Как выбрать ПРРО, чтобы потом его не менять

Поделиться

Большинство ФОПов в 2022 году столкнулись с необходимостью использования программных РРО. Мало того, что малому бизнесу прибавилось хлопот в работе, то еще и сам процесс выбора ПРРО очень мучителен и рискован, ведь большинство ФОПов не являются специалистами в этой сфере.
Прочитав эту статью, возможно вы не определитесь с конкретным программным РРО, но уж точно будете знать, на что следует обратить внимание при его выборе.

Итак, на сегодня в Украине зарегистрировано более 300 видов ПРРО! При этом классических кассовых аппаратов около 50 видов, а флагманов и того меньше! Такая высокая конкуренция рынка ПРРО порождает не только очень низкие цены, но и существенные отличия в функционале и дальнейшем обслуживании. Это является главной причиной затруднений в выборе, если вы не специалист.

🎯С чего же начать? Давайте разбираться вместе

Для начала определитесь, какая у вас потребность в ПРРО? Каким образом учитывается информация о вашей деятельности – есть ли учетная система, возможно она облачная и т.д.?

Если у вас уже есть учетная система – узнайте у ее разработчика, какие ПРРО доступны для интеграции с ней, и только после этого определяйтесь с ПРРО.

Например, у вас кофе-точка и вы используете облачное решение «аля постер». Оно вас полностью устраивает и менять его нет смысла. Звоните разработчику ПО и узнавайте, есть ли готовая интеграция. Все продвинутые разработчики учетных программ уже «прикрутили» к своим системам ПРРО и большинство даже включили его в стандартные тарифы обслуживания.

Если нет учетной системы — тогда выбор у вас ооочень большой и мы постараемся вам в этом помочь, ссылаясь только на собственный опыт.

🔴 СОВЕТ: Если вы долго и нормально работаете в какой-то учетной системе и менять ее не планируете, то выбирайте то ПРРО, которое интегрируется с вашей учетной системой.  Если же «учётки» нет, то читайте нашу статью дальше.

ВАЖНО: Первое, на что нужно обратить внимание при выборе ПРРО — это поддержка оффлайн и онлайн режимов.

Онлайн. Когда ПРРО создает чек (нажатие кнопки «создать»), оно обращается на сервер ДФС за уникальным номером чека (причина паузы – «подвисания»). Дальше оно получает номер и создает чек. Когда чек уже наполнен товарными позициями, происходит его подписание и отправка на сервер ДФС. Соответственно в базе он уже будет записан именно под этим уникальным номером. Это процесс называется работа в онлайн режиме.

Оффлайн. Что произойдет если связи с сервером ДФС не будет (нет инета, сервер завис и т.д.)? ПРРО должно автоматически переходить в оффлайн-режим и взять номер чека из заранее полученного у ДФС для этой цели списка номеров. Каждая касса в ПРРО может получить для оффлайн режима определенное количество фискальных номеров в ДФС и использовать их, когда связи не будет. Это называется работа ПРРО в оффланй-режиме.

Если ПРРО не поддерживает оффлайн-режим вообще (например веб-ПРРО, нет интернета — нет ПРРО), тогда вы не сможете пробить чек и однозначно придется ждать появления связи.

Обратите на это внимание, так как некоторые ПРРО (даже не ВЕБ) также не имеют офлайн-режима или предусматривают разные пакеты/тарифы — с оффлайн-режимом и без него!

ВАЖНО: Второе, на что нужно обратить внимание — на чем может работать ПРРО, какие операционные системы и устройства?

  •  Только веб-версия. В ситуации если пропал интернет – ваша работа стоит, потому что чек выписать невозможно. Если ваш бизнес может себе позволить такие ожидания, веб-версия ПРРО вам подходит. Если же у вас очередь, которая не дождавшись чека пойдет к конкуренту, то ВЕБ ПРРО однозначно не ваш вариант. Обратите внимание, что на рынке существуют десктопные (не веб) ПРРО, которые также не имеют оффлайн режима или же разные тарифы — с онлайн-режимом и без него!
    Из преимуществ — такой ПРРО может работать на любом устройстве, если КЭП хранить в защищенном стороннем хранилище, например Клоудкей.
  • Компьютерная версия под Windows — самые распространенные ПРРО, работают в основном без проблем. Максимум, что нужно сделать – обновить операционную систему.
  • Мобильные версии на Android и IOS — эти ПРРО идеально подойдут, если вы торгуете в небольших магазинах и поставить стационарный компьютер проблематично или дорого (смартфон значительно дешевле). Из главных недостатков – скорость работы будет низкая, поскольку кассир не сможет быстро набирать информацию на смартфоне (на ПК в разы быстрее).

🔴 СОВЕТ: Если вы можете откладывать формирование чека и у вас их не много, то вам подойдет веб-версия ПРРО. Если поток клиентов высокий, то вам однозначно лучше работать с компьютерной версией под Windows (они самые быстрые). Если потока нет и много торговых точек, то подойдет и работа на смартфонах. Рекомендуем выбрать ПРРО, которое работает во всех вариантах (универсальное), и желательно при покупке одной лицензии на все эти варианты работы. В итоге всегда сможете выбрать, на каком устройстве работать.

ВАЖНО:Информация для предпринимателей, у которых больше одной кассы (магазина)

К примеру, у вас их 5. А это 5 списков номенклатур, минимум 5 кассиров и всем этим необходимо управлять. На время отсутствия кассира во 2-м магазине его нужно поменять на другого – как это сделать? Если есть общая админ-панель или сервер, то ваш администратор, заходит в такую «админку», видит все магазины, кассы, кассиров, меняет кассира на 2-й кассе и с завтрашнего дня там работает другой человек. А вдруг у вас холдинг, несколько юрлиц и фопов? Однозначно вам нужен ПРРО со встроенной админ-панелью.

Если «админки» нет, необходимо с этой кассы зайти в ее настройки и поменять кассира, для этого либо нужно иметь логины и пароли, либо подключаться удаленно.

Бонусом в ПРРО с общей админ-панелью будет получение данных о продажах по всем кассам, знание оборотов, построение аналитики в режиме реального времени. Минусов пока не наблюдаем.

🔴 СОВЕТ: Если у вас больше 2 точек (магазинов, касс) то лучше выбрать ПРРО с центральной админ-панелью, которая может объединить все магазины, кассы, кассиров, номенклатуру в одном месте – иначе стоимость администрирования всего «семейства» будет немаленькая.

ВАЖНО: Определение источника получения выручки, подлежащей фискализации

Если у вас сайт и большинство оплат проходит через веб-эквайеров (EasyPay, Wayforpay и др.). А деньги тех, кто не хочет делать предоплату поступают наложенным платежом от Новой почты на расчетный счет.

Считайте, что вам повезло – большинство вебэквайеров встроили в свои системы ПРРО и при оплате покупателя чек ему выдают они.  А «наложка», зачисленная на расчетный счет и не подлежит РРО, на нее чек не нужен.

🔴 СОВЕТ: Разложите свою выручку на потоки — откуда она к вам приходит, возможно у вас нет расчетных операций, подлежащих РРО или чек за вас сделают другие, как в случае с эквайерами.

ВАЖНО: У вас давний и стабильный бизнес, но для его обслуживания вы используете периферию (сканеры штрихкодов, весы и т.д.).

Отказываться от них не придётся, большинство ПРРО поддерживает периферию (даже веб-версии). Но проверить совместимость все равно очень желательно, особенно если магазинов много и периферия разная. Да и сумма, потраченная на внедрение ПРРО, тоже не маленькая. Будет неприятно, если вдруг придется либо закупать новые весы, либо менять ПРРО.
Отдельно стоит проверить подключение pos-терминалов: передает ли ПРРО сумму чека на pos-терминал автоматически или его необходимо будет набирать вручную. Такая, казалось бы, мелочь забирает до 10% рабочего времени кассира! Конвертируйте в деньги – ваши дополнительные затраты.

🔴 СОВЕТ: Проверьте работу всей периферии, которую используете — желательно заранее смоделировать рабочую ситуацию.

Опять же, если бизнес сложился, и вы для клиентов создали не только магазин, но и сервис, то у вас наверняка есть разные варианты оплаты, подарочные сертификаты, бонусные и другие системы лояльности. Все это должен поддерживать ПРРО. Например, при возврате товара, купленного, в том числе за бонусы, возвращать эти бонусы нужно на счет покупателю. Казалось бы, логичная операция, но с ней не справится большая часть ПРРО, присутствующих на рынке Украины.

🔴 СОВЕТ: Обязательно проверьте, смогут ли ПРРО вписаться в ваши схемы отношений с клиентами, если нет — ищете другое решение.

ВАЖНО: При фискализации (подписании) чека используется КЭП (квалифицированная электронная подпись) кассира или КЭП номерная печать.

Вопрос: где вы ее будете хранить? Вариантов два: в файловом варианте (флешка, диск на компьютере), аппаратном варианте (защищенный носитель – флешка) или Клаудкей. Государство кроме внедрения ПРРО, давно планирует перевести бизнес на использование аппаратных КЭП. Пока этого не произошло, но очень возможно. Поэтому убедитесь, что ПРРО сможет считывать КЭП с аппаратных носителей!

Если у вас используется компьютер для ПРРО, то проблем нет (вставляете защищенную флешку в usb-порт как обычную и вопрос решен, но если у вас смартфон, то КЭП на него невозможно скопировать, только если у вас файловый вариант КЭП.

🔴 СОВЕТ: Убедитесь, что ПРРО сможет считывать КЭП с аппаратных носителей. Пока работают оба варианта, но вполне возможно, что в ближайшее время защищенные носители для КЭП (токены) могут стать обязательными для бизнеса.

ВАЖНО: Товарный учет в ПРРО

Если у вас нет учетной системы, то приятным бонусом будет товарный учет, ведь приятно заплатив только за ПРРО, получить бесплатно разные аналитические отчеты плюс товарный учет, который теперь нужно вести в обязательном порядке (согласно приказу Минфина No496 ).

Особенно это актуально тем предпринимателям, у которых никогда не было «учетки».

🔴 СОВЕТ: Выбирайте ПРРО, которые имеют связку с товарным учетом, особенно если у вас ранее не было учетной системы.

ВАЖНО: Лицензии на определенный срок (месяц, полгода, год).

В эту лицензию так же может быть включено и обслуживание – обновление программы, консультации по работе с ПРРО. Бывают случаи, что ПРРО продается по некой разовой стоимости и больше не предусмотрено никаких платежей. Такие схемы очень сомнительны и слабо верится, что теперь весь жизненный цикл этот производитель будет сопровождать ПРРО бесплатно, скорее всего за такой разовой продажей последует плата за обслуживание. Уточняйте у производителя все возможные дальнейшие платежи.

🔴 СОВЕТ: Постарайтесь выяснить все детали и платежи до покупки ПРРО.

Таким образом, теперь у вас есть полная информация о возможных вариантах комплектации программных РРО. Надеемся, это поможет вам сделать правильный выбор и ваш бизнес станет более успешным.

Если эта публикация оказалась полезной для вас, поделитесь ею в социальных сетях, нажав соответствующую кнопку под этим материалом.

Актуальные новости и статьи по теме:

Следите за нами
Поделиться
Комментарии

Комментариев пока нет ...

Полезные статьи