Щорічна основна відпустка: як правильно оформити?

Як правильно скласти графік відпусток на 2024 рік та скласти наказ про надання відпустки працівнику, що варто знати про відпустки під час воєнного стану, розглянемо в цій статті.

Особливості надання відпусток 2024

Що варто пам’ятати про відпустки під час воєнного стану 2024? Коротко нагадаємо головні пункти:

• протягом воєнного стану працівник має право отримати неоплачувану відпустку будь-якої тривалості. Важливо пам’ятати, що така відпустка надається за заявою працівника, а не примусово. Тривалість цього виду відпусток враховується у період роботи, що дає право на отримання щорічної основної відпустки.
• неоплачувані відпустки, передбачені у статті 25 і 26 Закону про відпустки, протягом воєнного стану надаються на загальних підставах, за заявою працівника.

Інший вид відпусток — відпустка без збереження зарплати для внутрішньо переміщених осіб, або осіб, які виїхали за межі України. Чим же відрізняється надання відпусток у цьому випадку? Існує три головні відмінності:

1. Працівник повинен підтвердити своє право на надання цього виду відпусток. Для цього слід подати копію про взяття на облік як внутрішньо переміщеної особи, на підставі якої видається наказ про надання відпустки.
2. Максимальна тривалість такої відпустки обмежена та не може становити понад 90 днів. Тривалість відпустки визначає працівник у своїй заяві.
3. Термін, протягом якого працівник знаходиться у відпустці як ВПО, не включається до стажу.

Окрім того, роботодавець не може відмовити працівнику у наданні зазначеного виду відпусток.

Щорічна відпустка під час воєнного стану

Варто пам’ятати, що тривалість щорічної основної відпустки під час війни обмежена. Щорічна оплачувана відпустка під час війни може тривати не більш як 24 дні зі збереженням заробітної плати. Разом з тим, Міністерство економіки у роз’яснювальному листі від 28.01.2024 №4706-05/6893-09 інформує, що за відсутності змоги у роботодавця через об’єктивні причини оплачувати щорічні відпустки тривалістю понад 24 дні, залишок днів переноситься на період після закінчення воєнного стану. Отже:

• за наявності об’єктивних причин роботодавець може обмежити оплату днів щорічної оплачуваної відпустки та оплатити 24 дні. При цьому роботодавець повинен обґрунтувати причину такої дії та надати документальне підтвердження обставин, які спричинили такий крок;
• якщо працівник має право на більшу кількість днів щорічної основної оплачуваної відпустки, залишок днів надається без оплати або підлягає перенесенню на період після воєнного стану;
• застосувати цю норму можна лише до відпусток, право на які працівник набув після 23.12.2023 року.

Детальніше про це положення читайте в абзаці 3 частини 1 статті 12 Закону №2136 зі змінами, внесеними Законом 3494.

Винятки, коли відпустка оплачується у повному обсязі: 

• відпустка по вагітності та пологах;
• по догляду за дитиною до 3 років;
• відпустка у зв’язку з усиновленням.

Компенсації за невикористані відпустки 2024

Зверніть увагу, що компенсації за невикористані відпустки виплачуються по новому. Необхідно окремо розраховувати компенсацію за відпустки, право на які працівник набув у період до 31.12.2023 та після цієї дати. Як рахувати компенсації за невикористані відпустки відповідно до Порядку 100, читайте у цій статті.

Рахуєте середню зарплату відпускних та лікарняних вручну? Існує готове програмне рішення Модуль ВідЛік у програмі BAS за доступною ціною.

Як складаємо графік відпусток 2024

Відпустки працівникам надаються відповідно до графіку відпусток на підприємстві, затвердженого керівником та доведеного до відома працівників під підпис.

У графіку зазначаються дані щодо розподілу періодів відпустки та черги надання щорічних оплачуваних відпусток працівникам. 

Головне про графік відпусток:

• наявність графіка відпусток обов’язкова для всіх роботодавців, у тому числі ФОП;
• графік складається у довільній формі з урахуванням положень ДСТУ 4163:2020;
• відсутність графіка відпусток є порушенням вимог законодавства про працю, а саме статті 79 Кодексу законів про працю України.

Докладно про графік відпусток та інформацію, яку необхідно у ньому вказати, а також про відповідальність за відсутність графіка у роботодавця читайте за посиланням.

Як оформити щорічну основну відпустку 2024?

За два тижні до початку відпустки роботодавець повинен письмово попередити працівника про надання відпустки. Якщо у графіку зазначається лише місяць і кількість днів, то конкретні дати визначаються вже на підставі заяви працівника чи наказу про надання відпустки. Повідомлення працівника про надання відпустки складається за довільною формою.

Коли можна перенести відпустку

Випадки, коли основну щорічну відпустку можна перенести, визначені у статті 11 Закону про відпустки. Зокрема, працівник може перенести щорічну відпустку у наступних випадках:

• якщо керівник порушив терміни письмового повідомлення про відпустку — попередити слід не менш ніж за 14 днів до початку відпустки;
• за період відпустки несвоєчасно виплачена зарплата.

Також відпустку слід перенести або продовжити:

• у разі відпустки по вагітності та пологам;
• збіг щорічної відпустки та відпустки у зв’язку з навчанням;
• якщо працівник виконував громадські чи державні обов’язки, у випадку, якщо відповідно до законодавства за ним зберігається зарплата за цей період;
• у разі тимчасової непрацездатності (з підтвердженням);
• щодо працівника було встановлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України.

Поділ відпустки на частини під час воєнного стану

Поділ відпустки на частини можливий у разі, якщо основна частина щорічної оплачуваної відпустки триває мінімум 14 календарних днів.

На частини можна ділити щорічну основну та щорічні додаткові відпустки. У випадку, якщо відпустка належить до соціальних відпусток, або є пільгою, наприклад, як відпустка учасникам бойових дій, постраждалим учасникам Революції Гідності, особам з інвалідністю внаслідок війни (стаття 16-2 Закону України “Про відпустки”), така відпустка не підлягає поділу, компенсації після звільнення чи перенесенню. Разом з тим, працівники, які мають право отримати соціальну відпустку за кількома підставами, такі відпустки можна отримати за кожною підставою почергово.

Коли потрібна заява на відпустку

Якщо працівник виходить у відпустку в період, визначений у графіку надання відпусток на підприємстві, заява на відпустку від працівника не потрібна. Адже у цьому випадку графіка достатньо для наказу про надання відпустки. У випадку, коли працівник хоче вийти у відпустку в інший період, вийти у відпустку за власний рахунок, поділити основну щорічну оплачувану відпустку на частини або має право на додаткові оплачувані відпустки, подається заява на відпустку  на ім’я керівника підприємства.

Як скласти заяву на відпустку

Хоча конкретної форми заяви на відпустку немає, заяву слід складати згідно ДСТУ 4163:2020, а саме на стандартизовану форму заяви працівника. Заява на відпустку може подаватись як у письмовому вигляді, так і у роздрукованому вигляді з підписом працівника, а також виконаною у формі шаблона. Це не є порушенням.

Зі сторони роботодавця у заяві слід заповнити: реєстраційний номер заяви за реєстраційним журналом документів на підприємстві та дату реєстрації заяви у верхньому лівому куті; рішення керівника підприємства щодо надання або ненадання відпустки.

У заявах на відпустку за власний рахунок зазначається часовий проміжок, наприклад з 1 числа по 6 число. У заявах на щорічну відпустку вказується дата початку  відпустки, про яку просить працівник, і кількість днів такої відпустки. Зверніть увагу, що основна безперервна частина відпустки має складати 14 днів, проте таку частину не обов’язково потрібно використати першою.

Термінові відпустки — як уникнути невиплати відпускних

Чи можна написати заяву на відпустку за день до початку відпустки та як бути з нарахуванням відпускних? 

Відповідно до статті 10 Закону про відпустки, керівник повинен попередити працівника про щорічну оплачувану відпустку за 14 днів до її початку. 

Проте не буде порушенням законодавства, якщо працівник просить змінити строки надання відпустки і роботодавець не проти таких змін. Стаття  Закону про відпустки передбачає, що виплачувати відпускні працівнику необхідно не менш як за 3 дні до початку відпустки. Разом з тим, у випадку різких змін у датах відпустки, бухгалтерія не стигне виплатити відпускні. Що робити у цьому випадку, щоби уникнути невиплати відпускних? Можна скористатися положенням Конвенції про оплачувані відпустки №132, що ратифікована Законом України 2481 від 29.05.2001. 

Пункт 2 статті 7 зазначеної Конвенції передбачає, що відпускні виплачуються до початку відпустки, якщо інше не визначено угодою між працівником і роботодавцем.

У випадку, коли бухгалтерія не встигне нарахувати відпускні до початку відпустки, у заяві слід вказати про інші терміни виплати відпускних, наприклад при виплаті зарплати або авансу.

Наказ про надання відпустки та інші документи

Підписуючи заяву, керівник підприємства погоджується з наданням оплачуваної відпустки у зазначений працівником період. Після цього на підставі такої заяви складається наказ про надання відпустки.

Наказом Держстату від 05.12.2008 № 489 визначені типові форми первинної облікової документації зі статистики праці, серед іншого, форма № П-3 “Наказ (розпорядження) про надання відпустки”. Переглянути форму можна за посиланням.

Наказ необхідно надати працівнику для ознайомлення під підпис.

Відмітка про відпустку вноситься в табель обліку використання робочого часу працівника.

Відпустку для військовозобов’язаних і призовників необхідно відобразити у розділі V типової форми № П-2 “Особова картка працівника”. Таку вимогу встановлює наказ Міноборони та Державного комітету статистики України від 25.12.2009 № 495/656. Переглянути форму картки можна за посиланням.

Корисні новини для бухгалтера

Читайте також інші наші новини:

• Хто повинен використовувати РРО або ПРРО
• Змінять підхід до блокування ПН для прифронтової зони
• Проводимо аудит паперової та електронної трудової книжки — на що звернути увагу та як виправити помилки
• Як індексувати зарплату в червні 2024
• Бронювання працівників по новому: усі нюанси Постанови 650
• Як планується змінити зберігання пального для генераторів