Інвентаризація 2025 в КНП: покрокова інструкція та облік результатів

Інвентаризація в КНП ЗОЗ 📊 облік лишків і нестач ОЗ та ТМЦ 💊 автоматизація в KBS Бухгалтерія комунального підприємства 💼 супровід експертів.

Черговий рік добігає завершення , і коли люди думають  про нові сподівання нового року , в бухгалтерії починається найгарячіша пора року -підготовка до річної звітності. І першим етапом підготовки є Інвентаризація

Інвентаризація є обов’язковим елементом річної фінансової звітності для Комунальних некомерційних підприємств (КНП), забезпечуючи достовірність даних бухгалтерського обліку. Особливо складним цей процес є для закладів охорони здоров’я (ЗОЗ) через специфіку активів (ліки, НПП) та умови роботи під час воєнного стану.

Головною метою даної статті є  розібратися з  усіма аспектами інвентаризації/ Тому коротко, лаконічно і по суті.

ПІДГОТОВЧИЙ ЕТАП ТА ОРГАНІЗАЦІЙНІ ПИТАННЯ

Нормативно-правове підґрунтя:

Місце інвентаризації в Наказі про облікову політику

КНП може затвердити Наказ про облікову політику, який конкретизує Положення № 879, в якому відобразити наступне:

• Графік та періодичність проведення річної та позапланових інвентаризацій.
• Визначення форм документів (якщо використовуються власні, відмінні від типових).
• Процедура проведення раптових перевірок (щоквартально, щомісячно).

Організація процесу

Керівник підприємства:

• видає Наказ про проведення інвентаризації;
• видає Наказ про створення інвентаризаційної комісії, за потреби робочої комісії, в якому затверджує; склад комісій та визначає голів комісій.

Бухгалтерська служба:

1. Здійснює завершення обробки всіх документів щодо руху активів до початку інвентаризації (оформлення всіх прибуткових/видаткових накладних).
2. Складає останні Реєстри або Відомості залишків активів та зобов’язань, які передаються інвентаризаційній комісії для звірки.
3. Отримує розписки від МВО про те, що всі документи, що стосуються руху активів, здані до бухгалтерії.
4. Забезпечує комісію необхідними інвентаризаційними описами та звіряльними відомостями.Матеріально відповідальна особа

Матеріально відповідальна особа (МВО):

1. Оформлює та здає до бухгалтерії всі первинні документи на оприбуткування, відпуск та внутрішнє переміщення цінностей.
2. Наводить лад у місцях зберігання: забезпечує окреме зберігання своїх цінностей, маркує цінності, що не належать підприємству (оренда, відповідальне зберігання).
3. Надає розписку про те, що всі документи здані і активи готові до перевірки.

Інвентаризаційна комісія:

• проводить перше засідання (фіксується у Протоколі) для ознайомлення зі складом, Наказом, планом роботи та строками;
• перевіряє правильність зважувальних приладів та вимірювальних інструментів;
• Створення та повноваження комісій: Основні завдання та відмінності.

Для проведення інвентаризації створюються:

1. Постійно діюча інвентаризаційна комісія: Очолюється керівником або його заступником. Відповідає за організацію, координацію та контроль.
2. Робочі інвентаризаційні комісії: Створюються для безпосереднього виконання перевірки в місцях зберігання.

Відмінність між інвентаризаційною та робочою комісією?

Що робити, якщо інвентаризаційна комісія одна ?

На невеликих Комунальних некомерційних підприємствах (КНП) з обмеженим штатним розписом, де відсутня можливість створити кілька робочих комісій, створюється одна інвентаризаційна комісія.

Ця комісія виконує одночасно функції як Постійно діючої (організація та контроль), так і Робочої (фактична перевірка).

Ключові нюанси:

1. Комісія повинна складатися з мінімум трьох осіб, оскільки це забезпечує принцип колективного контролю.
2. Виняток для найменших: Якщо на підприємстві працює лише керівник, він може затвердити склад комісії з однієї особи (керівника), або включити до неї фахівців, найнятих за цивільно-правовими договорами (підтверджено листом Мінфіну).
3. Навіть єдина комісія має суворо дотримуватися правила заборони включення МВО до свого складу під час перевірки майна, за яке вона відповідає, та забезпечувати обов’язкову присутність МВО під час самого перерахунку.

Дії при відсутності учасників інвентаризації: Жорсткі вимоги Положення № 879

Відсутність члена Інвентаризаційної Комісії (Робочої або Постійної)

Інвентаризація проводиться виключно повним складом комісії. Якщо хоча б один член комісії відсутній (наприклад, через хворобу чи відпустку), комісія не має права розпочинати або продовжувати перевірку, оскільки результати, оформлені неповним складом, вважатимуться недійсними.

Дії Керівника: Керівник підприємства має негайно видати Наказ про внесення змін до складу комісії. У цьому Наказі має бути зазначено:

• Заміна відсутнього члена іншим працівником.
• Або виключення працівника зі складу (якщо його відсутність тривала і не передбачається повернення).

❗ Інвентаризація відновлюється лише після підписання нового Наказу та відновлення повного затвердженого складу.

Відсутність Матеріально відповідальної особи (МВО)

Фактична перевірка майна (перерахунок, обмір, зважування) проводиться виключно у присутності МВО, яка відповідає за цінності (П. 1, розд. ІІ Положення № 879). Без її підпису в інвентаризаційному описі документ вважається юридично сумнівним.

У разі стандартної відсутності (хвороба, відпустка, відрядження) комісія зобов’язана призупинити перевірку до моменту повернення МВО.

Виняток (Критична ситуація): Інвентаризація може бути проведена без присутності МВО лише у виняткових, критичних ситуаціях і за окремим Наказом керівника. Це стосується випадків, коли МВО: померла, зникла безвісти, тривало хворіє (за умови документального підтвердження), навмисно ухиляється від участі в інвентаризації ( У таких випадках для забезпечення об’єктивності та законності результатів перевірка має проводитися із залученням незалежних свідків та, за можливості, представника правоохоронних органів (особливо при підозрі на нестачу чи крадіжку).

Документальне оформлення матеріальної відповідальності:

Притягнення матеріально відповідальної особи (МВО) до повної матеріальної відповідальності за шкоду, завдану підприємству (що є головною метою інвентаризації при виявленні нестач), можливе лише за наявності повного, юридично бездоганного пакету документів. Відсутність хоча б одного з них може призвести до того, що відповідальність МВО буде обмежена середнім місячним заробітком (згідно зі ст. 132 КЗпП України).

Для забезпечення повного юридичного захисту КНП-медзакладу необхідно мати:

1. Наказ (розпорядження) про призначення на посаду МВО. Це базовий документ, що засвідчує факт трудових відносин. Фактично фіксує факт призначення працівника на посаду, яка передбачає виконання обов’язків щодо зберігання, обробки чи відпуску цінностей. Регулюється загальними нормами Кодексу законів про працю України (КЗпП).

1. Письмовий Договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Це ключовий документ, що розширює відповідальність працівника від обмеженої до повної. Договір укладається з працівниками, які досягли вісімнадцятирічного віку та займають посади, включені до Типового переліку посад і робіт, щодо яких може укладатися такий договір (чинний в Україні Наказ Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28.12.1977 № 447/24). ( Стаття 135-1 КЗпП України встановлює право підприємства укладати такий письмовий договір.)

1. Акт приймання-передачі – документ про фактичну передачу. Цей документ створює прямий зв’язок між конкретними цінностями та конкретною МВО. Підтверджує, що майно (основні засоби, запаси, грошові кошти) фактично передано під особистий контроль МВО.

⚠️ Юридичний наслідок: Відсутність письмового договору про повну відповідальність або документа, що підтверджує фактичну передачу майна під звіт, є підставою для застосування обмеженої матеріальної відповідальності згідно зі ст. 132 КЗпП України.

Рекомендація від практиків.

Оскільки в Україні наразі відсутній актуальний затверджений перелік посад, щодо яких може укладатися договір про повну матеріальну відповідальність, КНП рекомендується затвердити свій внутрішній розпорядчий документ (наприклад, Наказ по підприємству). Цей документ має містити Перелік посад МВО, які існують у медзакладі. При цьому необхідно забезпечити максимальну відповідність назв посад з внутрішнього переліку до тих посад, що вказані у чинному Наказі Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28.12.1977 № 447/24, щоб мінімізувати юридичні ризики та захистити інтереси підприємства у разі судових спорів.

ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ АКТИВІВ ТА СПЕЦИФІКА ЗОЗ

Інвентаризація необоротних активів є фундаментальною частиною річної перевірки та проводиться за місцем їх знаходження та за кожною матеріально відповідальною особою (МВО) окремо.

Основні засоби (ОЗ) та Інші необоротні матеріальні активи (ІНМА).

Інвентаризація ОЗ та ІНМА за своєю суттю є суто фізичною перевіркою.

1. Це фактичний обхід та огляд об’єктів у присутності МВО. Комісія повинна встановити фактичну наявність активу.
2. Для цього необхідно здійснити:
3. Перевірку наявності інвентарного номера на об’єкті, його назва та призначення.
4. Порівняння даних фактичної перевірки із записами в облікових регістрах — Інвентарних картках та/або Інвентаризаційних описах.
5. Оцінку загального технічного стану об’єкта, а також фіксація тих Основних засобів, що стали непридатними до експлуатації, для подальшого списання.

Особливості обліку цінностей, що тимчасово не використовуються або знаходяться у розпорядженні третіх осіб.

Активи КНП, які тимчасово не використовуються – Об’єкти на ремонті або модернізації.

Комісія повинна провести фактичний огляд об’єкта в місці його ремонту (в майстерні КНП або у підрядника). Обов’язково звіряється наявність Акту приймання-передачі в ремонт (форма ОЗ-2) або Наказу/Розпорядження про модернізацію. Це підтверджує, що виведення активу з експлуатації є правомірним. Такі Об’єкти до інвентаризаційного опису ОЗ, але з обов’язковою позначкою в графі “Примітка” про їхній стан (“У ремонті”, “На модернізації”).

Активи, які належать КНП, але перебувають у третіх осіб- Об’єкти, передані в оренду.

Інвентаризація таких об’єктів здійснюється документально – шляхом звірки з Договором оренди та Актом приймання-передачі об’єкта орендарю. Включаються до загального Інвентаризаційного опису ОЗ КНП, але відображаються окремою групою з позначкою “В оренді”.

Активи третіх осіб, які перебувають у КНП – Об’єкти на відповідальному зберіганні.

Фактична наявність перевіряється шляхом фізичного огляду. Обов’язкова наявність Акту приймання-передачі на відповідальне зберігання та Договору зберігання. Такі об’єкти вносяться до окремого інвентаризаційного опису, оскільки вони не є власністю КНП. В обліку КНП вони відображаються на позабалансових рахунках (наприклад, 02 “Активи на відповідальному зберіганні”).

Ключове правило (Положення № 879): Якщо об’єкти (ОЗ або ТМЦ) не належать підприємству, але знаходяться на його території (оренда, зберігання, транзит), вони інвентаризуються і включаються до окремих описів. Це забезпечує відокремлення чужого майна від власного.

Нематеріальні активи (НА)

Інвентаризація нематеріальних активів (комп’ютерні програми, патенти, торгові марки, ліцензії) має виключно документарний характер, оскільки ці активи не мають фізичної форми.

Фактично комісія здійснює:

• Перевірку наявності та чинності правоустановчих документів, що підтверджують право власності (патенти, свідоцтва) або право користування (ліцензійні договори, акти передачі прав).
• Контроль правильність відображення прав (виключні/невиключні), терміни корисного використання та правомірність нарахування амортизації.
• Перевірку наявності первинних документів про введення Нематеріальних активів в експлуатацію та правильність їх оприбуткування (особливо створених силами підприємства).

Інвентаризація Товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) та Специфіка ЗОЗ

Інвентаризація запасів є наймасовішим та найскладнішим етапом, оскільки цінності розташовані у різних місцях зберігання (склади, відділення, аптеки, процедурні кабінети) та обліковуються за різними МВО.

 Інвентаризація ТМЦ:

• Здійснюється перевірка фактичної наявності виключно шляхом фізичної перевірки – перерахунку, зважування або обміру. Категорично заборонено вносити дані до описів зі слів МВО або на основі лише облікових даних.
• ТМЦ, які знаходяться в дорозі або вже відвантажені (але право власності не перейшло), інвентаризуються документально шляхом звірки з платіжними дорученнями та іншими супровідними документами.
• ТМЦ, що втратили товарний вигляд, пошкоджені або морально застаріли, вносяться до інвентаризаційного опису окремими позиціями.

Лікарські засоби (ЛЗ) та Медичні вироби.

Облік та інвентаризація ЛЗ мають відповідати жорстким галузевим стандартам (зокрема, Наказ МОЗ від 19.07.2005 № 360).

• Комісія повинна провести 100% перевірку термінів придатності кожної серії лікарського засобу та медичного виробу.
• ЛЗ та медвироби з вичерпаним терміном придатності або ті, що мають ознаки недоброякісності, повинні бути зафіксовані в інвентаризаційному описі окремо для подальшого вилучення з обігу та утилізації (Наказ МОЗ № 635).
• Лікарські засоби, що вимагають особливого температурного режиму (холодовий ланцюг), перевіряються із звіркою з показниками температурних журналів у місцях їх зберігання.

Наркотичні засоби, Психотропні речовини та Прекурсори (НПП).

Інвентаризація НПП регулюється Постановою КМУ від 03.06.2009 № 589 та Постановою КМУ від 06.05.2000 № 770 і вимагає найсуворішого контролю.

• Інвентаризація НПП проводиться щомісячно (Постанова КМУ № 333), незалежно від річного графіка.
• Здійснюється Поштучна, поампульна або пограмна звірка, а також обов’язкова звірка фактичної наявності з даними спеціальних Журналів обліку (спеціальні форми, затверджені МОЗ).
• В разі виявлення Нестачі/надлишку НПП це стає надзвичайною подією. Керівник медичного закладу зобов’язаний ПРОТЯГОМ ОДНІЄЇ ДОБИ письмово повідомити про факт нестачі Національну поліцію, СБУ та Держлікслужбу (ч. 2 ст. 33 Закону № 60)

Інвентаризація Малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП) – Субрахунок 22

Інвентаризація МШП має особливості через їхній обліковий статус можливість введення в експлуатацію – списання з балансу та одночасна постановка на позабалансовий облік:

• МШП, які ще знаходяться на складі і не передані у використання, інвентаризуються за загальним порядком ТМЦ (шляхом фізичного перерахунку) та відображаються на субрахунку 22 (Д-т 22);
• згідно з обліковою політикою більшості КНП, вартість МШП списується на витрати (Д-т 92/949 К-т 22) у момент їхньої передачі в експлуатацію;
• після списання вартості, інвентаризація здійснюється кількісно (не вартісно) за місцями експлуатації (у відділеннях, кабінетах). Комісія перевіряє їх наявність та придатність до подальшого використання.

ВІДОБРАЖЕННЯ В ОБЛІКУ: ОПРИБУТКУВАННЯ ЛИШКІВ ТА СПИСАННЯ НЕСТАЧ (ТМЦ ТА НЕОБОРОТНІ АКТИВИ)

Відображення в обліку лишків Необоротних активів.

Перед оприбуткуванням виявленого під час інвентаризації Необоротного активу (НА) , необхідно визначити його вартість.

Для оцінки вартості слід керуватися:

• П. 10 НП(С)БО 7 “Основні засоби”: Первісна вартість безоплатно отриманих основних засобів дорівнює їх справедливій вартості на дату отримання.
• Абзац 2 п. 1.5 розд ІІІ Положення 879: Оцінка виявлених об’єктів проводиться за справедливою вартістю.

Таким чином, оцінку вартості лишків НА здійснює відповідна комісія виключно за справедливою вартістю.

На етапі формування бухгалтерських проведень виникає законодавча невідповідність, тому на сьогодні є три варіанти відображення в обліку лишків Необоротних активів.

Варіант 1. Облік лишків необоротних активів зі збільшенням Доходів майбутніх періодів

Цей варіант ґрунтується на абзаці 2 пункту 4 розділу 4 Положення 879, згідно з яким основні засоби, нематеріальні активи, які виявлені в лишках, підлягають оприбуткуванню зі збільшенням доходів майбутніх періодів.

Примітка: Цей варіант суперечить кореспонденції, передбаченій у Наказі Міністерства фінансів України від 30.11.2019 року № 291, розділ 6, рахунок 69.

• Положення 879 передбачає: Д-т 10, 11, 12 К-т 69.
• Наказ 291 (п. 21 Додатку до Методичних рекомендацій з обліку ОЗ) передбачає: Д-т 10, 11, 12 К-т 746.

Варіант 2. Облік лишків необоротних активів як безоплатного надходження

Виявлені лишки можна розглядати як безоплатне надходження НА. Керуючись п. 13 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів (Наказ Мінфіну № 561 від 30.09.2003 р.), на справедливу вартість безоплатно отриманих об’єктів основних засобів збільшується сальдо додаткового капіалу.

Варіант 3. Облік лишків необоротних активів з одночасним визнанням Інших Доходів

Цей варіант застосовується на підставі п. 21 Додатку до Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів (Наказ Мінфіну № 561 від 30.09.2003 р.) та рекомендацій, передбачених у листі Мінфіну від 22.02.2010 N 31-34000-20-7/3776. У цьому випадку Необоротний актив оприбутковується, і одночасно визнається Інший дохід.

Облік нестач Необоротних активів

У разі нестачі НА, його списують з балансу за залишковою вартістю. Списаний НА одночасно відноситься на позабалансовий рахунок 072 “Невідшкодовані нестачі і втpати від псування цінностей” до встановлення винної особи.

Коли винна особа встановлена, нестача списується з рахунку 072 та відноситься на рахунок 375 “Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків” з одночасним визнанням доходу на рахунку 746 “Інші доходи”

Приклад відображення в обліку

Облік лишків товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ)

Оцінка лишків ТМЦ

Вартість, за якою лишки ТМЦ ставлять на баланс, визначається так:

• Первісною вартістю безоплатно одержаних запасів визнається їх справедлива вартість з урахуванням витрат (п. 12 НП(С)БО 9 «Запаси»).
• Лишки запасів оприбутковуються за чистою вартістю реалізації, якщо вони будуть реалізовані.
• Лишки запасів оприбутковуються в оцінці можливого використання, якщо вони будуть використані на самому підприємстві. Оцінка ґрунтується на можливій вартості використання, з посиланням на аналогічні запаси, що вже обліковуються на балансі.

Бухгалтерські проводки.

Виявлені в результаті інвентаризації лишки ТМЦ відображаються за Дебетом рахунку 20 “Виробничі запаси” (та субрахунках) та За Кредитом рахунку 719 “Інші доходи від операційної діяльності” (п. 10 Додатку 3 до Методичних рекомендацій з обліку запасів).

Облік нестач Товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ)

Нестачі ТМЦ відображаються відповідно до пункту 28 Додатку 3 до Методичних рекомендацій з обліку запасів:

• Списання нестачі: Д-т 947 “Нестачі і втрати від псування цінностей” К-т 20 “Виробничі запаси” (включаючи субрахунки).
• Одночасно: інформація про нестачі відображається на позабалансовому рахунку 072 “Невідшкодовані нестачі та втрачені від псування цінностей”.
• Вартість витрат дорівнює балансовій вартості ТМЦ, відображеній в регістрах бухгалтерського обліку.

Якщо запаси були придбані або надійшли безоплатно (як благодійна допомога), має бути сформована “Друга проводка” — визнано дохід. Наприклад: Д-т 482 К-т 718 (для коштів ЦФ) або Д-т 483 К-т 718 (для безоплатно/благодійно отриманих)

Приклад відображення в обліку.

Відображення в обліку Пересортиці

Пересортиця — це надлишок одного виду ТМЦ, спричинений нестачею іншого.

Взаємозалік нестач та надлишків ТМЦ внаслідок пересортиці допускається лише за умови дотримання таких критеріїв (п. 5 розд. IV Положення № 879):

Визнати пересортицю можливо лише:

• для запасів однакового найменування і в тотожній кількості;
• за умови що лшки і нестачі утворилися за один і той самий період і в однієї і тієї самої матеріально відповідальної особи (МВО).

АВТОМАТИЗАЦІЯ ОБЛІКУ ТА ФОРМУВАННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ

На сьогодні Програма для ведення бухгалтерського обліку KBS Бухгалтерія комунального підприємства є програмою, що розроблена бухгалтерами для бухгалтерів.

Програма містить передбачені розробником кореспонденції рахунків, які відповідають вимогам НП(С)БО та Плану рахунків, адаптованого для КНП. Це усуває ризик помилок при відображенні складних операцій, як-от списання нестач або оприбуткування лишків, забезпечуючи впевненість у правильності обліку.

Розробник  та спеціалісти компанії Системи для бізнесу здійснюють оновлення програми в разі змін Законодавства чи галуземих наказів МОЗу

Формування інвентаризаційних описів  відбувається «в один клік»

Програма дозволяє швидко сформувати готові до друку інвентаризаційні описи за всіма категоріями активів (ОЗ, ТМЦ, НМА) на основі актуальних даних бухгалтерського обліку.

Програма автоматично зіставляє дані фактичної наявності (внесені комісією) з обліковими даними, генеруючи порівняльну відомість. Це виключає ручні помилки при перенесенні та зіставленні тисяч позицій і миттєво виявляє всі розбіжності (лишки та нестачі).

Програма забезпечує чіткий облік активів за кожною матеріально відповідальною особою, що є ключовою вимогою для коректного проведення інвентаризації та врегулювання пересортиці.

Використання KBS Бухгалтерія комунального підприємства надає закладам охорони здоров’я не лише інструмент, але й надійну підтримку від компанії “Системи для бізнесу”

Завдяки якісній підтримці, складні питання обліку та інвентаризації знаходять прості, практичні рішення.

Фахівці допомагають вирішити найскладніші бухгалтерські ребуси, забезпечуючи безперервність та правильність фінансової роботи КНП, навіть в умовах постійних змін законодавства.

Супровід програм KBS

Потребуєте надійного супроводу для роботи з програмами KBS? Компанія “Системи для бізнесу” допоможе вам забезпечити безперебійну роботу бухгалтерії та професійну підтримку в будь-який момент.

Дізнатися більше про супровід KBS

Автоматизація обліку з програмою KBS

Хочете спростити бухгалтерські процеси? Програмні продукти KBS для бюджетних установ автоматизують рутинні завдання, зменшують ризик помилок і роблять вашу роботу простішою.

Дізнатися більше про продукти KBS