Особова картка працівника не обов’язкова: роз’яснення Мінекономіки

У сфері кадрового діловодства України відбулися суттєві зміни, які стосуються ведення особової картки працівника (форма П-2). Донедавна цей документ вважався обов’язковим для кожного працівника, незалежно від форми зайнятості.

Однак нещодавні роз’яснення від державних органів змінили цю ситуацію, надавши роботодавцям більше гнучкості у веденні кадрової документації.

Історичний контекст

Особова картка працівника (форма П-2) була затверджена спільним наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25.12.2009 № 495/656. Протягом багатьох років вона вважалася обов’язковим документом, який містив важливу інформацію про працівника, включаючи освіту, професійну підготовку, сімейний стан, військовий облік та інші дані.

Нові роз’яснення від державних органів

Позиція Держпраці

Перші зміни у підході до обов’язковості особової картки з’явилися у роз’ясненні Держпраці. У своєму листі (на жаль, дата та номер листа не вказані у відео) Держпраці зазначила, що роботодавець має право самостійно визначати необхідність ведення кадрового обліку з використанням особової картки працівника за формою П-2.

Позиція Мінекономіки

Міністерство економіки України підтвердило позицію Держпраці. У своєму листі від 25.09.2024 № 4701-05/70518-09 Мінекономіки надало кілька аргументів на користь необов’язковості ведення особової картки:

1. Відсутність прямої вимоги в чинному законодавстві щодо обов’язковості ведення форми П-2.
2. Наявність інших документів, які містять подібну інформацію.
3. Право роботодавця самостійно визначати необхідність ведення такої форми відповідно до власних потреб та специфіки діяльності.

Нормативно-правова база

При розгляді питання про обов’язковість ведення особової картки працівника варто звернути увагу на наступні нормативно-правові акти:

1. Кодекс законів про працю України (особливо статті 48 та 49, які стосуються трудових книжок та обліку трудової діяльності працівників).
2. Закон України “Про відпустки” від 15.11.1996 № 504/96-ВР (стаття 20 щодо обліку відпусток).
3. Наказ Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25.12.2009 № 495/656 “Про затвердження типової форми первинної облікової документації № П-2 “Особова картка працівника”.
4. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.

Практичні рекомендації для роботодавців

Якщо ви вирішите відмовитися від ведення особових карток, зверніть увагу на наступне:

1. Збереження існуючих карток: Не знищуйте існуючі картки. Відповідно до Переліку типових документів (наказ Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5), вони повинні зберігатися 75 років після звільнення працівника.
2. Ліквідація підприємства: У разі ліквідації підприємства, картки слід передати до архівних установ як документи, пов’язані із забезпеченням соціального захисту громадян.
3. Облік відпусток: Забезпечте виконання вимог статті 20 Закону України “Про відпустки” щодо обліку наданих працівникам відпусток. Можливо, вам доведеться розробити альтернативну форму обліку.
4. Альтернативні джерела інформації: Пам’ятайте, що інша інформація з форми П-2 часто дублюється в інших документах, таких як особові листки з обліку кадрів та доповнення до них.
5. Внутрішня документація: Розгляньте можливість розробки власних форм кадрового обліку, які відповідатимуть специфіці вашого підприємства.

Експертна думка

На думку експертів з трудового права, зміна позиції державних органів щодо обов’язковості ведення особової картки працівника є позитивним кроком у напрямку дерегуляції та спрощення кадрового діловодства. Проте, варто зазначити кілька важливих моментів:

1. Правова невизначеність: Незважаючи на роз’яснення Держпраці та Мінекономіки, відсутність змін у відповідних нормативно-правових актах може створювати певну правову невизначеність.
2. Ризики при перевірках: Існує ймовірність, що при проведенні перевірок контролюючими органами можуть виникнути питання щодо відсутності особових карток. Тому роботодавцям рекомендується зберігати копії роз’яснювальних листів Держпраці та Мінекономіки.
3. Забезпечення збереження інформації: При відмові від ведення особових карток роботодавцям слід подбати про те, щоб вся необхідна інформація про працівників була належним чином збережена в інших документах.
4. Індивідуальний підхід: Рішення про відмову від ведення особових карток має прийматися кожним роботодавцем індивідуально, з урахуванням специфіки діяльності підприємства та кількості працівників.

Висновок

Хоча ведення особової картки працівника більше не є обов’язковим, роботодавці можуть продовжувати використовувати цю форму на свій розсуд. Важливо зважити всі за і проти перед прийняттям рішення про відмову від цього документа.

Ця зміна є позитивним кроком у напрямку спрощення кадрового діловодства та надання більшої гнучкості роботодавцям у веденні документації. Проте, роботодавцям слід бути готовими до можливих викликів та забезпечити належне зберігання та облік усієї необхідної інформації про працівників.