Графік відпусток на 2026 рік: що варто пам’ятати

Як правильно скласти та затвердити графік відпусток на 2026 рік? Покрокова інструкція, обов’язкові дані, перелік пріоритетних категорій, відповідальність за відсутність.

Графік відпусток 2026: покрокова інструкція

Щорічні відпустки є невід’ємною частиною трудових відносин. Правильне планування відпусток, яке забезпечує як інтереси виробництва, так і право працівника на відпочинок, регламентується статтею 79 КЗпП та статтею 10 Закону України “Про відпустки” № 504/96-ВР. Складання та затвердження графіка відпусток на наступний календарний рік є обов’язковим для всіх суб’єктів господарювання — від великих підприємств до ФОП, які мають найманих працівників.

Як правильно скласти та затвердити графік відпусток

Графік відпусток є основним документом, що визначає черговість надання оплачуваного відпочинку. Графіки відпусток слід формувати усім підприємствам (установам, організаціям), незалежно від форми власності. Обов’язок поширюється також на ФОП, якщо вони використовують найману працю. 

Зверніть увагу на строки складання графіка відпусток: графік складається на кожен календарний рік та має бути затверджений до 5 січня поточного року (пункт 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку). Тобто, графік на 2026 рік має бути затверджений до 05.01.2026.

Роботодавець затверджує графік за погодженням з профспілковою організацією (або іншим уповноваженим представником трудового колективу). При формуванні графіка слід враховувати потреби підприємства, побажання та можливості працівників, а також пріоритетні категорії працівників у наданні відпустки. Працівників слід ознайомити із затвердженим графіком відпусток.

За якою формою складати графік відпусток?

Хоча уніфікована форма графіка відпусток не затверджена, при створенні графіка слід дотримуватись вимог ДСТУ 4163:2020.

Графік відпусток — це план, а не наказ, тому в ньому зазначаються планові, а не точні дати. Доцільно зазначати у графіку місяць запланованого початку відпустки та кількість календарних днів. 

Що має містити графік відпусток:

• Ідентифікаційні дані — сюди відноситься найменування підприємства/роботодавця, період, на який затверджується графік;
• Дані працівників: ПІБ, посада, структурний підрозділ тощо;
• Вид відпустки — основна, додаткова за шкідливі умови або за особливий характер праці, додаткова “на дітей” тощо;
• Планові дати — місяць запланованого початку відпустки та кількість календарних днів відпустки.

За потреби, графік відпусток може бути доповнений іншими графами.

Рахуєте середню зарплату відпускних та лікарняних вручну? Існує готове програмне рішення Модуль ВідЛік у програмі BAS за доступною ціною.

Важливо: конкретний період надання відпустки узгоджується між працівником і роботодавцем. Працівника необхідно письмово повідомити про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну. Порушення цього терміну роботодавцем може бути підставою для перенесення відпустки (ст. 80 КЗпП). Також працівник може піти у відпустку поза графіком — цей ммент узгоджується з роботодавцем.

Пріоритетні категорії працівників для надання відпустки у зручний час

При складанні графіка роботодавець повинен враховувати не лише інтереси виробництва, а й особисті побажання окремих категорій працівників, яким законодавчо надано право на щорічну відпустку у зручний для них час (ст. 10 Закону № 504). 

Хто має пріоритет на вибір часу відпустки:

• Неповнолітні працівники;.
• Люди з інвалідністю;
• Жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або одразу після неї;
• Жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
• Одинокі мати/батько, опікуни, піклувальники та інші самотні особи, які фактично виховують дитину віком до 15 років;
• Дружини (чоловіки) військовослужбовців;
• Ветерани праці та особи, які мають особливі трудові заслуги;
• Ветерани війни, члени сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України (зміни згідно із Законом № 2153-IX);
• Вихователі дитячих будинків сімейного типу;
• Працівники, які є членами пожежно-рятувальних підрозділів (при несенні служби не менше року).

Також пріоритетне право на надання відпустки у зручний час застосовується в інших випадках, встановлених законодавством, або колективним/трудовим договором.

Перенесення щорічної відпустки: деталі 

Щорічна основна відпустка може бути перенесена у разі порушення роботодавцем строку, відведеного на письмове повідомлення працівника щодо початку відпустки (2 тижні до початку). Така норма передбачена у статті  80 КЗпП та статті 11 Закону № 504. 

Переглянути, за яких умов можливе перенесення щорічної відпустки, можна у статті 11 Закону про відпустки за посиланням.

Надання відпустки до 6 місяців роботи

Право працівника на щорічну відпустку (основну чи додаткову) повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на підприємстві. Якщо ж такі відпустки надаються до відпрацювання строку у 6 місяців, тривалість надання відпусток розраховується пропорційно до відпрацьованого строку.

Однак, деяким категоріям працівників щорічні відпустки можуть надаватися повної тривалості до настання цього шестимісячного терміну. Перелік таких працівників міститься в частині сьомій статті 10 Закону “Про відпустки”. 

Право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві.

У разі надання працівникові зазначених щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу, за винятком випадків, передбачених частиною сьомою цієї статті.

Кому надаються щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи на даному підприємстві, можна переглянути у статті 10 Закону України про відпустки за посиланням.

Затвердження Графіка відпусток 2026

При складанні та оформленні графіка відпусток необхідно дотримуватися чіткої послідовності дій:

1. Наказ про підготовку: видання наказу про початок підготовки до складання графіка;
2. Узгодження періодів — слід провести збір побажань працівників з урахуванням пріоритетних категорій (ст. 10 Закону про відпустки) та інтересів підприємства;
3. Складання проєкту графіка відпусток уповноваженою особою.
4. Погодження графіка з профспілковою організацією (або представником трудового колективу) та затвердження роботодавцем;
5. Обираємо спосіб затвердження графіка. Затвердити графік можна за допомогою грифа затвердження або шляхом видання окремого наказу з адміністративно-господарської діяльності.

Графік відпусток слід довести до відома всіх працівників під підпис про ознайомлення.

Штраф за відсутність графіка відпусток

Відповідальність за порушення трудового законодавства викладена у статті 265 КЗпП України.

Відсутність належним чином оформленого графіка відпусток на підприємстві може вважатися порушенням вимог законодавства про працю, а саме «інше порушення вимог законодавства про працю». Штраф за це порушення накладається у розмірі 1 мінімальної зарплати, а у випадку повторного вчинення впродовж року — у розмірі 2 МЗП.

Водночас, протягом воєнного стану штрафи за статтею 265 КЗпП не накладаються за умови усунення роботодавцем виявлених порушень у повному обсязі та своєчасно.

Підсумок: головне про Графік відпусток 2026

• Складання Графіка відпусток є обов’язковим для всіх роботодавців (ЮО та ФОП з найманими працівниками);
• Звертаємо увагу на строк затвердження, адже документ має бути затверджений до 5 січня 2026 року;
• У графіку вказуються місяць запланованого початку та кількість днів відпустки, а не точні дати;
• При складанні слід обов’язково враховувати право окремих категорій (люди  з інвалідністю, ветерани, жінки з дітьми) на відпустку у зручний для них час;
• Працівника необхідно письмово повідомити про точну дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні;
• Відсутність затвердженого графіка є порушенням трудового законодавства та може спричинити адміністративну відповідальність.

Усі статті про відпустки на підприємстві перегляньте у рубриці за посиланням.

Актуальні новини для бухгалтера

Інші матеріали за останній час:

• Повідомляємо ТЦК про призначення керівника та прийом на роботу працівників — строки і деталі
• Податковий гайд для ФОП на 2026 рік
• Обнулення індексації 2026 — деталі 
• Терміни сплати податків та подання звітності: грудень 2025
• Облікова політика — 2026: коли потрібне оновлення
• План перевірок Держпраці 2026: кого стосується 
• Первинні документи: як підтвердити реальність операцій

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.