Отсутствие первички у ФЛП: какова ответственность?

Рассмотрим, сколько времени ФЛП должен сохранять первичку, какие штрафы за ее отсутствие и как сообщить ГНС о потере первички во время военного положения.

Сколько ФЛП хранит первичные документы

Согласно положениям Закона Украины № 2970-IX от 20.03.2023, налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов и информации, связанной с их деятельностью, в соответствии с установленными законодательством требованиями, контроль за соблюдением которых возложен на контролирующие органы. Установлены следующие сроки хранения:

• 2555 дней (7 лет): для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля в соответствии со статьями 39 и 39 Налогового кодекса Украины.
• 1825 дней (5 лет): для первичной документации, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, для плательщиков налога на прибыль и юридических лиц-плательщиков единого налога, за исключением документов, для которых установлен более длительный срок хранения в соответствии с подпунктом.
• 1095 дней (3 года): для других документов, не подпадающих под требования подпунктов 44.3.1 и 44.3.2 Налогового кодекса Украины (согласно подпункту 44.3.3 Налогового кодекса Украины), а также для документов, связанных с выполнением требований другого (неналогового) законодательства4. Украины).

Для ознакомления с ориентировочным перечнем документов и соответствующими сроками их хранения перейдите по этой ссылке.

С 10 февраля 2024 г. вступил в силу приказ Министерства юстиции Украины от 04.01.2024 № 40/5, которым внесены изменения в Перечень типовых документов, образующихся во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного1 приказом2 5.

С учетом внесенных изменений сроки хранения документов, определенные в настоящем Перечне, стали обязательными для применения физическими лицами-предпринимателями, если иное не предусмотрено законодательством (ранее применение этого Перечня для ФЛП было добровольным).

Таким образом, ФЛП обязанность хранения первички в течение определенных законом сроков и несет ответственность в случае их не сохранения в течение установленного времени.

Действия налогоплательщика при потере первичных документов во время войны

В случаях потери первичных документов в результате боевых действий, налогоплательщикам необходимо придерживаться четкого алгоритма действий для минимизации негативных последствий. Подробно об уведомлении ГНС о потере первичных документов и архивов во время военного положения читайте здесь.

Основные положения, которые следует учитывать:

• В случае потери первичных документов, налогоплательщик обязан в пятидневный срок с момента наступления события, повлекшего потерю, подать письменное уведомление в контролирующий орган по месту учета.
• К сообщению необходимо добавить документальное подтверждение обстоятельств, повлекших потерю первичных документов, архивных материалов и т.п.
• Налогоплательщик обязан восстановить утраченные, поврежденные или досрочно уничтоженные первичные документы в течение 90 календарных дней с момента получения контролирующим органом уведомления об утрате.

В случае несоблюдения установленного срока восстановления документов или повторной потери первичной документации, контролирующий орган будет рассматривать соответствующие документы как отсутствующие у налогоплательщика.

В случае своевременного уведомления контролирующего органа о потере документов в результате боевых действий с предоставлением соответствующих подтверждающих документов, запланированные налоговые проверки будут перенесены.

Перенос проверок осуществляется на срок, необходимый для восстановления и предоставления документов для проверки, но не более 120 дней.

Утрата первичной документации на территориях боевых действий

В случаях, когда налогоплательщик осуществлял хозяйственную деятельность на территориях, пострадавших от активных боевых действий или временно оккупированных территориях Украины, и понес потери первичной документации или не имеет возможности ее вывоза, необходимо подать соответствующее уведомление в контролирующий орган. Эта процедура регулируется пунктом 69.28 Налогового кодекса Украины и уведомление подается в произвольной форме. В случае принятия контролирующим органом решения о применении переходных положений согласно настоящему пункту, налоговая проверка по документам, указанным в уведомлении, не проводится.

Если налогоплательщик сначала сообщил о невозможности вывоза документов, а затем получил информацию об их уничтожении, необходимо повторно сообщить контролирующему органу, детально описав обстоятельства уничтожения.

В сообщении, составленном в произвольной форме, необходимо указать:

• подробное описание обстоятельств, приведших к потере или невозможности вывоза первичных документов;
• налоговые (отчетные) периоды, за которые потеряна документация;
• перечень утраченных первичных документов (по возможности с указанием их реквизитов).

В соответствии с пунктом 69.28 Налогового кодекса Украины, сведения и показатели налоговой отчетности за периоды, указанные в уведомлении, не могут быть подвергнуты сомнению исключительно на основании отсутствия первичной документации. Эта норма применяется только в случаях утраты документов в результате боевых действий на территориях, где они велись или ведутся, и на временно оккупированных территориях.

Уведомление о невозможности вывоза или потери первичных документов в произвольной форме подается к:

• контролирующего органа по основному месту учета налогоплательщика в электронном виде через меню «Переписка с ГНС» в личном кабинете электронного сервиса;
• любого действующего центра обслуживания налогоплательщиков на бумажном носителе (лично через уполномоченное лицо или почтой с уведомлением о вручении и описанием вложения). В таком случае уведомление адресуется контролирующему органу по основному месту учета налогоплательщика.

После подачи уведомления в контролирующий орган о невозможности вывоза первичных документов из-за их расположения на территориях, где велись или ведутся боевые действия или на временно оккупированных территориях, устанавливается мораторий на проведение документальных проверок относительно налоговых (отчетных) периодов, указанных в уведомлении.

С полным разъяснением налоговиков на портале ЗІР можно ознакомиться по ссылке.

Штраф за отсутствие первоначальных документов

Согласно статье 121 Налогового кодекса Украины, предусмотрена ответственность за несоблюдение установленных законодательством требований хранения документации. В частности, пункт 121.1 определяет размеры штрафных санкций за несохранение первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, а также других документов, используемых для исчисления и уплаты налогов и сборов, в соответствии со сроками, определенными в статье 44 Налогового кодекса Украины. За совершение указанных нарушений предусмотрены следующие штрафные санкции:

• 1020 гривен за первое нарушение;
• 2040 гривен за каждое последующее нарушение, совершенное в течение календарного года.

Кроме того, в зависимости от специфики нарушения могут применяться другие штрафные санкции по вопросам хранения документации, предусмотренные статьей 121 Налогового кодекса Украины. Детальнее с ними можно ознакомиться по ссылке.

Обстоятельствами, исключающими возможность предъявления первичных документов, являются:

• утрата (уничтожение или повреждение) первичной документации;
• расположение документов на территориях, где ведутся (велись) боевые действия, или на временно оккупированных территориях Украины, при невозможности их вывоза или наличии риска для жизни или здоровья налогоплательщика, физических лиц, или невозможность вывоза вследствие административных препятствий, установленных органами власти.

В случаях возникновения указанных обстоятельств, налогоплательщик обязан уведомить Государственную налоговую службу Украины в порядке, установленном законодательством.

Также могут быть полезны другие материалы по хранению первичных документов:

• Сколько хранить документы по военному учету и бронированию? Изменения 2025
• Может ли ГНС при проверке требовать оригинал документа, если ФЛП ведет учет в электронном варианте?

Актуальные новости для бухгалтера

Вам могут быть интересны следующие материалы:

• Индексировать ли зарплату в мае 2025 года
• Бронирование для студентов и педагогов — что изменится
• Действие возобновило ряд услуг онлайн.
• Представление Декларации по налогу на прибыль 2025 года по новой форме
• Изменения в бронировании работников со 2 апреля 2025
• Новый инструмент контроля: откуда ДПС получает информацию об онлайн продажах 
• Больничные для совместителей: порядок назначения и выплаты
• Сколько хранить документы по военному учету на предприятии
• Проверки военного учета — чего ожидать

Уважаемые читатели, обратите внимание, что информация в нашем блоге представляется исключительно опираясь на официальные источники государственных органов и сертифицированные информационные издания. Ключевые даты и числовые значения показателей действуют на дату публикации статьи, поэтому в случае их изменения мы не изменяем текст новости, а публикуем новую с актуальными данными. Во избежание ошибок в работе ищите в нашем блоге новость с более актуальной датой соответственно интересующей вас темы.