Чи потрібно ФОПу вести кадрові документи?

Якщо підприємець використовує найману працю, він зобов’язаний вести кадрові документи у встановленому законодавством порядку.

Кадрова документація для ФОП під час війни

Перелік кадрових документів у ФОП, що використовує найману працю, залежить від сфери діяльності підприємця, умов праці і так далі. Разом з тим, податківці вже виокремлювали перелік обов’язкових кадровий документів для фізособи-підприємця.

• Колективний договір;
• Трудовий договір у письмовому вигляді;
• Трудова книжка (зберігається у працівників, крім випадку оцифрування відомостей про трудову діяльність роботодавцем);
• Правила внутрішнього трудового розпорядку, оскільки є роботодавцями в розумінні Кодексу законів про працю України. Працівників слід ознайомити з правилами внутрішнього розпорядку під підпис;
• Штатний розпис, оскільки, відповідно до позиції Держпраці, він обов’язковий як для юросіб, так і для ФОП, що мають найманих працівників. Штатний розпис слід складати у довільній формі, відповідно до Класифікатора професій, а при визначенні заробітної плати враховується кваліфікація та складність виконуваної роботи;
• Особова картка працівника — згідно з позицією Мінсоцполітики,  ФОП повинні вести особові картки працівників (лист від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06);
• Табель обліку використання робочого часу за типовою формою П-5 або на її основі;
• Заяви працівників — сюди належать заяви про прийняття на роботу, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), встановлення неповного робочого часу, на звільнення. Заяви працівників необхідні передусім для уникнення можливих трудових спорів;
• Накази щодо основної діяльності;
• Кадрові накази, зокрема, про прийняття на роботу, переведення, відпустки, відрядження, звільнення;
• Графік відпусток, повідомлення про дату початку відпустки;
• Акти та пояснювальні записки;
• Зарплатні відомості для підтвердження сум нарахованого доходу та дотримання гарантій в оплаті праці;
• Посадові інструкції, що інформують працівників про посадові обов’язки, виконувану роботу та трудові права, відповідно до статті 29 Кодексу Законів про працю України.

Варто наголосити, що викладений список документів не є остаточним, адже залежно від специфіки роботи ФОП, законодавство може передбачати також інші кадрові документи.

Нагадаємо, що згідно з положеннями статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», роботодавець, а отже, і ФОП, який використовує найману працю, самостійно визначає порядок роботи кадрових служб на підприємстві та перелік кадрових документів, ведення яких здійснюється протягом воєнного стану (крім обов’язкових документів). У зв’язку з підвищеною загрозою втрати документів, рекомендується створювати цифрові копії необхідної документації, із розміщенням на кількох носіях або хмарних сховищах.

Інші новини за останній час

Читайте також:

• Зміни від Кабміну до блокування ПН та РК
• Оновлення до обміну е-документами з ДПС 2023
• Законопроєкт 8401 прийнято — скасування податкових пільг з 1 липня
• Граничні терміни подання звітності та сплати податків у червні 2023.
• Якої тривалості надаються неоплачувані відпустки протягом воєнного стану та коли можлива відпустка без обмеження тривалості
• Законопроєкт від Пенсійного фонду встановить для ФОП обов’язок щомісячної сплати ЄСВ та подання звітності через вебпортал ПФУ.