Электронная первичка: ГНС требует оригинал при проверках?

Должен ли налогоплательщик предоставить бумажные копии первичных документов при проведении налоговой проверки, если ведет первичные документы в электронной форме? Комментарий ДПС.

Как хранить первичку до проверки

Налогоплательщики ведут учет доходов и расходов, а также других показателей, касающихся определения объектов налогообложения или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, определенных законодательством. Первичные документы как в электронной, так и в бумажной форме должны иметь обязательные реквизиты, предусмотренные в статье 9 Закона Украины № 996.

Об обязательных реквизитах первичных документов читайте по ссылке. 

Первинка, созданная в электронном виде, применяется для бухучета при соблюдении положений Закона об электронных документах и ​​е-документообороте.

В случае формирования и сохранения первички с помощью электронных средств, налогоплательщик обязан за свой счет изготовить бумажные копии по требованию:

• других участников хозяйственных операций;
• соответствующих органов в пределах законных полномочий;
• правоохранителей.

Также плательщик предоставляет в случае проверки должностным органам контроля документы, касающиеся предмета проверки. Обязанность предоставить проверяющим соответствующую информацию устанавливает пункт 85.2 Налогового Кодекса. 

О порядке предоставления НН и РК на налоговую проверку читайте здесь:

Требования к предоставлению первичных документов на проверку:

• должностным лицам или должностным лицам, осуществляющим налоговую проверку, необходимо предоставить копии всех первичных документов, касающихся предмета проверки;
• указанные копии необходимо заверить подписью налогоплательщика и печатью, в случае ее наличия;
• обязанность плательщика предоставить проверяющим должным образом заверенные копии документов, касающихся предмета проверки, установлены в пунктах 85.8 и 58.4 статьи 85 Налогового Кодекса Украины.

Хранение и уничтожение первичных документов.

Что считается копией для первоначального документа в электронной форме

Для первичного документа, созданного в электронном виде, копии представляет собой визуальное представление на бумаге, удостоверенное с соблюдением требований законодательства. Порядок установлен в части шестой статьи 7 Закона Украины от 22 мая 2003 г. № 851-IV «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» с изменениями и дополнениями.

Как сообщить о потере первички из-за боевых действий?

Как удостоверить копию документа для налоговой проверки?

Требования к заверению копии документов устанавливает пункт 5.26 раздела 5 приказа Государственного предприятия «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» от 01.07.2020 № 144 «ДСТУ 4163:2020 «Требования к оформлению документов».

Отметка о заверении копии документа должна содержать:

• слова Согласно оригиналу;
• название должности и личную подпись лица, удостоверяющего копию;
• фамилия и имя лица, удостоверяющего копию;
• дата заверения копии документа.

Как определяет пункт 1.1 раздела 1 Приказа № 144 от 01.07.2020 № 144 «ДСТУ 4163:2020 «Требования к оформлению документов», это положение распространяется на организационно-распорядительные документы независимо от носителя информации и касается государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений , предприятий, организаций и других юридических лиц независимо от формы собственности

• Как исправить ошибки в первоначальных документах?
• О новом в хранении первички для ФЛП читайте по ссылке.

Полный спектр работы с электронными документами вместе с MEDoc Бизнес ЭДО: легко создавайте, подписывайте и передавайте электронные документы. 

Другие важные новости для бухгалтера

Читайте также другие материалы, которые могут вас заинтересовать:

• Как платить военный сбор в октябре, если Закон не подписан
• Кто использует POS терминалы с 1 января.
• Сдача в аренду недвижимого имущества ФЛП 2024 — что знать
• Как составлять расчет корректировки с 1 октября 2024
• Обязательные реквизиты первичных документов — требования ГНС
• Ставки местных налогов на 2025 год
• Индексируем зарплату в октябре и ноябре: детали