Пошкодження майна бюджетної установи: фіксація, оцінка, облік
Покроковий алгоритм дій бухгалтера бюджетної установи при пошкодженні чи знищенні майна внаслідок воєнних дій: фіксація факту, створення комісії, інвентаризація, оцінка збитків за спецпроцедурою, бухгалтерські проводки та автоматизація в KBS — із зразками документів.
Пошкодження або повне знищення майна бюджетної установи внаслідок ракетних ударів, артилерійських обстрілів, атак БПЛА чи падіння уламків — це, на жаль, сувора реальність для багатьох бухгалтерів. У такій надзвичайній ситуації бухгалтерська служба не має права панікувати. Головне завдання — чітко задокументувати наслідки воєнного злочину для формування доказової бази (зокрема, для майбутніх репарацій) та законного списання чи відновлення активів.
Зволікання з фіксацією або неправильно оформлені акти — це прямий ризик під час майбутніх ревізій Держаудитслужби . Аудитори прискіпливо перевірятимуть, чи дійсно майно постраждало від прильоту, чи під цей шум установа намагається приховати звичайну нестачу.
Саме питання того як діяти, і на що спиратися а також як обліковувати наслідки ми і розглянемо в даній статті
Окрім базового Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text , де організація обліку покладена на керівника (ч. 3 ст. 8), у разі ворожої атаки включається також спеціальне законодавство
Порядок визначення шкоди та збитків, завданих Україні внаслідок збройної агресії Російської Федерації, затверджений постановою КМУ від 20.03.2022 № 326 (далі — Порядок № 326)https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/326-2022-%D0%BF#Text .
Порядок виконання невідкладних робіт щодо ліквідації наслідків збройної агресії Російської Федерації, пов’язаних із пошкодженням будівель та споруд, затверджений постановою КМУ від 19.04.2022 № 473 (далі — Порядок № 473) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/473-2022-%D0%BF#Text.
Згідно з п. 2 Порядку № 326, визначення шкоди та збитків здійснюється окремо за такими напрямами, зокрема:
«3) людські втрати та пов’язані з ними соціальні витрати… 4) економічні втрати підприємств (установ, організацій) усіх форм власності… включаючи вартість втраченого, знищеного або пошкодженого майна…»
Колеги, запам’ятайте: перше і найголовніше правило при “прильоті” або падінні уламків — безпека. Бухгалтер не біжить на склад чи в кабінет одразу після відбою тривоги рятувати документи чи описувати майно.
Поки територію не перевірить ДСНС і не дасть офіційний дозвіл (довідку/акт), заходити на об’єкт категорично заборонено. Ваша відповідальність як бухгалтера на першому етапі — проконтролювати, щоб керівник викликав усі екстрені служби та отримав від них первинні процесуальні документи. Без них жоден акт комісії установи не матиме юридичної сили перед ДАСУ.
Розглянемо покроково порядок дій:
КРОК 1. ФІКСАЦІЯ ФАКТУ ПОШКОДЖЕННЯ/ЗНИЩЕННЯ ТА СТВОРЕННЯ КОМІСІЇ
Алгоритм дій у разі пошкодження майна внаслідок воєнних дій суттєво відрізняється від побутового затоплення чи ДТП. Тут діє чітка вертикаль залучення державних органів.
Першочергові кроки: залучення екстрених служб для фіксації фактів , а саме:
Викликаються рятувальники, які після гасіння та обстеження складають Акт про пожежу (із зазначенням причини — наприклад, «попадання боєприпасів, уламків») або видають довідку про руйнування.
Обов’язково викликається поліція (номер 102) для порушення кримінальної справи за ст. 438 Кримінального кодексу України (порушення законів та звичаїв війни). Правоохоронці складають Протокол огляду місця події. Копію цього протоколу або витяг з ЄРДР установа має отримати обов’язково.
Інформується військова адміністрація або орган місцевого самоврядування для включення об’єкта до загальних регіональних переліків пошкодженого майна.
Тільки після отримання дозволу від ДСНС та поліції керівник установи видає Наказ про фіксацію пошкоджень майна внаслідок збройної агресії рф та проведення невідкладної інвентаризації.
Цим наказом повноваження можуть покладатися на постійно діючу інвентаризаційну комісію установи. Проте, зважаючи на специфіку руйнувань будівель, часто залучають регіональні комісії, створені виконавчими органами місцевих рад або військовими адміністраціями відповідно до Порядку № 473.
п. 8 Порядку № 473: «Фіксація пошкоджень будівель та споруд здійснюється за рішенням уповноважених органів… шляхом проведення комісійного огляду об’єкта… За результатами комісійного огляду складається акт комісійного огляду об’єкта за формою згідно з додатком 1». (тут посилання на Додаток 1 до порядку 473
Внутрішня комісія установи бере участь у такому огляді, надає інвентарні картки, технічні паспорти та первинні документи на майно, що постраждало.
📄 Завантажити зразок: Додаток 1 до Порядку № 473 (форма акта обстеження пошкоджень)
Фотофіксація на телефон — це головна зброя. Робіть фото комісії на тлі руйнувань, фотографуйте кожен пошкоджений комп’ютер чи стіл так, щоб було видно інвентарний номер (якщо він зберігся) або його локацію в кабінеті.
Дуже важливо: стежте, щоб в Акті комісійного огляду або в Акті обстеження, який складає внутрішня комісія установи, було чітке формулювання: “Пошкоджено внаслідок бойових дій / військової агресії російської федерації (дата події)”. Жодних розмитих фраз на кшталт “сталося руйнування стіни” чи “вибито вікна з невідомих причин”. Формулювання має прямо пов’язувати пошкодження з воєнною атакою.
КРОК 2. ОБОВ’ЯЗКОВА ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ: СТРОКИ, СПЕЦИФІКА ТА ПЕРВИННІ ДОКУМЕНТИ
Проведення інвентаризації у разі пошкодження або знищення майна внаслідок воєнних дій — це не право, а обов’язок бюджетної установи. Без результатів інвентаризації бухгалтер не має правових підстав ні для списання майна, ні для відображення збитків на забалансових чи балансових рахунках.
І знову посилаємося на Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 .
п. 7 розділу І Положення № 879: «Проведення інвентаризації є обов’язковим… у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день закінчення явища) — в обсязі, визначеному керівником підприємства…»
також варто звернути увагу на п. 8 розділу І Положення № 879: «Підприємства, які перебувають на тимчасово окупованій території та/або в районах проведення воєнних (бойових) дій… зобов’язані провести інвентаризацію станом на перше число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та забезпечити фіксацію фактів пошкодження (знищення) майна…»
Саме тут важливо звернути увагу :
– Якщо ваша установа знаходиться в тилу (наприклад, центр або захід України) і постраждала від ракетного удару — інвентаризацію проводимо негайно (щойно ДСНС дозволить доступ).
– Якщо ж доступу до об’єкта немає через бойові дії чи окупацію — чекаємо офіційного безпечного доступу.
Оформлення інвентаризаційних описів та актів
Для відображення пошкодженого ворогом майна використовують стандартні форми, але з особливим наповненням:
Інвентаризаційний опис необоротних активів або Інвентаризаційний опис запасів.
Акт про результати інвентаризації.
У разі виявлення пошкоджених об’єктів, комісія заносить їх до окремого інвентаризаційного опису. У графі «Примітка» обов’язково зазначається характер пошкодження (наприклад: «згорів повністю», «деформовано корпус внаслідок вибухової хвилі», «частково зруйновано фундамент»).
На підставі описів складається Звірявальна відомість. Навіть якщо майно фізично є, але воно повністю зруйноване і не може приносити установі економічну вигоду, воно фіксується як непридатне до експлуатації.
якщо будівля чи кабінет пошкоджені, але комп’ютерна техніка всередині вціліла — не можна списувати її одночасно з будівлею
Комісія має детально перевірити кожну одиницю. Якщо принтер засипало штукатуркою, але після чистки він працює — його залишають на балансі. Якщо ж комп’ютер вигорів вщент і перетворився на шматок плавленого пластику — в описі пишемо: “фізично знищено внаслідок пожежі від обстрілу, відновленню не підлягає”.
Також варто взяти від матеріально відповідальної особи письмове пояснення щодо обставин події. Хоча всі розуміють, що це “приліт”, папірець із написом “05.05.2026 внаслідок ракетного обстрілу було зруйновано склад №2, доступ до майна був заблокований…” має бути доданий до документів інвентаризації
КРОК 3. ВИЗНАЧЕННЯ РОЗМІРУ ЗБИТКІВ: ОЦІНКА ЗА СПЕЦПРОЦЕДУРОЮ
Перед здійсненням оцінки завданих збитків варто звернути увагу на те що використовувати звичний Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.1996 № 116 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/116-96-%D0%BF#Text , не варто. Адже він передбачений для роботи зі стягнення збитки з конкретного винного працівника установи (або третьої особи) за формулою з урахуванням індексів інфляції та ПДВ. У випадку прильоту винуватцем є країна-агресор, тому оцінка регулюється спеціальним воєнним законодавством.
Саме тому для оцінки збитків завданих збройною агресією рф, проводиться відповідно до спільного наказу Мінекономіки та Фонду державного майна України (ФДМУ) від 18.10.2022 № 3965/1174, яким затверджено Методику визначення шкоди та обсягу збитків, завданих підприємствам, установам та організаціям усіх форм власності внаслідок знищення та пошкодження їх майна у зв’язку із збройною агресією Російської Федерації… (далі — Методика № 3965).
п. 2 розділу І Методики № 3965: «Ця Методика є обов’язковою для використання під час оцінки збитків, завданих підприємствам, установам, організаціям… Оцінка збитків здійснюється шляхом проведення незалежної оцінки або стандартизованої оцінки».
Саме в цій методиці описано коли варто запрошувати зовнішнього експератдля оцінки пошкодженого / знищеного майна .
Фактично дана методика розділяє оцінку на два види:
Незалежна оцінка (із залученням професійного сертифікованого оцінювача): Вона є обов’язковою для нерухомого майна (будівлі, споруди, інженерні мережі) та транспортних засобів. Оцінювач складає Звіт про оцінку майна, який є офіційним документом для судів та міжнародних реєстрів збитків.
Стандартизована оцінка (проводиться комісією установи самостійно): Дозволяється для рухомого майна (колеги, це наші з вами ОЗ, МНМА та запаси: меблі, комп’ютери, канцелярія тощо), якщо немає можливості залучити професійного оцінювача. Базою для такої оцінки є балансова вартість майна станом на дату інциденту (або на останню звітну дату перед ним).
Не варто самостійно оцінювати вартість ремонту розбомбленої будівлі “на око” або за прайсами в інтернеті. Бухгалтер не має кваліфікації кошторисника. Для будівель алгоритм такий: ви замовляєте технічне обстеження (його роблять сертифіковані фахівці з архітектурно-будівельного контролю), які видають Звіт про технічний стан будівлі та визначають, чи можливо її відновити.
Якщо відновлення можливе, розробляється проектно-кошторисна документація на капітальний ремонт/реконструкцію — саме сума з кошторису і буде розміром збитків на відновлення.
Щодо комп’ютерів та меблів: якщо залучити сертифікованого оцінювача немає грошей (а в бюджеті їх завжди бракує), сміливо робіть стандартизовану оцінку комісією. Беремо первісну вартість, знос, вираховуємо залишкову вартість на день прильоту — і фіксуємо цю суму в Акті оцінки збитків, який затверджує керівник.
КРОК 4. БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК, ЗНЕЦІНЕННЯ ТА КОРЕСПОНДЕНЦІЯ РАХУНКІВ
Для відображення операцій з обліку результатів прильоту, варто керуватися :
НП(С)БОДС 121 «Основні засоби» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1017-10#Text
НП(С)БОДС 123 «Запаси» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1019-10#Text
НП(С)БОДС 127 «Зменшення корисності активів» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0092-11#Text
1. Знецінення (зменшення корисності) пошкодженого майна
Коли об’єкт ОЗ зазнав пошкоджень від прильоту чи обстрілу (наприклад, пошкоджено дах будівлі, вибито вікна, посічено фасад, але тримальні конструкції цілі), списувати його з балансу не можна. Об’єкт продовжує виконувати свої функції або виконуватиме їх після ремонту. У цьому випадку бухгалтер має застосувати механізм зменшення корисності згідно з НП(С)БОДС 127.
п. 3 розд. ІІ НП(С)БОДС 127: «Про зменшення корисності активу можуть свідчити такі ознаки: … суттєві негативні зміни в технологічному, ринковому, економічному або правовому середовищі, у якому діє суб’єкт державного сектору, що відбулися протягом звітного періоду або очікуються найближчим часом… наявність доказів псування або фізичного пошкодження активу».
На сьогодні використання операцій Знецінення об’єкту основних засобів одна з непопулярних операцій у бухгалтерів бюджетних установ тому дане питання розглянемо в деталях:
Хто визначає що об’єкт варто знецінити?: Наявність ознак знецінення оцінює комісія установи (інвентаризаційна або спеціальна) під час огляду наслідків руйнувань. Проте саму суму знецінення (втрату вартості) комісія визначає на підставі документально підтверджених даних.
Як розраховується сума знецінення: Відповідно до НП(С)БОДС 127, сума зменшення корисності — це різниця між балансовою (залишковою) вартістю активу та його теперішньою (відновлюваною) вартістю.
На практиці для бюджетних установ відновлюваною вартістю пошкодженого об’єкта є його спроможність надавати послуги чи забезпечувати діяльність установи у поточному стані.
Оскільки після обстрілу будівля без вікон чи авто без лобового скла не можуть повноцінно експлуатуватися, їхня відновлювана вартість стрімко падає. Сума знецінення в такому разі найчастіше дорівнює вартості майбутніх витрат на ремонт та відновлення (на підставі дефектного акта або кошторису на ремонт).
3. Які субрахунки використовуються:
Для відображення витрат від знецінення використовують субрахунок 8411 (8421) «Інші витрати за обмінними операціями».
Для відображення суми знецінення в капіталі/зносі використовують субрахунок 1411 (1421) «Знос основних засобів» (сума знецінення додається до накопиченого зносу).
4. В якому меморіальному ордері відображати таку операцію? Оскільки ці операції не є типовими та не підпадають під щоденні касові чи матеріальні ордери, вони відображаються в Меморіальному ордері № 17 «Корекційні проведення» ) на підставі Бухгалтерської довідки. до якої додається Акт комісії та кошторис/дефектний акт.
Варто звернути увагу – якщо у наступних періодахустанова повністю відремонтувала пошкоджений об’єкт, корисність активу відновлюється. Тоді кореспонденція рахунків буде дзеркальною.
Приклад: Внаслідок вибухової хвилі пошкоджено службовий автомобіль установи. Балансова вартість — 200 000 грн. Комісія визначила суму знецінення (вартість відновлювальних робіт згідно з дефектним актом СТО) у розмірі 45 000 грн. Згодом авто відремонтовано за рахунок коштів бюджету.
| № з/п | Зміст господарської операції | Дт | Кт | Сума, грн | Меморіальний ордер (МО) | № пункту Типової кореспонденції (Наказ МФУ № 1219) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| I | ЕТАП І. Зменшення корисності (фіксація пошкодження) | |||||
| 1 | Відображено суму зменшення корисності (знецінення) авто на підставі Акта комісії та бухгалтерської довідки | 8411 | 1411 | 45 000 | МО № 17 | Пункт 1.30 (розділ 1 «Облік основних засобів») |
| II | ЕТАП ІІ. Відновлення активу (проведення ремонту) | |||||
| 2 | Отримано цільове фінансування на ремонт авто (від вищестоячої установи або з бюджету) | 2311 | 7011 | 45 000 | МО № 2 | Пункт 8.1 (розділ 8 «Облік доходів») |
| 3 | Відображено вартість виконаних робіт з ремонту авто сторонньою організацією (СТО) на підставі акта виконаних робіт | 8013 | 6211 | 45 000 | МО № 6 | Пункт 6.5 (розділ 6 «Облік зобов’язань») |
| 4 | Проведено оплату за виконаний ремонт СТО з реєстраційного рахунку установи | 6211 | 2311 | 45 000 | МО № 2 | Пункт 6.6 (розділ 6 «Облік зобов’язань») |
| III | ЕТАП ІІІ. Відновлення корисності (після завершення ремонту) | |||||
| 5 | На підставі Акта комісії та бухгалтерської довідки відображено відновлення корисності ОЗ (у межах суми попереднього знецінення) | 1411 | 7411 | 45 000 | МО № 17 | Пункт 1.31 (розділ 1 «Облік основних засобів») |
Якщо ви відобразили витрати від знецінення (Дт 8411), а потім провели ремонт через загальні витрати установи (Дт 8013) — ви зобов’язані повернути вартість активу на балансі до початкового стану через доходи (Кт 7411).
Якщо цього не зробити, ваш актив залишиться штучно “знеціненим” (із завищеним зносом), хоча фактично він вже новенький і відремонтований. Це кваліфікується як перекручення фінансової звітності.
Варто також слідкувати, щоб сума відновлення корисності не перевищувала суму раніше нарахованого знецінення. Тобто, якщо знецінили на 45 тис., а ремонт фактично обійшовся у 50 тис. через подорожчання запчастин, відновлюємо корисність суворо на 45 000 грн, а решта 5 000 грн — це просто поточні витрати звітного періоду.
2. ПОВНЕ ЗНИЩЕННЯ МАЙНА (ЛІКВІДАЦІЯ) ТА ОБЛІК ЗБИТКІВ ЗА РФ
Якщо майно бюджетної установи внаслідок бойових дій чи обстрілів зруйновано вщент і відновленню не підлягає (що підтверджено Актом комісійного огляду та результатами обов’язкової інвентаризації), бухгалтер має провести процедуру його повного списання (ліквідації) з балансу установи.
Оскільки винуватцем збитків є рф, ми маємо чітко зафіксувати суму завданих втрат. Проте одразу визнавати дебіторську заборгованість на балансовому субрахунку 2115 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» категорично заборонено.
Тут діє базовий принцип бухгалтерського обліку — принцип обачності. Згідно зі ст. 4 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV:
«…обачність — застосування в бухгалтерському обліку методів оцінки, які повинні запобігати заниженню оцінки зобов’язань та витрат і завищенню оцінки активів та доходів підприємства».
Крім того, відповідно до п. 4 розділу І НП(С)БОДС 121 «Основні засоби», актив визначається як:
«…ресурси, контрольовані суб’єктом державного сектору в результаті минулих подій, використання яких, як очікується, приведе до отримання майбутніх економічних вигод та/або досягнення сукупного національного продукту, та/або матиме потенціал корисності».
Оскільки на сьогодні відсутня добровільна згода рф на добровільне відшкодування «тут і зараз», відповідно установа не має впевненості в отриманні відшкодувань завданих збитків, то визнання такої дебіторки на балансі може призвести призвело б до грубого завищення вартості активів установи.
Саме тому суму збитків у розмірі залишкової вартості майна (плюс витрати на демонтаж, якщо вони були) ми відносимо на позабалансовий рахунок 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей». Там вона обліковується до моменту вирішення питання на міжнародному юридичному рівні.
Операції з відображення знищеного майна відображаються в наступних меморіальних ордерах:
| Меморіальний ордер (МО) та його назва | Опис господарської операції | Первинний документ-підстава |
|---|---|---|
| МО № 9 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів» | • Списання накопиченого зносу об’єкта ОЗ. • Списання залишкової вартості знищеного майна на витрати звітного періоду (субрахунок 8411). • Одночасне закриття внесеного капіталу (Дт 5111 — Кт 5511) на суму первісної вартості. | Затверджений Акт на списання основних засобів (часткової ліквідації) типової форми. |
| МО № 13 «Накопичувальна відомість за вибуттям та надходженням виробничих запасів, матеріалів та продуктів харчування» | • Оприбуткування корисних залишків, отриманих від розбирання або демонтажу знищеної будівлі/майна (металобрухт, дрова, уцілілі будматеріали тощо), які придатні для подальшого використання або здачі. | Акт оцінки матеріальних цінностей, складений комісією установи, Накладна (акт прийомки). |
| МО № 16 «Накопичувальна відомість позабалансового обліку» | • Відображення суми завданих збитків (у розмірі залишкової вартості об’єкта) за винуватцем (рф) на позабалансовому субрахунку 072 (або безпосередня фіксація у Позабалансовому журналі обліку в розрізі МВО та об’єктів). | Бухгалтерська довідка з доданими матеріалами інвентаризації та Актом оцінки збитків. |
Нижче наведено готові кореспонденції бухгалтерських проведень, що сформовані виходячи з методології Мінфіну та стане у нагоді при необхідності відобразити в обліку ліквідацію об’єкта Оновних засобів.
| № з/п | Зміст господарської операції | Дт | Кт | Сума, грн | Меморіальний ордер (МО) | № пункту Типової кореспонденції (Наказ МФУ № 1219) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Списано суму накопиченого зносу об’єкта ОЗ (будівлі складу), що повністю знищений | 1411 | 10 | Сума зносу | МО № 9 | Пункт 1.24 (розділ 1 «Облік основних засобів») |
| 2 | Списано залишкову вартість знищеного майна на витрати звітного періоду | 8411 | 10 | Залишкова вартість | МО № 9 | Пункт 1.24 (розділ 1 «Облік основних засобів») |
| 3 | Одночасно проведено закриття внесеного капіталу на суму первісної вартості об’єкта | 5111 | 5511 | Первісна вартість | МО № 9 | Пункт 1.24 (розділ 1 «Облік основних засобів») |
| 4 | Оприбутковано корисні залишки, отримані від розбирання будівлі (наприклад, металобрухт), придатні для здачі або використання | 1515 (або 1815) | 7211 | Справедлива вартість залишків | МО № 13 | Пункт 1.26 (розділ 1 «Облік основних засобів») |
| 5 | Відображено суму збитків (у розмірі залишкової вартості об’єкта) за винуватцем (рф) на позабалансовому обліку | 072 | — | Повна сума збитків | МО № 16 | Пункт 1.29 (розділ 1 «Облік основних засобів») |
ОПРИБУТКУВАННЯ ТА ПРОДАЖ МАЙНА ВІД ЛІКВІДАЦІЇ ТА ЧАСТКОВОЇ ЛІКВІДАЦІЇ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ
В разі часткового руйнування або повної ліквідації об’єкту основних засобів лишаються матеріальні цінності які в подальшому можуть бути використані в господарській діяльності або реалізовані. Це можуть бути як уцілілі будівельні матеріали (цегла, плити, блоки) так і дрова від пошкоджених дерев чи дерев’яних конструкцій, вузли, агрегати та запчастини від техніки або безпосередньо металобрухт.
Задача бухгалтерії полягає в тому щоб все, що має хоч якусь цінність або підлягає утилізації, обов’язково потрапило на баланс установи.
Оцінку таких матеріальних цінностей здійснює комісія установи це може бути як постійно діюча комісія так і створена наказом керівника саме під цю форсмажорну обставину. Залучати незалежного експерта-оцінювача для цього не потрібно — це виключно компетенція внутрішньої комісії.
При оцінці такого майна комісії варто врахувати що таке майно ставиться на облік за чистою вартістю реалізації або справедливою вартістю, якщо майно планується використовувати для власних потреб установи.
п. 15 розділу ІІ НП(С)БОДС 123 «Запаси»: «Первісною вартістю запасів, отриманих у процесі ліквідації основних засобів, є чиста вартість реалізації запасів, якщо їх планується реалізувати, або вартість, за якою подібні запаси обліковуються на балансі суб’єкта державного сектору, виходячи з переваг використання цих запасів суб’єктом державного сектору».
Практичні поради оцінювання майна :
Якщо це металобрухт, який установа здаватиме спеціалізованому підприємству то комісія дізнається поточну ринкову ціну за 1 кг брухту в регіоні та оцінює очікувану вартість партії.
Якщо це матеріали для власних потреб (наприклад, уцілілі листи шиферу чи профнастилу для ремонту іншого кабінету), то комісія бере ринкову вартість аналогічних матеріалів, але обов’язково з урахуванням їхнього фактичного зносу (наприклад, мінус 30-50% від ціни нового матеріалу).
За результатами роботи комісія складає Акт оцінки матеріальних цінностей, отриманих від ліквідації ОЗ
📄 Завантажити зразок: Акт оцінки матеріальних цінностей (.doc)
Для відображення в бухгалтерському обліку матеріальних цінностей отриманих в результаті демонтажу основних засобів використовуються такі субрахунки:
- 1515 «Запасні частини» — для уцілілих вузлів, шин, акумуляторів автомобілів.
- 1513 «Будівельні матеріали» — для цегли, скла, блоків, які підуть на відновлення.
- 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу» — для металобрухту, який підлягає обов’язковій здачі.
- 7211 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)» або 7411 «Інші доходи за обмінними операціями» (якщо матеріали лишаються для власних потреб)- для відображення операцій з доходами
Для того щоб правильно відобразити операції в обліку, розглянемо конкретний приклад, що базується на рішенні нашої комісії та складеному Акті оцінки № 1.
Вихідні дані розрахунку:
Внаслідок розбирання повністю знищеної будівлі Складу № 2 комісія установи виявила та оцінила матеріальні цінності на загальну суму 15 800,00 грн.
Бухгалтерська служба розподілила ці надходження за двома напрямами:
Варіант 1 .Майно для продажу. – Металобрухт чорний вагою 1200 кг оцінено за ринковою ціною чорного металу на суму 7 800,00 грн. Цей актив планується здати спеціалізованому заготівельному підприємству (субрахунок 1815).
Варіант 2 Майно для власних потреб – Силікатну цегла б/в (1500 шт. на суму 6 000,00 грн) та дрова (4 куб. м на суму 2 000,00 грн) оцінено на загальну суму 8 000,00 грн. Ці матеріали установа залишає собі для поточного ремонту гаража та опалення (субрахунки 1513 та 1514).
На всю суму отриманих цінностей (15 800,00 грн) до Казначейства подано дві окремі Довідки про надходження в натуральній формі (за кожним видом спецфонду).
Нижче наведено готову схему бухгалтерських проводок для обох варіантів розвитку подій.
| № з/п | Зміст господарської операції | Дт | Кт | Сума, грн | Меморіальний ордер ( | № пункту Типової кореспонденції (Наказ МФУ № 1219) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| І | Варіант 1. Оприбуткування матеріалів, які будуть здані як МЕТАЛОБРУХТ | |||||
| 1 | Оприбутковано металобрухт від розбирання знищеного складу на підставі акта оцінки комісії (для подальшого продажу) | 1815 | 7211 | 7 800,00 | МО № 13 | Пункт 1.26 (розділ 1 «Облік основних засобів») |
| 2 | Відображено касові видатки на підставі Довідки про надходження в натуральній формі, поданої до Казначейства | 2313 | 2117 | 7 800,00 | МО № 2 | Пункт 8.5 (розділ 8 «Облік доходів») |
| 3 | Одночасно відображено отримання доходу в натуральній формі за казначейським рахунком | 2117 | 2313 | 7 800,00 | МО № 2 | Пункт 8.6 (розділ 8 «Облік доходів») |
| ІІ | Варіант 2. Оприбуткування матеріалів ДЛЯ ВЛАСНИХ ПОТРЕБ (цегла, дрова) | |||||
| 4 | Оприбутковано цеглу б/в та дрова для господарських потреб установи на підставі акта оцінки комісії | 1513, 1514 | 7411 | 8 000,00 | МО № 13 | Пункт 1.26 (розділ 1 «Облік основних засобів») |
| 5 | Відображено касові видатки в Казначействі на підставі Довідки про натуробмін (для власних потреб) | 2313 | 2117 | 8 000,00 | МО № 2 | Пункт 8.5 (розділ 8 «Облік доходів») |
| 6 | Одночасно відображено отримання доходу в натуральній формі в Казначействі | 2117 | 2313 | 8 000,00 | МО № 2 | Пункт 8.6 (розділ 8 «Облік доходів») |
Відображення в бюджетній та фінансовій звітності
Оскільки оприбуткування матеріалів від ліквідації — це надходження у натуральній формі, окрім відображення в обліку бухгалтеру бюджетної установи необхідно здійснити наступні дії.
– Бухгалтер зобов’язаний не пізніше останнього робочого дня місяця подати до органу Державної казначейської служби Довідку про надходження в натуральній формі.
– Одночасно подаються зміни до спеціального фонду кошторису за доходами (код класифікації доходів бюджету 25010200 «Надходження бюджетних установ від додаткової (господарської) діяльності») та за видатками (КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар»).
– Ці суми обов’язково відображаються у Звіті про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги (Спеціальний фонд).
– Оприбутковувані матеріали збільшують рядок 1120 «Вробничі запаси» або 1130 «Поточні біологічні активи та інші запаси» Форми № 1-дс (Балансу)
– Сума доходів фіксується у рядку 2020 «Доходи від реалізації продукції…» або 2040 «Інші доходи за обмінними операціями» Форми № 2-дс (Звіту про фінансові результати)
Особливості обліку металобрухту при продажу.
Після того як металобрухт оцінено комісією та поставлено на облік , може змінитися ринкова вартість металобрухту і саме тоді для бухгалтера виникає питання «з зірочкою».
Остаточна вартість реалізації металобрухту фіксується лише після того, як спеціалізоване підприємство видасть Приймально-здавальний акт із зазначенням точної ваги (з урахуванням засміченості) та реальної ціни закупівлі.
Розглянемо два варіанти обліку:
Варіант А. Здано дорожче -балансова вартість менша за суму реалізації. В такому випадку необхідно нарахувати додатковий дохід
Варіант Б. Здано дешевше – балансова вартість більша за суму реалізації. В такому випадку установа має визнає збиток від реалізації.
Увага! – Коригувати первинний Акт оцінки комісії заборонено.
Замість цього на дату отримання акта від підприємства суму перевищення балансової вартості над ціною продажу списують на витрати за субрахунком 8411 (або коригують дохід) на підставі Бухгалтерської довідки, яка пояснює причину розбіжності (наприклад, високий % засміченості).
Вихідні дані розрахунку:
На балансі установи обліковувався металобрухт (субрахунок 1815) у кількості 1000 кг, оцінений комісією на суму 7 000,00 грн (оціночна вартість — 7,00 грн/кг).
Ситуація 1 — Дорожче – Заготівельник прийняв метал за ціною 8,50 грн/кг на загальну суму 8 500,00 грн (додатковий дохід — 1 500,00 грн).
Ситуація 2 — Дешевше- Заготівельник через засміченість прийняв метал за ціною 6,00 грн/кг на загальну суму 6 000,00 грн (втрати/уцінка — 1 000,00 грн).
Кореспонденція рахунків при реалізації металобрухту з відхиленням від оціночної вартості
| № з/п | Зміст господарської операції | Дт | Кт | Сума, грн | Меморіальний ордер (МО) | № пункту Типової кореспонденції (Наказ МФУ № 1219) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| I | СИТУАЦІЯ 1. Брухт реалізовано дорожче (Балансова вартість 7 000 грн < Сума реалізації 8 500 грн) | |||||
| 1 | Відображено реалізацію металобрухту покупцеві за фактичною ціною заготівльника | 2117 | 7211 | 8 500,00 | МО № 14 (або МО № 17) | Пункт 3.2 (розділ 3 «Облік запасів») |
| 2 | Списано балансову вартість металобрухту, переданого покупцеві | 7211 | 1815 | 7 000,00 | МО № 13 | Пункт 3.2 (розділ 3 «Облік запасів») |
| 3 | Надійшли кошти на спеціальний реєстраційний рахунок установи від покупця | 2313 | 2117 | 8 500,00 | МО № 2 | Пункт 3.3 (розділ 3 «Облік запасів») |
| Прим. | Результат: На рахунку 2313 касовий дохід 8 500 грн. На фінансовий результат (субрахунок 7211) ліг чистий прибуток +1 500 грн. | |||||
| II | СИТУАЦІЯ 2. Брухт реалізовано дешевше (Балансова вартість 7 000 грн > Сума реалізації 6 000 грн) | |||||
| 4 | Відображено реалізацію брухту покупцеві за фактичною (нижчою) ціною приймання | 2117 | 7211 | 6 000,00 | МО № 14 (або МО № 17) | Пункт 3.2 (розділ 3 «Облік запасів») |
| 5 | Списано балансову вартість переданого брухту (в межах визнаного доходу) | 7211 | 1815 | 6 000,00 | МО № 13 | Пункт 3.2 (розділ 3 «Облік запасів») |
| 6 | Списано різницю (суму уцінки/збитку) між балансовою вартістю та ціною продажу на витрати | 8411 | 1815 | 1 000,00 | МО № 13 (або МО № 17) | Методологія НП(С)БОДС 123 |
| 7 | Надійшли фактичні кошти на реєстраційний рахунок установи від підприємства за метал | 2313 | 2117 | 6 000,00 | МО № 2 | Пункт 3.3 (розділ 3 «Облік запасів») |
Рекомендації практиків:
Списання різниці в 1 000 грн безпосередньо на субрахунок 8411 — це єдиний правильний спосіб “закрити” рахунок 1815 у нуль, якщо брухт пішов дешевше. Намагатися штучно “сторнувати” доходи чи переписувати попередні місяці категорично не можна.
Коли кошти за металобрухт надходять на рахунок, згідно зі ст. 13 Бюджетного кодексу України, такі кошти є надходженнями підгрупи 2 першої групи власних надходжень бюджетних установ (отримання коштів від додаткової діяльності). Вони мають суворо цільове призначення — їх можна витрачати на ремонт, модернізацію чи господарські потреби установи. Використати їх, наприклад, на премії працівникам без погодження змін до кошторису — це гарантований нецільовий видатковий штраф від ДАСУ
КРОК 5. НАСКРІЗНИЙ ПРАКТИЧНИЙ КЕЙС: ВІД ПРИЛЬОТУ ДО ПОВНОГО ОБЛІКОВОГО ЦИКЛУ
Щоб остаточно закріпити матеріал, розглянемо комплексну життєву ситуацію, з якою, на жаль, стикається чимало українських громад та установ.
Вихідні дані ситуації:
Внаслідок ворожого обстрілу 12 травня 2026 року зазнали руйнувань активи Головного управління установи:
Будівля гаража (інв. № 10130012) — пошкоджено дах, вибито вікна та двері. Проте тримальні стіни вціліли, будівля підлягає ремонту. Первісна вартість — 600 000 грн, нарахований знос — 250 000 грн. Комісія установи склала Акт обстеження та дефектний акт, оцінивши суму знецінення (вартість майбутнього ремонту) у 80 000 грн. Наприкінці місяця за рахунок виділених цільових бюджетних коштів підрядник виконав ремонт гаража на суму 80 000 грн.
Службовий автомобіль (інв. № 10140005) — повністю згорів у гаражі, відновленню не підлягає. Первісна вартість — 320 000 грн, накопичений знос — 300 000 грн (залишкова вартість — 20 000 грн). Комісія склала Акт на списання ОЗ. Під час демонтажу оприбутковано металобрухт, оцінений комісією у 4 000 грн (зарахували на рахунок 1815).
Реалізація металобрухту: Наприкінці місяця цей брухт здали спеціалізованому підприємству, яке прийняло його за ціною, що виявилася вищою за оціночну — на суму 4 500 грн (отримано додатковий дохід 500 грн).
Журнал господарських операцій за травень 2026 року
| № з/п | Зміст господарської операції | Дт | Кт | Сума, грн | Меморіальний ордер (МО) | № пункту Типової кореспонденції № 1219 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| БЛОК І. ОПЕРАЦІЇ З ПОШКОДЖЕНИМ ГАРАЖЕМ (Зменшення та відновлення корисності) | ||||||
| 1 | Відображено суму знецінення (зменшення корисності) пошкодженого гаража на підставі Акта комісії | 8411 | 1411 | 80 000,00 | МО № 17 | Пункт 1.30 |
| 2 | Отримано на рахунок установи цільові кошти з бюджету на ремонт гаража | 2311 | 7011 | 80 000,00 | МО № 2 | Пункт 8.1 |
| 3 | Відображено вартість виконаних підрядником робіт з ремонту даху та заміни вікон | 8013 | 6211 | 80 000,00 | МО № 6 | Пункт 6.5 |
| 4 | Перераховано кошти підряднику за виконані роботи | 6211 | 2311 | 80 000,00 | МО № 2 | Пункт 6.6 |
| 5 | Проведено відновлення корисності будівлі гаража (коригування зносу) після завершення ремонту | 1411 | 7411 | 80 000,00 | МО № 17 | Пункт 1.31 |
| БЛОК ІІ. ОПЕРАЦІЇ ЗІ ЗНИЩЕНИМ АВТОМОБІЛЕМ (Ліквідація та забалансовий облік) | ||||||
| 6 | Списано суму накопиченого зносу знищеного автомобіля | 1411 | 1014 | 300 000,00 | МО № 9 | Пункт 1.24 |
| 7 | Списано залишкову вартість автомобіля на витрати звітного періоду | 8411 | 1014 | 20 000,00 | МО № 9 | Пункт 1.24 |
| 8 | Одночасно закрито суму внесеного капіталу на первісну вартість автомобіля | 5111 | 5511 | 320 000,00 | МО № 9 | Пункт 1.24 |
| 9 | Зафіксовано суму завданих установі збитків (у розмірі залишкової вартості авто) за винуватцем (рф) | 072 | — | 20 000,00 | МО № 16 | Пункт 1.29 |
| БЛОК ІІІ. ОПРИБУТКУВАННЯ ТА ЗДАТТЯ МЕТАЛОБРУХТУ (Здано дорожче) | ||||||
| 10 | Оприбутковано отриманий від розбирання авто металобрухт за оцінкою комісії | 1815 | 7211 | 4 000,00 | МО № 13 | Пункт 1.26 |
| 11 | Проведено технічні касові обороти через Казначейство (подано Довідку про натуральну форму на брухт) | 2313 2117 | 2117 2313 | 4 000,00 | МО № 2 | Пункти 8.5, 8.6 |
| 12 | Відображено реалізацію металобрухту підприємству за фактичною ціною заготівльника | 2117 | 7211 | 4 500,00 | МО № 14 | Пункт 3.2 |
| 13 | Списано первісно оцінену (балансову) вартість переданого покупцеві брухту | 7211 | 1815 | 4 000,00 | МО № 13 | Пункт 3.2 |
| 14 | Надійшли «живі» кошти від фірми за металобрухт на спеціальний реєстраційний рахунок установи | 2313 | 2117 | 4 500,00 | МО № 2 | Пункт 3.3 |
ПІДСУМКИ ДАНОГО ПРИКЛАДУ ДЛЯ ЗВІТНОСТІ УСТАНОВИ:
Наприкінці звітного періоду (травень 2026 року) бухгалтер побачить такі результати в регістрах та звітах:
Будівля гаража залишилася на балансі за своєю початковою вартістю 600 000 грн та з початковим зносом 250 000 грн. Рахунок витрат 8411 перекрився доходом 7411 (ефект знецінення повністю нівельовано виконаним ремонтом).
Автомобіль повністю зник із балансу (рахунок 1014 закритий).
На позабалансовому рахунку 072 зафіксовано «висіти» суму 20 000 грн — це ваш офіційний маркер нанесених збитків для майбутніх судів.
На рахунку спеціального фонду 2313 установа має 4 500 грн реальних грошей від здачі брухту, які можна легально витратити на закупівлю запчастин чи господарські матеріали згідно з КЕКВ 2210.
КРОК 6. АВТОМАТИЗАЦІЯ ОБЛІКУ ЛІКВІДАЦІЇ ТА ЗНЕЦІНЕННЯ В ПРОГРАМІ KBS. ОБЛІК БЮДЖЕТНОЇ УСТАНОВИ
У період воєнного стану, коли навантаження на бухгалтерські служби бюджетних установ зросло в рази, намагатися вести облік руйнувань, уцінок та натуробмінів «вручну» або у пристосованих таблицях — це прямий шлях до помилок у звітності. Автоматизація цих процесів стає критично важливою.
Для державного сектору спеціалізованим і надійним рішенням є програмний продукт «KBS. Облік бюджетної установи». Програма повністю враховує специфіку Плану рахунків № 1219, вимоги НП(С)БОДС та автоматично формує необхідні Меморіальні ордери.
Всі первинні документи, які ми розглядали у попередніх кроках, розробники програми реалізували відповідно до Наказу МФУ № 818.
Найбільша цінність «KBS. Облік бюджетної установи» для бухгалтера у кризовій ситуації — це закладені алгоритми, які виключають людський фактор під час відображення нестандартних операцій:
При повному списанні /ліквідації, під час проведення документа «Списання ОЗ» розраховує суму накопиченого зносу, закриває залишкову вартість на субрахунок 8411 та — що дуже важливо — автоматично робить одночасне проведення із закриття внесеного капіталу (Дт 5111 — Кт 5511). Бухгалтеру не потрібно вираховувати ці суми вручну.
При відображенні надходжень у натуральній формі (металобрухт, будматеріали): Документ «Оприбуткування запасів» (отриманих від ліквідації ОЗ) дозволяє чітко розділити Варіант 1 (на продаж — субрахунок 1815/7211) та Варіант 2 (для власних потреб — субрахунок 1513/7411). Програма автоматично підтягує ці суми до Меморіального ордера № 13 та формує казначейські касові обороти для Меморіального ордера № 2.
Додатково, фахівці компаній-інтеграторів (зокрема, «Системи для бізнесу») забезпечують постійний супровід та оперативне оновлення типових конфігурацій під будь-які екстрені зміни в бюджетному законодавстві чи вимогах ДКСУ.
ВИСНОВКИ ТА ЧЕК-ЛИСТ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА БЮДЖЕТНОЇ УСТАНОВИ
Облік наслідків пошкодження або знищення майна внаслідок військової агресії — це іспит на професіоналізм для кожного бухгалтера державного сектору. Головне правило тут — неухильне дотримання послідовності: безпека ➡️ фіксація держорганами ➡️ інвентаризація ➡️ дозвіл на списання ➡️ облік.
Правильно оформлені документи не лише захистять установу від звинувачень Держаудитслужби у «приховуванні нестач», а й стануть частиною загальнодержавної доказової бази для стягнення репарацій з країни-агресора.
Щоб не пропустити жодного важливого кроку, тримайте під рукою цей короткий чек-лист.
📋 Чек-лист дій бухгалтера при пошкодженні/знищенні майна ворогом:
- Безпека та дозвіл ДСНС. Переконатися, що об’єкт розміновано та отримано офіційний дозвіл (довідку/акт) на вхід комісії установи.
- Процесуальна фіксація. Перевірити наявність Протоколу огляду місця події від Поліції (або витягу з ЄРДР за ст. 438 ККУ) та Акта про пожежу/руйнування.
- Наказ про комісію та інвентаризацію. Оформити розпорядчий документ керівника на проведення невідкладної інвентаризації.
- Проведення інвентаризації. Скласти окремі інвентаризаційні описи для пошкодженого/знищеного майна з детальним описом дефектів та взяти пояснення з МВО.
- Визначення статусу активу. Спільно з комісією (та залученими експертами за Порядком № 473) визначити: об’єкт підлягає ремонту (знецінення) чи знищений повністю (ліквідація).
- Оцінка за воєнною спецпроцедурою. Для будівель та авто — залучити незалежного оцінювача або отримати кошторис ремонту. Для рухомого майна — провести стандартизовану оцінку комісії за Методикою № 3965.
- Погодження з Органом управління. Направити пакет документів до вищестоячої установи (або ОМС) та отримати офіційне рішення (дозвіл) на повне списання.
- Бухгалтерські проведення в KBS.
При ремонті: Відобразити зменшення корисності (Дт 8411 — Кт 1411) у МО № 17, а після ремонту — відновлення корисності (Дт 1411 — Кт 7411).
При ліквідації: Списати знос та залишкову вартість (Дт 8411), закрити капітал (Дт 5111 — Кт 5511) у МО № 9.
- Забалансовий облік збитків. Обов’язково зафіксувати суму залишкової вартості знищеного майна на позабалансовому субрахунку 072 (ні в якому разі не на балансовому 2115).
- Оприбуткування корисних залишків. Оцінити за чистою вартістю реалізації та поставити на облік металобрухт (субрахунок 1815) або інші матеріали у МО № 13.
- Казначейська звітність. Не пізніше останнього дня місяця подати до ДКСУ Довідку про надходження в натуральній формі та внести зміни до спецфонду кошторису (код доходу 25010200).
Тримаємо фінансовий та обліковий фронт України бездоганно! Разом до Перемоги!
З повагою,
Наталія ХОМИЧ
Керівник відділу впровадження та супроводу
програмних продуктів KBS
Експертна підтримка бюджетних установ
ТОВ «Системи для бізнесу»
sys2biz.com.ua