Підтвердження стажу для пенсії: зміни з 13 жовтня 2026

Кабмін оновив правила підтвердження стажу для призначення пенсії за відсутності трудової книжки чи записів у ній. Нові норми діють з 13 жовтня 2026 року.

Підтвердження стажу для пенсії без трудової книжки: зміни з 13 жовтня 2026

Раніше ми вже повідомляли, що внаслідок війни складно своєчасно оцифрувати велику кількість паперових трудових книг. Багато бізнесів втратили доступ до архівів і, даних на фізичних носіях, або ж відсутня змога вести кадрову роботу. Додатково, релокація чи припинення діяльності підприємств через війну практично унеможливлює виправлення помилок у трудових книжках. Окрім того, працівники, що змінили місце проживання, також часто втратили трудові книжки чи необхідні документи для підтвердження стажу у звичайний спосіб. 

Ще наприкінці 2025 року виникла законодавча ініціатива щодо продовження строку оцифрування паперових трудових книг та оновлення підходу до цього процесу (проєкт №14257 від 27.11.2025 року). Хоча цей проєкт не отримав подальшого руху, все ж уряд оновив механізм підтвердження стажу для пенсії, що більше відповідає умовам воєнного стану.

Постановою Кабінету Міністрів України від 7 жовтня 2026 року № 1246 внесено зміни до Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній.

Зміни мають спростити підтвердження стажу. Найбільше вони стосуються людей, які не мають трудової книжки, втратили документи про роботу або не можуть їх отримати через наслідки збройної агресії проти України.

Постанову КМУ № 1246 прийнято на виконання Закону № 4851 «Про внесення змін до Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” щодо підтвердження страхового стажу», що вступив у дію 2.08.2026 року.

Зміни, передбачені Постановою КМУ №1246 щодо оновленої процедури підтвердження стажу, визначеної у Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній № 637, діють з 13.10.2026.

Як зміниться підтвердження стажу з 13 жовтня 2026

Коротко зазначимо головні зміни щодо підтвердження стажу, які запрацювали з 13 жовтня 2026:

1. Головне джерело даних про стаж — державні електронні реєстри за періоди до запровадження системи персоніфікованого обліку. Спершу інформацію шукають саме в них. Якщо там потрібних відомостей немає, стаж можна підтвердити трудовою книжкою та іншими документами, які передбачає законодавство.
2. Більше способів підтвердити стаж, якщо документів немає. Коли трудової книжки немає, потрібні записи в ній відсутні або документи не збереглися, можна використати інші документи, видані за місцем роботи, служби, навчання, чи архівними установами (архівними підрозділами підприємств, установ, організацій). Нижче наведемо оновлений перелік цих документів. За умов, передбачених законом, стаж підтверджують і показаннями свідків. Для цього потрібні щонайменше двоє свідків, які працювали разом із заявником. Пенсійний фонд України допоможе у їх пошуку.
3. Окремі механізми для тих, хто втратив документи через війну. Це стосується людей, чиї документи втрачено чи знищено внаслідок бойових дій або тимчасової окупації територій. Оновлений порядок допомагає їм підтвердити періоди роботи, навіть якщо звичайного комплекту документів немає. Для таких випадків Пенсійний Фонд і Мінсоцполітики визначать окремий порядок. 

Таким чином, ПФУ та Мінсоцполітики ще повинні розробити і погодити окремий порядок дій для спірних випадків. Чекаємо подальших роз’яснень контролюючих органів та профільних установ з цього приводу.

Підтвердження стажу для пенсії по новому: що варто знати

Відсутність трудової книжки або окремих записів у ній не означає, що відповідні періоди роботи автоматично не зарахують до стажу. Якщо документів про трудову діяльність немає, звертайтеся до органу Пенсійного фонду України. Там підкажуть, як підтвердити стаж у вашій ситуації. Залежно від обставин можуть використати відомості державних електронних реєстрів, інші документи або показання свідків у випадках, передбачених законом.

Як підтвердити стаж, якщо втрачена трудова книжка

Відповідно до Постанови КМУ від 7 жовтня 2026 № 1246, за відсутності у працівника трудової книжки, а також у випадку, коли в трудовій відсутні потрібні записи, наявні виправлення чи неточності, або ж розбіжності щодо періодів роботи, для підтвердження стажу роботи приймаються:

• наявні у людини документи, виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій;
• довідки;
• виписки з наказів;
• особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати;
• документи про рух коштів на банківському рахунку фізичної особи, що підтверджують отримання (зарахування) заробітної плати (винагороди);
• посвідчення;
• характеристики;
• письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання;
• інші документи, що містять відомості про періоди роботи;
• інші документи, видані за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами (архівними підрозділами підприємств, установ, організацій), зокрема з урахуванням положень пункту 6 цього Порядку;
• рішення суду про встановлення періоду перебування у трудових відносинах і характеру виконуваної роботи.
• членські квитки профспілок за періоди сплати членських внесків.

Детальний перелік документів викладений у пункті 3 Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній № 637.

Для осіб, які займаються веденням особистого селянського господарства, додано можливість підтвердити періоди роботи за наявності даних від податкових органів про сплату фіксованого сільськогосподарського податку.

Підтвердження часу догляду непрацюючої матері за дітьми

Уточнено порядок підтвердження часу догляду непрацюючої матері за малолітніми дітьми. Зокрема, оновлено, що такий час може бути підтверджений на підставі даних не лише трудової книжки, але й випискою з неї, чи іншими документами, виданими за місцем роботи, служби, навчання або архівними установами чи архівними підрозділами.

Підтвердження стажу роботи на ТОТ і територіях бойових дій

Розширено редакцію пункту 17-1 щодо підтвердження стажу за наявності помилок у трудовій про періоди роботи на підприємствах, що знаходяться на ТОТ чи районах бойових дій, або підприємствах, чиє майно / документи знищені/знаходяться на таких територіях. У цих випадках стаж підтверджується згідно з порядком, погодженим ПФУ та Мінсоцполітики.

Підтвердження стажу роботи свідками по новому

Оновлена редакція пункту 18 Порядку №637 прямо передбачає обов’язок органів ПФУ сприяти у встановленні інформації про осіб, які можуть свідчити про спільну роботу із заявником на одному підприємстві, в установі, організації (зокрема колгоспі), в одній системі в один період роботи. Така інформація надається за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у строк 1 місяць.

Для підтвердження факту спільної роботи ПФУ опитує двох таких свідків. 

Як підтвердити стаж, якщо ПІБ не збігається

Раніше у разі розбіжності даних у трудовій книжці та у документах, що посвідчують особу, Порядок 637 вимагав підтвердження факту належності документа заявнику через суд.

Оновлена редакція пункту 36 Порядку № 637 уточнює, якщо наявна розбіжність ПІБ у трудовій та паспорті чи свідоцтві про народження, проте з інших документів можна зробити висновок про приналежність цього документа заявнику, приналежність встановлюється у порядку, визначеному Пенсійним фондом України за погодженням з Мінсоцполітики. До таких документів належать накази про прийняття або звільнення з роботи, свідоцтво про шлюб, свідоцтво чи витяг про розірвання шлюбу.

В інших випадках приналежність встановлюється через суд.

Більше матеріалів про трудові книги та їх оцифрування доступні за посиланням.

Актуальні новини для бухгалтера

Читайте також:

• Чек-ліст: порядок дій підприємця для продовження роботи після 4 грудня
• Не подано повідомлення 20-ОПП: позиція ВС
• Повідомлення до ДПС про знищення майна через війну: як подати
• Штраф за порушення подання статзвітності: наказ Держстату № 205
• Ставки місцевих податків і зборів 2027 за областями
• Застосування факсиміле і власних бланків змінять: наказ Мінфіну № 514
• Проєкт комплексних перевірок ДРС 2027 опубліковано: деталі
• Оподаткування посилок до 150 євро з 2027 року: що зміниться для бізнесу

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.