Виправлення помилок у річному перерахунку ПДФО за 2025 рік
Річний перерахунок ПДФО 2025 — обов’язкова процедура для роботодавців. Як правильно перерахувати ПДФО, перевірити право на ПСП та відобразити результати у додатку 4ДФ?
Річний перерахунок ПДФО 2025: виправлення помилок та правила звітування
Проведення річного перерахунку податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) є не лише інструментом внутрішнього контролю, а й прямим обов’язком податкового агента, закріпленим у підпункті 169.4.2 Податкового кодексу України (ПКУ). Ця процедура дозволяє забезпечити точність оподаткування заробітної плати та перевірити правомірність застосування податкової соціальної пільги (ПСП) протягом звітного періоду.
Законодавчі підстави та обов’язкові випадки проведення перерахунку
Згідно з нормами ПКУ, роботодавець зобов’язаний здійснити перерахунок нарахованих доходів у вигляді заробітної плати та утриманого податку у таких випадках:
- За результатами звітного року: під час нарахування заробітної плати за останній місяць року (грудень 2025 року);
- При зміні умов застосування ПСП: у разі зміни місця нарахування пільги за заявою працівника або за обставин, визначених пп. 169.2.3 Податкового кодексу;
- При звільненні: під час проведення остаточного розрахунку з працівником, який припиняє трудові відносини.;
Важливо: відповідно до пп. 169.4.3 Податкового кодексу, роботодавець має право проводити перерахунок за будь-який період та у будь-яких випадках для перевірки правильності оподаткування, незалежно від того, чи користувався працівник правом на ПСП.
Варто звернути увагу на проведення річного перерахунку ПДФО особливо у разі, якщо працівники мають право на ПСП і користуються ним, або ж виявлено порушення щодо застосування цієї пільги працівником. Також важливо ретельно підходити до перерахунку ПДФО у разі нарахування перехідних виплат працівникам, наприклад відпускних чи лікарняних.
Таким чином, роботодавці мають обов’язок перерахувати ПДФО при нарахування зарплати за грудень 2025.
Перерахунок ПДФО при виплаті лікарняних та відпускних
Пункт 169.4 Податкового Кодексу визначає особливості проведення перерахунку сум доходів та наданих податкових соціальних пільг. Зокрема, якщо платник податків отримує доходи у вигляді зарплати за час її збереження відповідно до законодавства, наприклад, під час відпустки чи у випадку перебування платника на лікарняному, для розрахунку граничної суми доходу, що дає право на застосування ПСП, зазначені доходи слід віднести до податкових періодів, у яких такі доходи були нараховані.
Перерахунок проводиться з уточненням місячних доходів, виплачених впродовж року, з розподілом сум відпускних та лікарняних за відповідними звітними місяцями. Після такого розподілу уточнений місячний дохід розглядається як окремий об’єкт оподаткування, що дозволяє:
- Виявити випадки, коли через велику суму перехідних виплат працівник втратив право на ПСП у певному місяці;
- Виявити ситуації, де після перерозподілу дохід місяця став меншим за граничний, і працівник отримав право на ПСП, яке не було враховане раніше.
Таким чином, річний перерахунок ПДФО призначений для уточнення сум ПДФО, утриманих протягом року. При проведенні перерахунку можна визначити, чи були допущені помилки у розрахунку ПДФО, чи працівником було втрачено або не використано право на ПСП за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу після його оподаткування за відповідний місяць. У випадку, коли сума такого доходу є недостатньою, недоплата стягується за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення. Таке положення встановлює підпункт 169.4.4 Податкового Кодексу.
Перерахунок ПДФО виявив нестачу при звільненні працівника
У разі виявлення суми недоплати при проведенні остаточного розрахунку з працівником, що більша за суму оподатковуваного доходу такого працівника за останній звітний період, непогашена частина недоплати буде вважатись податковим зобов’язанням працівника за наслідками звітного року. У такому випадку сплата такого податкового зобов’язання покладається на працівника.
Покроковий порядок здійснення річного перерахунку ПДФО
Розглянемо, як роботодавцю проводити річний перерахунок ПДФО покроково.
- Перший крок — уточнення помісячних доходів. Слід розподілити суми лікарняних та відпускних за місяцями, за які вони нараховані. Інші виплати (премії, індексація, надбавки) залишаються в місяці їх фактичного нарахування;
- Другий крок робимо у випадку застосування податкової соціальної пільги: порівняння з граничним доходом для ПСП. Зіставте отриману суму доходу за кожен місяць із лімітом для отримання ПСП. Нагадаємо, що у 2025 році загальний граничний дохід для застосування ПСП становить 4240 грн. Для працівників з дітьми зазначений ліміт множиться на кількість дітей. Слід уважно перевірити, чи коректно розраховані суми доходу та ПСП, та переконатися, що суми пільг застосовувалися лише до тих місяців, де дохід не перевищував встановлену межу.
- Розрахунок податкового зобов’язання: на підставі уточнених даних обчислюємо суму ПДФО за кожний місяць року окремо;
- Після цього підсумуйте місячні зобов’язання з ПДФО та порівняйте їх з фактично утриманою сумою податку за рік;
Останній крок — фіксація результатів. У разі виявлення, недоплату або переплату слід показати у бухгалтерському обліку та податковій звітності, зокрема, додатку 4ДФ.
Перерахунок ПДФО: недоплата та переплата
Порядок стягнення або повернення коштів регламентується підпунктом 169.4.4 ПКУ.
У разі виявлення переплати під час перерахунку ПДФО:
- Сума надміру утриманого податку зменшує податкові зобов’язання працівника за грудень 2025 року;
- У випадку, якщо сума переплати перевищує ПДФО за цей місяць, податкові зобов’язання з ПДФО у наступних періодах зменшуються до повернення суми залишку.
У разі виявлення недоплати ПДФО:
- Сума стягується роботодавцем за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника після його оподаткування;
- Стягнення розпочинається з грудня 2025 року. Якщо доходу недостатньо, залишок переноситься на наступні місяці до повного погашення суми недоплати;
Водночас, варто враховувати обмеження, встановлені Кодексом законів про працю України. Зокрема, стаття 128 КЗпП передбачає, що загальний розмір відрахувань від заробітної плати не може складати більше 20% від суми, що підялгає виплаті працівнику після оподаткування. При цьому заборонено проводити відрахування з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат, на які згідно з законодавством не звертається стягнення.
Як показати перерахунок ПДФО у додатку 4ДФ до Об’єднаної звітності
Якщо суми ПДФО або доходу за грудень достатньо для перекриття недоплати чи переплати, додаток 4ДФ заповнюється наступним чином:
- Графи 3 та 3а: відображається фактично нарахований та виплачений дохід за грудень;
- Графи 4 та 4а (ПДФО): відображається сума податку за грудень, скоригована на результат перерахунку (збільшена на суму недоплати або зменшена на суму переплати);
- 5 та 5а (Військовий збір): зазначається фактично утриманий ВЗ за грудень.
Якщо суми доходу за грудень недостатньо для перекриття недоплати або сума переплати більше за ПДФО грудня, сума переплати або недоплати переходить на наступні місяці та відображається у додатку 4ДФ за ці періоди.
Зокрема:
- якщо переплата більше за ПДФО грудня, графи 4а та 4 не заповнюємо;
- якщо суми зарплати за грудень недостатньо, аби перекрити недоплату (пам’ятаємо про обмеження у 20% від суми після оподаткування), зазначаємо залишок у Додатку 4ДФ за наступні періоди.
Актуальні новини для бухгалтера
Вам можуть бути цікаві наступні матеріали:
- Благодійна допомога: як підтримати працівників без зайвих податків
- Платіжні термінали: застосування 2026
- Штраф за несплату податків ФОП 1-3 група 2026
- Нові правила актів виконаних робіт: законопроєкт 14023
- Як зміниться подання статзвітності 2026
- Зміни до бронювання: Постанова 1608
- Складіть графік відпусток на підприємстві: нагадування про головні деталі
Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.
Коментарів поки що немає...