Варіанти інтеграції ПРРО з обліковими системами

Законодавство у 2022 році запроваджує майже тотальне використання РРО для бізнесу, навіть для ФОП 2-4 груп. Підприємці стурбовані вибором оптимального РРО. І тільки повне знання функціоналу допоможе грамотно вбудувати РРО/ПРРО у ваші господарські процеси. Отож, знайомтеся з матеріалом нижче, щоб на фоні усіх цих процесів не втратити прибутковість вашого бізнесу.

Під час планування будь-яких нових процесів важливу роль відіграє початкова інформація, на основі якої приймаються рішення, адже якщо інформація невірна або неповна, то і рішення можуть бути неправильними чи частково правильними. В бізнесі це означає втрату ресурсів, клієнтів, прибутковості.

В цій статті ми розглянемо варіанти інтеграції ПРРО з обліковими системами, переваги та недоліки різних варіантів та дамо ту саму інформацію, на основі якої приймаються виважені рішення.

Для ведення обліку залишків, руху товарів, матеріалів і грошових коштів (щоб бачити картину бізнесу в цілому) застосовується облікова програма. Їх існує багато і якщо ви її досі не застосовували,  то це гарна нагода замислитися про систематизацію бізнес-процесів саме зараз, на етапі впровадження ПРРО.

🎯Можливі моделі спільного використання облікової програми і ПРРО

ПРРО використовується для фіскалізації чеків. Але продажі відбуваються на підставі переліку товарів з цінами і штрихкодами – це означає, що варіанти інтеграції облікової системи з ПРРО відрізнятимуться залежно від того, як цей обмін організований і де саме формується чек.
Варіанти інтеграції:

1. Фіскальний (принтер) ПРРО:
   1. Усі довідники, номенклатура, артикули, штрихкоди та ціни містяться в обліковій системі.
   2. У обліковій системі вибираються товари та додаються в чек, найчастіше через “Робоче місце касира”.
   3. У обліковій системі формується чек, відображається сума до оплати і касир натискає “Відправити чек”.
   4. Облікова система через драйвер з’єднується з ПРРО, передає туди дані чека. ПРРО виконує відправку чека на сервер ДФС і доставляє назад в “обліковку” повідомлення про його фіскалізацію. При цьому ПРРО працює без відомостей про товар, а тільки виконує фіскалізацію суми.
   5. Після цього в обліковій системі чек змінює статус на сплачений і виводиться на друк.
   6. У обліковій системі чеки формуються в “звіті з продажів” і товари списуються з магазину.
      🔴 ВИСНОВОК: ПРРО виконує допоміжну роль. Він не створює ніяких операцій, а лише підписує і відправляє чек на сервер ДФС (апаратні РРО ще і виконували його друк). Тому такий варіант інтеграції називають фіскальним принтером (“фіскальним ПРРО”).
2. ПРРО в режимі касового апарату:
   1. Довідники товарів з артикулами, штрихкодами, цінами знаходяться в обліковій системі і вивантажуються в ПРРО по API.
   2. Після цього ПРРО отримує в своє розпорядження дані про товар, визначає його по штрих коду, артикулу, пошуку і самостійно використовує цю інформацію для додавання товару у чек.
   3. Після завершення набору чека відображається сума до оплати і касир натискає “відправити чек”, але вже в ПРРО.
   4. ПРРО підписує і відправляє чек на сервер ДФС, може його роздрукувати.
   5. Чек фіксується у базі ПРРО і при завершенні торгового дня за його підсумками формує Z- звіт, вивантажуючи дані у файл.
   6. Файл “звіт про продажі” завантажується в облікову систему і після цього товари списуються з магазину.
      🔴 ВИСНОВОК: ПРРО працює по аналогії зі звичайним касовим апаратом, а не лише фіскалізує, тому такий варіант інтеграції називають “режим касового апарату”.

У кожного варіанту інтеграції є свої переваги і недоліки. У випадку з однією торговою точкою облікова система і ПРРО розташовані в одному місці і їх робота залежить від однакових чинників. Яка ж ситуація з багатьма торговими точками? Поговоримо далі.

Розглянемо плюси і мінуси кожного варіанту інтеграції для торгової мережі, у яку входять декілька магазинів

🎯Організація роботи

Для організації роботи в режимі фіскального принтера вам необхідно зв’язати усі комп’ютери в одну мережу, щоб комп’ютер в кожному магазині підключався до центральної бази. Це технічно дорогий процес, він вимагає стабільного інтернету і витрат на роботу системного адміністратора для підтримки працездатності системи. Щонайменші порушення подачі Інтернету провайдером спричинять повну зупинку торгових операцій.

Режим касового апарату не потребує постійного зв’язку між філіями. Магазини повністю автономні, головне – наявність електропостачання. Файлами завантаження-вивантаження можна обмінюватися навіть через месенджер або перенести на флешці.

🔴ВИСНОВОК: Режим фіскального принтера завжди дорожче і менш надійний для мережі магазинів, ніж режим касового апарату.

🎯Придбання ліцензій для облікової системи і ПРРО

У режимі фіскального ПРРО на кожен магазин необхідно купити ліцензію на облікову програму і ПРРО для їх роботи.

Якщо використовується варіант касового апарату, то достатньо однієї ліцензії для “центральної” філії. Звідти експортується номенклатура і ціни в усі ПРРО в магазинах. Центральний комп’ютер після завершення зміни прийматиме дані про реалізацію з окремих торгових точок.

🔴 ВИСНОВОК: Режим касового апарату дешевше з точки зору купівлі ліцензії.

🎯Списання товарів

Важливий чинник – облік залишків ТМЦ, особливо якщо вони швидко псуються. Дуже зручно мати інформацію про стан товарних запасів в режимі реального часу, а не тільки після завершення торгової зміни.
Фіскальний ПРРО дає таку можливість – дізнаватися стан товарних запасів у будь-який момент, оскільки після фіскалізації чеку відразу коригуються залишки. Це означає, що є можливість коригувати замовлення постачальникам впродовж дня.

ПРРО в режимі касового апарату дозволяє побачити списання тільки після завантаження продажів в облікову програму в кінці дня, це не завжди зручно.

🔴 ВИСНОВОК: Залишки в режимі фіскального ПРРО доступні в режимі “реального часу”. Ця суттєва перевага перед “касовим ПРРО”.

🎯Актуалізація інформації про товар

Іноді в торговій мережі з’являється потреба оперативно змінити ціноутворення (наприклад, реагування на акції конкурента) або скоригувати дані про товар.
У режимі фіскального ПРРО з цією метою виконується переоцінка вартості і вже наступний чек може формуватися по новій ціні.

У режимі касового ПРРО після переоцінки треба вивантажити змінені довідники з облікової системи і завантажити їх назад у ПРРО. Навіть такі нескладні операції можуть затягуватися і вплинути на продажі.
Так само відбувається додавання нового товару. Для касового ПРРО, якщо товар прийшов в середині дня, потрібно буде не просто провести прибуткову накладну і встановлення ціни, але ще й зробити вивантаження з облікової програми і завантажити дані назад в ПРРО.

🔴 ВИСНОВОК: Будь-які зміни з ТМЦ в режимі фіскального ПРРО відразу відображаються для касира, а в другому варіанті це займає більше часу.

Зведемо усі переваги і недоліки інтеграції ПРРО в одну таблицю

ПРРО Cashlot інтегрується в облікові програми лінійки BAS:

• В режимі фіскального ПРРО – за допомогою Драйвера ПРРО Cashalot для BAS.
• В режимі касового аппарату  – за допомогою Програми «ПРРОмінь».

Можливості інтеграції ПРРО з галузевими конфігураціями облікових програм:

Таким чином, тепер у вас є повна інформація стосовно можливих варіантів поєднання програмних РРО та облікових програм. Використовуйте її для прийняття успішних управлінських рішень, не втрачаючи запланованих прибутків. Якщо ця публікація виявилась корисною для вас – діліться з нею у соціальних мережах, натиснувши відповідну кнопку під цим матеріалом.

Актуальні новини та статті по темі:

• На що звернути увагу, коли обираєте ПРРО
• Як вибрати ПРРО, щоб потім його не міняти
• Відмінності звичайного касового апарату та програмного РРО
• Сільська торгівля звільнена від РРО, хто наступний? Зміни КМУ до Переліку 1336
• РРО/ПРРО — перевірки податківців