logo

Як вибрати ПРРО, щоб потім його не міняти

Поділитись

Більшість ФОПів у 2023 році стикнулися з необхідністю використання програмних РРО. Окрім того, що малому бізнесу додалося клопоту в роботі, то ще і сам процес вибору ПРРО дуже складаний і ризикований, адже більшість ФОПів не є фахівцями в цій сфері. Прочитавши цю статтю, можливо ви не визначитеся з конкретним програмним РРО, але вже точно знатимете, на що слід звернути увагу при його виборі.

Отже, на сьогодні в Україні зареєстровано більше 300 видів ПРРО! При цьому класичних касових апаратів близько 50 видів, а флагманів і того менше. Така висока конкуренція ринку ПРРО породжує не лише дуже низькі ціни, але й істотні відмінності у функціоналі і подальшому обслуговуванні. Це є головною причиною складнощів під час вибору, якщо ви не фахівець.

🎯 З чого почати? Давайте розбиратися разом

По-перше, треба визначитися, яка у вас потреба в ПРРО? Яким чином враховується інформація про вашу діяльність – чи є облікова система, можливо вона у “хмарі” і т.д.?

Якщо у вас вже є облікова система – дізнайтеся у її розробника, які ПРРО доступні для інтеграції, і тільки після цього вже визначайтеся з придбанням ПРРО.

Наприклад, у вас кава-точка і ви використовуєте хмарне рішення “аля постер”, воно вас повністю влаштовує і міняти його немає сенсу. Дзвоніть розробнику ПЗ і дізнавайтеся, чи є готова інтеграція. Усі “просунуті” розробники облікових програм вже “прикрутили” до своїх систем ПРРО і більшість навіть включили його в стандартні тарифи обслуговування.

Якщо немає облікової системи – тоді вибір у вас дуууже великий. Ми постараємося вам в цьому допомогти, спираючись тільки на власний досвід.

🔴 ПОРАДА: Якщо ви довго і нормально працюєте в якійсь обліковій системі і міняти її не плануєте, то вибирайте з тих ПРРО, з яким ваша облікова система інтегрується. Якщо ж “обліковки” немає, то читайте нашу статтю далі.

ВАЖЛИВО: Перше, на що треба звернути увагу при виборі ПРРО – це підтримка офлайн і онлайн режимів.

Онлайн. Коли ПРРО створює чек (натиснення кнопки “створити”), воно звертається на сервер ДФС за унікальним номером чека (причина паузи – “підвисання”), отримує його і створює чек. Коли чек вже наповнений товарними позиціями, відбувається його підписання і відправка на сервер ДФС, відповідно у базі він вже буде записаний саме під цим унікальним номером. Цей процес називається робота в онлайн режимі.

Офлайн. Що станеться якщо зв’язку з сервером ДФС не буде (немає інету, сервер завис і так далі)? ПРРО повинно автоматично переходити в офлайн-режим і взяти номер чека із заздалегідь отриманого у ДФС для цієї мети списку номерів. Кожна каса в ПРРО може отримати для офлайн режиму певну кількість фіскальних номерів в ДФС і використати їх, коли зв’язку не буде. Це називається робота ПРРО в у офланй-режимі.

Якщо ПРРО не підтримує офлайн-режим взагалі (наприклад веб-ПРРО, немає інтернету – немає ПРРО), тоді ви не зможете пробити чек і однозначно доведеться чекати появи зв’язку.

Зверніть на це увагу, оскільки деякі ПРРО (навіть не ВЕБ) також не мають офлайн-режиму або передбачають різні пакети/тарифи – з офлайн-режимом і без нього!

ВАЖЛИВО: Друге, на що потрібно звернути увагу – на чому може працювати ПРРО, які операційні системи та пристрої?

  • Тільки веб-версія. У ситуації якщо пропав інтернет – ваша робота простоює, тому що чек виписати неможливо. Якщо ваш бізнес може собі дозволити такі очікування, веб-версія ПРРО вам підходить. Якщо ж у вас черга, яка не дочекавшись чека піде до конкурента, то веб-ПРРО однозначно не ваш варіант. Зверніть увагу на те, що на ринку існують десктопні (не веб) ПРРО, які також не мають офлайн режиму або ж різні тарифи – з онлайн-режимом і без нього.
    З переваг – такий ПРРО може працювати на будь-якому пристрої, якщо КЕП зберігати в захищеному сторонньому сховищі, наприклад Клаудкей.
  • Комп’ютерна версія під Windows – найпоширеніші ПРРО, які працюють в основному без проблем. Максимум, що треба зробити – оновити операційну систему.
  • Мобільні версії на Android і IOS – ці ПРРО ідеально підійдуть, якщо ви торгуєте в невеликих магазинах і поставити стаціонарний комп’ютер проблематично або дорого (смартфон значно дешевше). З головних недоліків – швидкість роботи буде низька, оскільки касир не зможе швидко набирати інформацію на смартфоні (на ПК швидше в рази).

🔴 ПОРАДА: Якщо ви можете відкладати формування чека і у вас їх не багато, то вам підійде веб-версія ПРРО. Якщо потік клієнтів високий, то вам однозначно краще працювати з комп’ютерною версією під Windows (вони найшвидші). Якщо потоку немає і багато торгових точок, то підійде і робота на смартфонах. Рекомендуємо вибрати ПРРО, яке працює в усіх режимах  (універсальне), і бажано, щоб  купувалася одна ліцензія на усі ці варіанти роботи. Таким чином, ви завжди зможете вибрати, на якому пристрої працювати.

ВАЖЛИВО: Інформація для підприємців, у яких більше однієї каси (магазину)

До прикладу, у вас їх 5. А це 5 списків номенклатур, мінімум 5 касирів і усім цим необхідно управляти. На час відсутності касира в 2-му магазині треба поміняти його на іншого – як це зробити? Якщо є загальна адмін-панель або сервер, то ваш адміністратор заходить в таку “адмінку” і бачить усі магазини, каси, касирів, міняє касира на 2-й касі і з завтрашнього дня там працює інша людина. А раптом у вас холдинг, декілька юросіб і ФОПів? Однозначно вам потрібний ПРРО з вбудованою адмін-панеллю.

Якщо “адмінки” немає, необхідно з цієї каси зайти в її налаштування і поміняти касира, для цього або треба мати логіни і паролі, або підключатися віддалено.

Бонусом в ПРРО із загальною адмін-панеллю буде отримання даних про продажі по усіх касах, знання всіх оборотів, побудова аналітики в режимі реального часу. Мінусів наразі не спостерігаємо.

🔴 ПОРАДА: Якщо у вас більше 2 точок (магазинів, кас), то краще вибрати ПРРО з центральною адмін-панеллю, яка може об’єднати усі магазини, каси, касирів, номенклатуру в одному місці – інакше вартість адміністрування усього “сімейства” буде немала.

ВАЖЛИВО: Визначення джерела отримання виручки, яка фіскалізується

Якщо у вас сайт і більшість оплат проходить через веб-екваєрів (EasyPay, Wayforpay та ін.), а гроші тих, хто не хоче робити передплату, поступають у вигляді післяплати від Нової пошти на розрахунковий рахунок, – вважайте, що вам пощастило! Більшість веб-екваєрів вбудували у свої системи ПРРО і при оплаті покупця вони видають йому чек. А”наложка”, яка зарахована на розрахунковий рахунок, не підлягає РРО, на неї чек не потрібний.

🔴 ПОРАДА: Розкладіть свою виручку на потоки – звідки вона до вас приходить. Можливо у вас немає розрахункових операцій, які підлягають РРО або чек за вас зроблять інші, як у випадку з екваєрами.

ВАЖЛИВО: У вас давній і стабільний бізнес, але для його обслуговування ви використовуєте периферію (сканери штрихкодів, ваги і так далі).

Відмовлятися від них не обов’язково – більшість ПРРО підтримують периферію (навіть веб-версії), але перевірити сумісність все одно дуже бажано. Особливо якщо магазинів багато і периферія різна тоді і сума витрачена на впровадження ПРРО буде теж немаленька. Погодьтеся, неприємно, якщо раптом доведеться або закуповувати нові ваги, або міняти ПРРО.
Окремо варто перевірити підключення pos-терміналів – чи передає ПРРО суму чека на pos-термінал автоматично, або його необхідно буде набирати вручну. Така, здавалося б, дрібниця забирає до 10% робочого часу касира! Конвертуйте в гроші – це будуть ваші додаткові витрати.

🔴 ПОРАДА: Перевірте роботу усієї периферії, яку використовуєте. Бажано заздалегідь змоделювати робочу ситуацію.

Знову ж таки, якщо бізнес злагоджений, і для клієнтів створено не лише магазин, але і сервіс, то у вас напевно є різні варіанти оплати, подарункові сертифікати, бонусні і інші системи лояльності. Усе це повинен підтримувати ПРРО. Наприклад, при поверненні товару, придбаного у тому числі за бонуси повертати ці бонуси треба на рахунок покупцю. Здавалося б, логічна операція, але з нею не може впоратися більшість ПРРО, присутніх на ринку України.

🔴 ПОРАДА: Обов’язково перевірте, чи зможе обране вами  ПРРО вписатися у ваші схеми відносин з клієнтами. Якщо немає – шукайте інше рішення.

ВАЖЛИВО: При фіскалізації (підписанні) чека використовується КЕП (кваліфікований електронний підпис) касира або КЕП номерна печатка.

Питання: де ви її зберігатимете? Варіантів два: у файловому варіанті (флешка, диск на комп’ютері), апаратному варіанті (захищений носій – флешка) або Клоудкей. Держава окрім впровадження ПРРО, давно планує перевести бізнес на використання апаратних КЕП. Поки цього не сталося, але дуже можливо. Тому переконайтеся, що ПРРО зможе читати КЕП з апаратних носіїв!

Якщо у вас використовується для ПРРО комп’ютер, то проблем немає (під’єднуєте захищену флешку в usb-порт як звичайну і питання вирішене). Але якщо у вас смартфон, то КЕП на нього неможливо скопіювати (вихід один – файловий варіант КЭП).

🔴 ПОРАДА: Переконайтеся, що ПРРО зможе читати КЕП з апаратних носіїв. Поки працюють два варіанти, але цілком можливо, що найближчим часом захищені носії для КЕП (токени) можуть стати обов’язковими для бізнесу.

ВАЖЛИВО: Товарний облік в ПРРО

Якщо у вас немає облікової системи, то приємним бонусом буде товарний облік, адже зручно заплативши тільки за ПРРО, отримати безкоштовно різні аналітичні звіти плюс товарний облік, який тепер треба вести в обов’язковому порядку (Наказ Мінфіну No496 ).

Особливо це актуально тим підприємцям, у яких ніколи не було “обліковки”.

🔴 ПОРАДА: Обирайте ПРРО, які мають зв’язок із товарним обліком, особливо якщо у вас раніше не було облікової системи.

ВАЖЛИВО: Ліцензії на певний термін (місяць, півроку, рік)

У цю ліцензію так само може бути включено і обслуговування: оновлення програми, консультації по роботі з ПРРО. Трапляється, що ПРРО продається за деякою разовою фіксованою вартістю і більше не передбачено ніяких платежів. Такі схеми дуже сумнівні. Мало віриться, що врозробник буде супроводжувати ваш ПРРО увесь життєвий цикл безкоштовно. Швидше за все, після такого разового продажу вам буде виставлена плата за обслуговування. Уточніть у виробника усі можливі подальші платежі.

🔴 ПОРАДА: Старайтеся з’ясувати усі деталі і платежі ДО того, як придбаєте ПРРО.

Таким чином, тепер у вас є повна інформація про можливі варіанти комплектації програмних РРО. Сподіваємося, це допоможе вам зробити правильний вибір і ваш бізнес стане більш успішним.

Якщо ця публікація виявилася корисною для вас, поділіться нею в соціальних мережах, натиснувши відповідну кнопку під цим матеріалом.

🎯🎯🎯 Акційна пропозиція: ЗНИЖКА -50% на Модуль Склад! Цікавить? Залишайте заявку 👉  ТУТ 

Актуальні новини та статті по темі:

Слідкуй за нами
Поділитись
Коментарі

Коментарів поки що немає...

Корисні статті