ЕДО на підприємстві з чого почати? Повне керівництво для бізнесу

Електронний документообіг (ЕДО) – це сучасна заміна паперових архівів, що спрощує управління документами та скорочує витрати. Система M.E.Doc допомагає підприємствам подавати звітність, обмінюватися документами та автоматизувати робочі процеси.

Що таке електронний документообіг та його переваги

Електронний документообіг є законною альтернативою архівів, веденням та зберігання стосів паперових документів та завойовує все більше прихильників серед українських підприємств. В цьому матеріалі ми детально розглянемо всі аспекти впровадження ЕДО за допомогою системи M.E.Doc.

Види документів в системі електронного документообігу

Важливо розуміти, що первинні документи – це не Податкові накладні, для їх створення у програмі інше рішення. До первинних документів відносяться:

• Акти наданих послуг;
• Акти звірки;
• Рахунки з ПДВ;
• Видаткові накладні;
• Рахунок-фактура та інші документи.

Процес впровадження ЕДО: покрокова інструкція

Базові вимоги для початку роботи

Укладення договорів про документообіг з мокрими печатками – це міф. Насправді, все що потрібно для переходу на ЕДО – це повідомити контрагента про те, що ви готові приймати документи через програму Медок.

Перший етап впровадження

Перший крок – це почати приймати і погоджувати вхідні первинні документи:

1. Акти виконаних послуг.
2. Рахунки на сплату.
3. Договори.
4. Видаткові накладні від постачальника та інші документи.

Чому варто обрати M.E.Doc для електронного документообігу

M.E.Doc – це українське ліцензійне програмне забезпечення, яким користується кожен другий бухгалтер для:

• Ведення та подачі звітності;
• Реєстрації акцизних, податкових накладних;
• Формування розрахунків коригування;
• Відправки запитів для отримання витягу або довідки;
• Формування та відправки звітності за міжнародними стандартами у форматі iXBRL;
• Двостороннього обмінну первинною документацією.

Особливості для державних установ

Державні та бюджетні установи теж є прихильниками медок так як «мокру» печатку на документі цілком і повністю замінює накладання кваліфікованого підпису, який має юридичну та законну силу.

7 ключових переваг електронного документообігу через M.E.Doc

1. Економічна ефективність

Для прийому та погодження первинних документів ліцензія взагалі не потрібна. Можна погоджувати чи відхиляти безлімітну кількість первинних документів. Необхідно лише:

1. Встановлена програма медок.
2. Кваліфікований електронний підпис (КЕП).

При придбанні ліцензії, Ви отримуєте можливість відправки безлімітної кількості первинних документів.

2. Маршрутизація документів

Багатосторонній обмін документів дозволяє:

1. Надсилати документи визначеній кількості отримувачів.
2. Встановлювати послідовність погодження.
3. Відстежувати статус документа на кожному етапі.
4. Автоматизувати процес погодження.

3. Робота з нетиповими документами

У програмі доступні:

• Велика кількість готових шаблонів
• Можливість створення Універсального документа
• Підтримка форматів Word, PDF, DBF, XLS
• Функція підписання та відправки документів з вкладеннями

4. Створення власних шаблонів

Можливості кастомізації включають:

• Додавання власного фірмового бланку;
• Інтеграцію логотипу;
• Налаштування під специфічні потреби;
• Створення шаблонів будь-яких первинних документів.

5. Взаємодія з контрагентами без M.E.Doc

Система дозволяє відправляти посилання на документ контрагентам, які не мають програми. Вони можуть:

• Отримати законний підписаний електронний документ на email;
• Погодити документ;
• Анулювати документ;
• Відхилити з коментарем.

6. Система внутрішнього візування

M.E.Doc забезпечує:

• Внутрішнє погодження між співробітниками;
• Накладення КЕП на кожному етапі;
• Фінальне погодження керівником;
• Автоматизацію процесу візування.

7. Розширені можливості звітності

Доступна відправка різних типів звітів:

• Баланс;
• Звіт про фінансові результати;
• Фінансова звітність;
• Документи у банк або біржу.

Електронний документообіг через M.E.Doc – це комплексне рішення для оптимізації документообігу вашого підприємства. Система надає всі необхідні інструменти для ефективної роботи з документами та забезпечує значну економію ресурсів.

Залишились запитання щодо впровадження ЕДО? Подайте заявку або зателефонуйте для отримання детальної консультації!