Закордонні відрядження тепер без штампів у паспортах: особливості оформлення

З 12 жовтня 2025 ЄС скасовує штампи в паспортах, переходячи на систему EES. Як бізнесу підтверджувати відрядження працівників та оновити внутрішні документи, розглянемо тут.

Як підтверджувати перетин кордону для виплати добових з 12 жовтня 2025

З 12 жовтня 2025 року набувають чинності кардинальні зміни у правилах перетину кордону з країнами Європейського Союзу: традиційні штампи у закордонних паспортах скасовуються. Вони будуть замінені на електронну систему обліку в’їзду та виїзду (Entry/Exit System, EES). Це означає, що вся інформація про факт перетину кордону фіксуватиметься виключно в електронному вигляді, включаючи біометричні дані, реквізити паспорта, дату і пункт перетину. Ці дані зберігатимуться протягом трьох років, але прямого доступу до них роботодавці не матимуть.

Для українського бізнесу ця зміна створює виклик: зникає головний паперовий доказ для підтвердження факту та дати відрядження. Розглянемо, як підтвердити документально закордонні відрядження найманих працівників та як для цього доведеться оновити внутрішню документацію підприємства.

Документальне підтвердження витрат та тривалість відрядження

Згідно з підпунктом 170.9.1 Податкового кодексу України, витрати на відрядження, які належать до добових, не включаються до оподатковуваного доходу працівника лише за умови їхнього документального підтвердження.

Для закордонних відряджень сума неоподатковуваних добових становить до 80 євро за кожен календарний день, розрахунок яких здійснюється за курсом НБУ на відповідну дату.

Фактична кількість днів відрядження визначається на підставі наказу про відрядження. Окрім того, необхідно надати щонайменше один документ, що безпосередньо підтверджує перебування працівника за кордоном. ПКУ в підпункті “а” пункту 170.9.1 зазначає, що до доказів перебування працівника за кордоном можна віднести:

• відмітки прикордонних служб про перетин кордону;
• проїзні документи;
• рахунки на проживання;
• а також будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні. У якості таких доказів для закордонних відряджень також можна використати запрошення від приймаючої сторони, договори або контракти, що свідчать про ділову мету поїздки, чеки та квитанції за час відрядження.

Важливо, що добові на відрядження, у тому числі добові на відрядження за кордон, не оподатковуються тільки у разі наявності підтвердних документів, які засвідчують фактичну вартість і реальність таких відряджень. Сюди належать:

• Транспортні квитки у паперовому та електронному вигляді, посадкові талони, багажні квитанції;
• Рахунки за проживання або страхові поліси.
• Банківські виписки чи відомості про проведені платіжні операції.
• Будь-які інші документи, що підтверджують суму понесених витрат.

Докладніше можна ознайомитись з підпунктом 170.9.1 ПКУ за посиланням.

Таким чином, хоча з 12 жовтня зникають відмітки прикордонних служб про перетин кордону, в якості доказу перебування за кордоном можуть бути використані квитки на проїзд, рахунки на проживання, чеки та квитанції на витрати за кордоном  у вказані дати, а також документи від закордонних партнерів щодо перебування працівника за кордоном.

Додатково працівник може отримати довідку з Державної прикордонної служби України про перетин кордону. Оскільки такі відомості є конфіденційними та підпадають під Закон  «Про захист персональних даних», подати заяву на отримання інформації щодо перетинання державного кордону може сам працівник (з документом, що посвідчує особу), або представник працівника (у разі наявності письмової згоди). 

Форма звернення та інструкція з отримання такої довідки на сайті ДПСУ за посиланням.

У разі повної відсутності підтвердних документів, виплачені добові підлягають оподаткуванню як додаткове благо працівника.

Відрядження для бюджетних установ

Окрім ПКУ, особливості службових відряджень визначає також Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон (наказ Мінфіну від 13.09.1998 № 59). Зазначена інструкція є обов’язковою лише для бюджетних установ. 

Пункт 16.1 розділу ІІІ Інструкції № 59 передбачає, що тривалість перебування працівника у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (відповідних первинних документів та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні – відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання тощо). 

Важливо, що розділ Інструкції, який передбачає порядок саме закордонних відряджень, прямо визначає: відшкодування суми добових проводиться згідно з наказом/розпорядженням про відрядження, звітом про використання коштів, виданих на відрядження, та згідно з одним чи кількома документальними доказами, які підтверджують перебування працівника у відрядженні. Встановлено, що у випадку відсутності зазначених документів відшкодування добових витрат працівнику не проводиться.

При цьому, пункт 4 розділу II Інструкції передбачає, що для відряджень в межах України, до вже перелічених документів додаються:

• довідка підприємства, установи або організації, куди був відряджений працівник, про перебування його за місцем відрядження;
• службова записка у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погоджена безпосереднім керівником.

Відповідно до Інструкції 59, ці документи застосовуються для відряджень в межах України.

Інші важливі статті для вас

Читайте інші актуальні матеріали:

• Пам’ятка ФОП 2 групи
• Реформа держнагляду: Законопроєкт № 14030
• Повідомлення про найманих працівників: зміни з 1 жовтня 2025
• Строки реєстрації ПН в жовтні 2025
• Індексація зарплати жовтень 2025: що нового
• Оновлення декларації з податку на прибуток: зміни 2025
• Нове в реєстрації ПН та РК з 27 вересня
• План перевірок оновлено на вересень 2025: кому чекати на перевірки

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.