Терміни зберігання документів на підприємстві

Строки зберігання документів — які документи та скільки потрібно зберігати, читайте у цій статті.

Первинні документи: термін зберігання

З 28.04.2023 року набрав чинності Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки»  № 2970-IX від 20.03.2023 р. 

Відповідно до оновленої редакції цього Закону (№ 02970) платники податків зобов’язані зберігати документи та інформацію, пов’язану з ними, згідно вимог існуючого законодавства ,контроль за виконання яких покладено на контролюючі орган впродовж таких термінів:

• 2555 днів (7 років) – документи та інформація ,необхідні для податкового  контролю відповідно до статей 39 і 39 ПКУ.
• 1825 днів (5 років) — для первинної документації , регістрів бухгалтерського обліку та фінансової звітності, інших документів, які пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються платниками податку на прибуток, а також юрособами-«єдинниками»,  за винятком документів, які мають більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 ПКУ.

Таким чином, для юросіб зберігання первинної документації збільшилось з 3-х до 5-ти років.

• 1095 днів (3 роки)—для інших документів, які не відповідають вимогам пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ (п. 44.3.3 ПКУ) та для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого (неподаткового) законодавства; дозвільних документів (п. 44.3.4 ПКУ). 

Які терміни зберігання для різних документів

Орієнтовний перелік документів відповідно до строків їх зберігання:

Строки зберігання документів для ФОП

10 лютого 2024 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції від 04.01.2024 № 40/5, яким внесено зміни до Перелік типових документів в діяльності держорганів та органів місцевого самоврядування, установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012  № 578/5 .

Відтепер, з урахуванням змін, строки зберігання документів, зазначених у цьому Переліку застосовуються Фізичними особами-підприємцями, якщо інше не встановлено законом (для ФОП раніше це було добровільним)

Змінилися строки зберігання окремих конкретних документів стосовно фінансово-господарської діяльності до 5 років: 

• Фінансова звітність з примітками до неї – квартальна ;
• Звіти і відомості про надходження, витрачання, залишки сировини, матеріалів і готової продукції ;
• Баланси розподілу й відвантаження продукції;
• Регістри рахунків до оплати ;
• Журнали використання електронних контрольно-касових апаратів, контрольні стрічки електронних контрольно-касових апаратів;
• Документи документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у т. ч. перевірок каси, правильності стягнення податків тощо ;
• Документи (вимоги, накладні, накопичувальні відомості) про продукцію, що надійшла для обробки;
• Договори про повну матеріальну відповідальність  ;
• Договори, угоди про право користування житловою площею в будинках, що належать організації  ;
• Договори зберігання (складського зберігання)  , енергопостачання, комунального обслуговування організації  , про охоронну діяльність  ;
• Документи (договори, угоди, акти) про приймання і здавання будівель, приміщень в оренду  ;
• Договори з експертами на проведення експертизи передпроектної і проектної діяльності, підряди (контракти) на виконання ремонтних робіт ;
• Договори на очищення комунальних  та  інших стічних вод  ;

Для первинних документів та додатків до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку ТМЦ, рахунки-фактури, авансові звіти тощо строк зберігання також складає 5 років.

Первинні документи та звітність ФОП — 3 роки

Ліквідаційні, передаточні, розділювальні баланси  мають строк зберігання до ліквідації організації, аналітичні документи (таблиці, доповіді, доповідні записки тощо) до річних звітів і балансів  10 років (якщо в організації створюються документи НАФ –  постійно) 

Водночас для деяких документів встановлено застереження:

• документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення зберігаються протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення
• документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації);

Для отримання більш детальної консультації радимо звернутися до ДПС, у разі виникнення додаткових питань.

Все про зберігання первинки на підприємстві

Вам можуть бути корисні інші наші матеріали про строки зберігання первинних документів:

• Втрата первинних документів під час війни — які дії платника податків
• Зміни у зберіганні первинних документів для ФОП 2024
• Що потрібно знати про знищення первинки