Електронна первинна документація: чи може ДПС вимагати оригінали?

Чи мусить платник податку надати паперові копії первинних документів при проведенні податкової перевірки, якщо веде первинні документи в електронній формі? Коментар ДПС.

Як зберігати первинку до перевірки

Платники податку ведуть облік доходів та витрат, а також інших показників, що стосуються визначення об’єктів оподаткування або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, визначених законодавством. Первинні документи як в електронній, так і у паперовій формі, повинні мати обов’язкові реквізити, передбачені у статті 9 Закону України № 996.

Про обов’язкові реквізити первинних документів читайте за посиланням. 

Первинка, створена в електронному вигляді, застосовується для бухобліку за дотримання положень Закону про електронні документи та е-документообіг.

У випадку формування та збереження первинки за допомогою електронних засобів, платник податків має обов’язок за власний рахунок виготовити паперові копії на вимогу:

• інших учасників господарських операцій;
• відповідних органів у межах законних повноважень;
• правоохоронців.

Також платник надає у разі перевірки посадовцям органів контролю документи, що стосуються предмету перевірки. Обов’язок надати перевіряльникам відповідну інформацію встановлює пункт 85.2 Податкового Кодексу. 

Про порядок надання ПН та РК на податкову перевірку читайте тут:

Вимоги до  надання первинних документів на перевірку:

• посадовцям або службовим особам, які здійснюють податкову перевірку, необхідно надати копії усіх первинних документів, що стосуються предмету перевірки;
• зазначені копії необхідно завірити підписом платника податків та печаткою, у разі її наявності;
• обов’язок платника надати перевіряльникам належним чином завірені копії документів, що стосуються предмету перевірки, встановлено у пунктах 85.8 та 58.4 статті 85 Податкового Кодексу України.

Зберігання та знищення первинних документів — деталі

Що вважається копією для первинного документа в електронній формі

Для первинного документа, створеного в електронному вигляді, копії є візуальне представлення на папері, засвідчене з дотриманням вимог законодавства. Порядок встановлено у частині шостій статті 7 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями.

Як повідомити про втрату первинки через бойові дії?

Як засвідчити копію документа для податкової перевірки?

Вимоги до засвідчення копії документів встановлює пункт 5.26 розділу 5 наказу Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144 «ДСТУ 4163:2020 «Вимоги до оформлення документів».

Відмітка про завірення копії документа повинна містити:

• слова Згідно з оригіналом;
• назва посади та особистий підпис особи, яка засвідчує копію;
• прізвище та ім’я особи, яка засвідчує копію;
• дата засвідчення копії документа.

Як визначає  пункт 1.1 розділу  1 Наказу № 144 від 01.07.2020 № 144 «ДСТУ 4163:2020 «Вимоги до оформлення документів», це положення поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, та стосується державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб незалежно від форми власності.

• Як виправити помилки у первинних документах?
• Про нове у зберіганні первинки для ФОП читайте за посиланням.

Повний спектр роботи з електронними документами разом з M.E.Doc Бізнес ЕДО: легко створюйте, підписуйте та передавайте електронні документи. 

Інші важливі новини для бухгалтера

Читайте також інші матеріали, які можуть вас зацікавити:

• Як платити військовий збір у жовтні, якщо Закон не підписано
• Хто використовує POS термінали з 1 січня — деталі
• Здача в оренду нерухомого майна ФОП 2024 — що варто знати
• Як складати розрахунок коригування з 1 жовтня 2024
• Обов’язкові реквізити первинних документів — які вимоги ДПС
• Ставки місцевих податків на 2025 рік
• Індексуємо зарплату у жовтні та листопаді: деталі