Варианты интеграции ПРРО с учетными системами

Законодательство в 2022 году вводит почти тотальное использование РРО для бизнеса, даже для ФЛП 2-4 групп. Предприниматели озабочены выбором оптимального РРО. Только полное знание функционала поможет грамотно и без потерь встроить РРО/ПРРО в ваши хозяйственные процессы, не теряя прибыльность.

При планировании каких-либо новых процессов важную роль играет начальная информация, на основании которой принимаются решения, ведь если информация неверна или неполная, то и решения могут быть неправильными либо частично правильными. В бизнесе это означает потерю ресурсов, клиентов, прибыльности.

В этой статье мы рассмотрим варианты интеграции ПРРО с учетными системами, преимущества и недостатки разных вариантов и дадим ту самую информацию, на основании которой принимаются взвешенные решения.

Для ведения учета остатков, движения товаров, материалов и денежных средств (чтобы видеть картину бизнес-процессов в целом) применяется учетная программа. Их существует много, и если вы ее пока не применяете, то есть повод задуматься о систематизации бизнес-процессов именно сейчас, на этапе внедрения ПРРО.

🎯Возможные модели совместного использования учетной программы и ПРРО

ПРРО используется для фискализации чеков. Но продажи происходят на основании перечня товаров с ценами и штрих-кодами. А значит варианты интеграции учетной системы с ПРРО будут отличаться в зависимости от того, как этот обмен организован и где именно формируется чек.

Варианты интеграции:

1. Фискальный (принтер) ПРРО:
   1. Все справочники, номенклатура, артикулы и штрих коды и цены находятся в учетной системе.
   2. В учётной системе выбираются товары и добавляются в чек, чаще всего через «Рабочее место кассира».
   3. В учётной системе формируется чек, отображается сумма к оплате, и кассир нажимает «Отправить чек».
   4. Учетная система через драйвер соединяется с ПРРО, передает туда данные чека. ПРРО выполняет отправку чека на сервер ГФС и доставляет назад в учетку уведомление о его фискализации. При этом ПРРО работает без данных о товаре, а только выполняет фискализацию суммы.
   5. После этого в учётной системе чек меняет статус на оплачен и выводится на печать.
   6. В учетной системе чеки формируются в «отчет по продажам» и товары списываются с магазина.
      🔴 ВЫВОД: ПРРО выполняет вспомогательную роль. Он не создает никаких операций, а лишь подписывает и отправляет чек на сервер ГФС (аппаратные РРО еще и выполняют его печать). Поэтому такой вариант интеграции называют фискальными принтерами («фискальными ПРРО».
2. ПРРО в режиме кассового аппарата: 
   1. Справочники товаров с артикулами, штрих кодами, ценами находятся в учетной системе и выгружаются в ПРРО по API.
   2. После этого ПРРО располагает данными о товаре, определяет его по штрих коду, артикулу, поиску и самостоятельно использует эту информацию для добавления товара в чек.
   3. После завершения набора чека отображается сумма к оплате, и кассир нажимает «отправить чек» но уже в ПРРО.
   4. ПРРО подписывает и отправляет чек на сервер ДФС, может распечатать.
   5. Чек фиксируется в базе ПРРО, и по заверению торгового дня итогам дня формирует Z-отчет, выгружая его в файл.
   6. Файл «отчет о продажах» загружается в учетную систему и после этого товары списываются с магазина.
      🔴 ВЫВОД: ПРРО работает по аналогии с обычным кассовым аппаратом, не только фискализирует, поэтому такой вариант интеграции называют «режим кассового аппарата».

Заметим, что у каждого варианта интеграции есть свои преимущества и недостатки. В случае с одной торговой точкой учетная система и ПРРО расположены в одном месте и их работа зависит от одинаковых факторов. Если же торговых точек больше? Читаем внимательно дальше.

Рассмотрим плюсы и минусы каждого варианта интеграции для торговой сети, в которую входят несколько магазинов.

🎯Организация работы

Для организации работы в режиме фискального принтера вам необходимо связать все компьютеры в одну сеть, чтобы компьютер в каждом магазине подключался к центральной базе. Это технически дорогостоящий процесс, он потребует стабильного и интернета, и затрат на работу системного администратора для поддержания работоспособности системы. Малейшие нарушения подачи Интернета провайдером повлекут полную остановку торговых операций.

Режим кассового аппарата не требует постоянной связи между филиалами. Магазины полностью автономны, главное – наличие электроснабжения. Файлами загрузки-выгрузки можно обмениваться даже через мессенджер или перенести на флешке.

🔴 ВЫВОД: Режим фискального принтера всегда дороже и менее надежен для сети магазинов чем режим кассового аппарата.

🎯Покупка лицензий для учетной системы и ПРРО

В режиме фискального ПРРО на каждый магазин необходимо купить лицензию на учетную программу и ПРРО для их работы.

Если используется вариант кассового аппарата, то достаточно одной лицензией для «центрального» филиала. Оттуда будет экспортироваться номенклатура, цены во все ПРРО в магазинах. Этот же компьютер после завершения смены будет принимать данные о реализации.

🔴 ВЫВОД: Режим кассового аппарата дешевле исходя из покупки лицензии.

🎯Списание товаров

Важный фактор — учет остатков ТМЦ, особенно если эти ТМЦ скоропортящиеся. Очень удобно вы будете знать о состоянии товарных запасов на протяжении торговой смены, а не только после ее завершения.
Фискальный ПРРО позволяет узнавать о них в любой момент, поскольку после фискализации чека сразу корректируются остатки. А значит можно изменить заказ поставщикам в течение дня.

ПРРО в режиме кассового аппарата позволяет увидеть списание только после загрузки продаж в учетную программу в конце дня.

🔴 ВЫВОД: Остатки в режиме фискального ПРРО доступны «в режиме реального времени». Это существенное преимущество перед «кассовым ПРРО».

🎯Актуализация информации о товаре

Иногда торговой сети нужно оперативно изменить ценообразование (реагирование на акции конкурента) или скорректировать данные о товаре.
В режиме фискального ПРРО для этого просто выполняется переоценка и уже следующий чек формируется по новой цене.

В режиме кассового ПРРО после переоценки нужно выгрузить измененные справочники из учетной системы и загрузить их в ПРРО. Даже такие несложные операции могут затягиваться, и повлиять на продажи.
Так же происходит добавление нового товара. Для кассового ПРРО, если товар пришел в середине дня, потребуется не просто провести приходную накладную и установку цен, но еще выгрузку из учетной программы и загрузку в ПРРО.

🔴 ВЫВОД: Любые изменения с ТМЦ в режиме фискального ПРРО сразу отображаются для кассира, а во втором варианте занимает больше времени.

Сведем все упомянутые преимущества и недостатки интеграции в таблицу:

ПРРО Cashlot интегрируется с учетными программами BAS:

• В режиме фискального ПРРО — при помощи Драйвера ПРРО Cashalot для BAS.
• В режиме кассового аппарата  — при помощи Программы «ПРРОмінь».

Возможности интеграции ПРРО с отраслевыми конфигурациями учетных программ:

Таким образом, теперь у вас есть полная информация о возможных вариантах сочетания программных РРО и учетных систем. Используйте ее для принятия успешных управленческих решений, не теряя запланированной прибыли. Если эта публикация оказалась полезной для вас, поделитесь ею в социальных сетях, нажав соответствующую кнопку под этим материалом.

Актуальные новости и статьи по теме:

• На что обратить внимание при выборе ПРРО
• Как выбрать ПРРО, чтобы потом его не менять
• Отличия обычного кассового аппарата и программного РРО 
• Сельская торговля освобождена от РРО, кто следующий? Изменения КМУ в Перечень 1336
• РРО/ПРРО — проверки налоговиков