до 2004 года) придется через суды, архивные справки и бывших работодателей, многие из которых уже ликвидированы. В то же время, в случае ошибок или нечетких печатей в бумажной трудовой, все это приходилось проходить и так, поэтому существенных изменений для рядового работника нет.

При наличии электронной трудовой книжки пенсия в будущем назначается полностью автоматически – человеку не нужно будет идти в ПФУ. Если же оцифрованных сведений о трудовой деятельности работника в базе нет, при выходе на заслуженный отдых придется лично собирать бумаги, записываться на прием и доказывать стаж вручную.

• Как исправить данные в бумажной трудовой книге, мы рассказывали по ссылке .
• Как действовать при обнаружении ошибок в оцифрованных сведениях о трудовой деятельности работника, читайте в этой статье.

Далее расскажем, как работнику оцифровать данные самостоятельно.

Оцифровка трудовых 2026: что делать сейчас

Если у предприятия все еще есть неоцифрованные бумажные трудовые, предприятие может спокойно продолжить сканировать и подавать сведения о трудовой деятельности в ПФУ. В своих разъяснениях специалисты Гоструда отмечали, что при необходимости работодатели могут помочь работникам с оцифровкой. Как только статус заявления на портале ПФУ изменится на «Выконано» — смело отдавайте бумажному трудовому работнику. Обязательно зафиксируйте выдачу в Книге учета движения трудовых книжек, где работник должен поставить подпись и дату получения.

В то же время работодатель может привлечь к оцифровке бумажных трудовых книг и самих работников. Для этого работнику достаточно зайти на вебпортал электронных услуг ПФУ через свою КЭП (квалифицированную электронную подпись) или Действие. Подпись и загрузить цветные скан-копии документов в подтверждение стажа.

Напомним, что для подтверждения стажа до 2004 года Пенсионному фонду нужны также сканы дипломов о высшем или профессионально-техническом образовании (дневная форма), военные билеты и свидетельства о рождении детей (для женщин).

Как проверить статус оцифровки трудовых книг?

Подать сканкопии трудовых книг, а также проверить статус оцифровки данных о трудовой деятельности, работодатель и работник могут на сайте Пенсионного фонда Украины по ссылке .

В то же время процедура проверки статуса оцифрования сведений о трудовой деятельности работника после представления в Пенсионный фонд для работодателя и работника будет отличаться:

• Работодатель может пересмотреть результат оцифровки сведений о трудовой деятельности в кабинете страхователя на вебпортале ПФУ, в разделе «Сведения о трудовых отношениях»;
• Работник может узнать состояние оцифровки данных о трудовой деятельности в личном кабинете на портале ПФУ в разделе «Мои обращения». Как работнику самостоятельно оцифровать свою трудовую книжку, читайте по ссылке.

Если работник проверил оцифрованные данные, и там не хватает информации о трудовой деятельности за определенный период, внести такую ​​информацию можно самостоятельно на портале ПФУ или путем обращения в сервисный центр ПФУ с добавлением в трудовую книжку сканированных копий документов по стажу.

Что означают статусы оцифровки данных о трудовой деятельности на портале ПФУ:

• «Выконано» – статус означает успешное оцифрование сведений о трудовой деятельности в системе ПФУ;
• «Отменено исполнение» — статус, обозначающий обнаружение ошибок, препятствующих выполнению обращения. Просмотрите причину отмены в «Сообщениях», чтобы понять, какой шаг оцифровки требует исправления;
• Другие статусы – означают, что обращение еще находится в работе и ожидает проработки специалистами Пенсионного фонда.

Обратите внимание: если по состоянию на 10 июня 2026 года обращение об оцифровке сведений о трудовой деятельности все еще находится в работе или ожидает проработки, это нормальный процесс. Стаж не будет потерян, и штрафы не начисляются.

Что делать, если ПФУ отклонил скан-копию из-за ошибок в записях?

Следует исправить замечания и подать документ повторно. Частые причины отклонений:

• Нечеткий скан (размытые печати или подписи).
• Нарушение требований к файлам (ПФУ принимает форматы PDF или JPEG, где размер каждого файла не должен превышать 1 Мб).
• Выявлены поправки, сделанные «от руки» без надлежащего заверения. В таком случае работнику придется брать архивную справку с места прежней работы или подтверждать стаж через суд, а затем уже загружать ее скан в систему.

Требования к сканированным документам:

• сканкопии следует делать только по оригиналам документов в цвете;
• сканированные копии должны быть четкими и качественными для легкого считывания информации;
• все страницы документов для подтверждения стажа сканируются и присоединяются в хронологическом порядке;
• разрешение сканированных копий 300 dpi, формат jpg или pdf, размер каждого файла не более 1 Мб.

Документы для подтверждения стажа до 2004 года

Порядок подтверждения трудового стажа для назначения пенсий в случае отсутствия трудовой книжки или записей в ней изложен в постановлении КМУ № 637 от 12.08.1993.

Работник может предоставить следующие документы для подтверждения страхового стажа и факта работы:

• справка с компании либо его правопреемника. В случае отсутствия предприятия правопреемнику подается справка, полученная в архивном учреждении. Такая справка должна содержать ссылку на первичные документы, являющиеся основанием для ее издания;
• выписки из приказов о принятии на работу или увольнении;
• личные счета и сведения на выдачу оплаты;
• трудовые договоры и соглашения с отметкой об их исполнении;
• имеющиеся сведения в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования;
• другие документы, в которых отражены данные по периодам работы.

Также могут быть подтверждением членские билеты профсоюзов за периоды уплаты членских взносов.

Кроме того, в случае потери указанных документов из-за чрезвычайных ситуаций, подтверждением могут быть показания двух свидетелей, которые:

• работали с заявителем на одном предприятии одновременно;
• имеют документы или записи в трудовой, подтверждающие это.

Свидетели опрашиваются работниками Пенсионного Фонда Украины.

При отсутствии возможности подтвердить стаж указанными способами подтверждения, подтверждение возможно в порядке.

Важные новости для бухгалтера

Обратите внимание на материалы, которые могут вас заинтересовать:

• Проверка больничных: что именно обновляет Кабмин
• Переход на упрощенную систему с 3 квартала 2026 года: подайте заявление до 15 июня
• Новая Объединенная отчетность для ФЛП и юрлиц 2026: форма
• Главные изменения в бронировании работников: Постановление 692
• Когда платить налоги и представлять отчетность в июне: налоговый календарь ГНС/Госстат
• Регистрация НН и РК в июне 2026: сроки для регистрации НН/РК за май

Уважаемые читатели, обратите внимание, что информация в нашем блоге представляется исключительно опираясь на официальные источники государственных органов и сертифицированные информационные издания. Ключевые даты и числовые значения показателей действуют на дату публикации статьи, поэтому в случае их изменения мы не изменяем текст новости, а публикуем новую с актуальными данными. Во избежание ошибок в работе ищите в нашем блоге новость с более актуальной датой соответственно интересующей вас темы.

← Все материалы о трудовой книжке: оцифровка, е-трудовая, стаж