Обмін первинкою з контрагентами стає доступнішим
Розглянемо особливості обміну документами в електронному вигляді.
Електронним первинним документом з кожним роком користуються все більш бухгалтерів з метою покращення якості своєї роботи і її полегшення. Короновірус і військові дії показали, що у електронного формату маса переваг:
- Швидкість. Через ЕДО обмінюватися первинкою в рази скоріше, ніж друкованою документацією. Відвідування пошти віднімає час, а також не всі відділення стабільно працюють.
- Віддалена праця. Не треба йти у офіс, первинні документи відправляються з будь-якої точки світу 24/7, а ви перебуваєте у безпеці.
- Мінімізовані риски втрати важливих даних. Пошта часто втрачає листи у дорозі, а їх відновлення – проблема, але необхідність, адже первинні документи – основа для ведення звітності. Під час обміну електронними первинними документами у обидвох контрагентів є по одному екземпляру, так відомості складніше втратить. Первинні документи на серверах оператора ЕДО – це безстрокове зберігання і неушкодженість даних.
- Економічність. Придбання паперу, марок, обслуговування принтера, витрата робочого часу працівника, поштові послуги – цих витрат можна уникнути якщо віддати перевагу обігу документації за допомогою ЕДО.
- Актуальність – системи ЕДО містять найактуальніші форми первинних документів, це необхідно для складання коректної звітності. Завдяки електронному формату менша вірогідність отримати штраф або пеню, адже про помилки у поданій через портал ДПС звітності відразу надходить сповіщення на відміну від поштових термінів сповіщення.
- Ефективність. Ведення первинки в електронному вигляді на підприємстві спрощує і прискорює усі узгодження первинних документів і робочі процесів з ними. Доступ до них також спрощується для всіх співробітників компанії. Контролювати статус первинки (доставлена, підписана, відхилена) також простіше, ніж на папері.
- Захист даних. Особистий кабінет користувача надійно захищає первинні документи, оскільки пересилка інформації відбувається по захищеному зашифрованому електронному каналу комунікації. Вірогідність попадання бухгалтерських даних до зловмисників зведена до нуля.
Електронному обслуговуванню розрахунково-касових операцій слід віддати перевагу тому, що це вигідно двом сторонам: і покупцю і продавцю. Продавець економить на друку чеків, а покупець отримує разом з е-чеком гарантію на месенджер або пошту. Так її складніше загубити на відміну від паперової версії.
Юридична сила електронного документа
У Законі № 851 (ч. 3 ст. 7) йдеться що юридичної різниці між паперовими і електронними первинними документами немає, якщо останні завірені КЕП і в них є обов’язкові реквізити. Кожному екземпляру, складеному в електронному вигляді з однаковим змістом і реквізитами надана однакова юридична сила. Для двох контрагентів кожен їх спільний первинний електронний документ є оригіналом.
Первинний документ в цифровому вигляді по аналогії з паперовим повинен складатися з регламентованими реквізитами з накладанням електронного підпису працівника, який його створив і бере участь в госпоперації. Особистий підпис посадової особи повністю прирівняний до електронного підпису (відповідно до Закону № 2155).
Як узгодити первинний документ з контрагентом
Первинний документ у електронному вигляді може бути надісланий іншому структурному підрозділу підприємства, іншому підприємству, або в державний орган.
Первинний електронний документ створюється підприємством або його контрагентом для вирішення різних задач і відповідно може мати вигляд:
- договору,
- рахунку,
- накладної,
- рахунок-фактури,
- акту виконаних робіт і т.д.
Алгоритм передачі первинки контрагенту через мережу:
- Бухгалтер компанії-відправника створює первинний документ.
- Він підписується КЕП співробітника і надсилається за допомогою системи ЕДО контрагенту-отримувачу.
- Бухгалтер-отримувач звіряє первинний документ. Якщо все складено корректно, то отриманий файл скріплюються електронними підписами співробітників контрагента, відповідальних за ведення первинки. Після цього виконується сама госпоперація. Відправник, який надіслав первинний документ після накладення КЕП отримувача бачить підтвердження, що він прийнятий контрагентом.
- Якщо первинний документ складений некоректно, контрагент може відхилити його і запросити правки.
Контрагенти іноді визначають свій порядок підтвердження того, що первинний документ був отриманий. Проте там обов’язково мають бути відображені відомості про те коли первинний документ був отриманий, вказання хто відправив підтвердження про його отримання. Контроль цілісності і не пошкодженості електронним документам гарантує КЕП.
Важливий нюанс – як зберігати цифровий первинний документ. Його зберігають на відповідних носіях у форматі, який дозволяє контролювати цілісність документа. Терміни зберігання паперових і електронних первинних документів однакові. Допускається зберігати первинний електронний документ у вигляді копій на папері.
Переваги роботи з первинними документами у M.E.Doc
Співпраця з надійним підрядником і вибір якісної програми ЕДО, допоможе почати працювати з первинними електронними документами легко як вам так і вашому контрагенту.
Медок у базовій комплектації має функціонал для подання звітності і роботи з будь-яким первинним документом. Розібратися в цій програмі нескладно навіть штатному бухгалтеру. Для компаній з більшим об’ємом документообігу і є розширений функціонал. Можна масштабуватися і додати модулі: Звітність в НБУ, Медок Зарплата і інш.
Для динамічної дистанційної роботи з контрагентом з будь-якого пристрою виберіть веб-сервіс СОТА (хмарна версія Медка).
Користувачам M.E.Doc доступна відправка посилання на первинний документ. Так ваш діловий партнер може отримати його навіть якщо сам не користується електронним сервісом ЕДО.
Ідеальне рішення для спрощення усіх паперових бухгалтерських процесів – скористатися сервісом відправки первинних документів (ЕДО). Важливо виважено вибрати відповідне ПЗ, постачальника послуг з обслуговування тим самим забезпечити комфортний перехід як для працівників підприємства, відповідальних за первинний документообіг, так і для ваших контрагентів.
Бажаєте розрахувати вартість ЕДО для Вашого підприємства?
Актуальні статті за останній час
Вас можуть зацікавити інші статті:
Коментарів поки що немає...