Вже діють штрафи за використанням старої форми повідомлення про працевлаштування

Держпраці нагадують про необхідність використання оновленої форми Повідомлення про прийняття на роботу, що затверджена Постановою Постановою Кабміну від 21.02.2025 № 184.

Повідомлення про працевлаштування подається за новою формою

Спеціалісти Держпраці наголошують на необхідності використання нової версії Повідомлення про прийняття працівника на роботу. Подання повідомлення за застарілою формою Держпраці може кваліфікувати це як порушення.

Жоден працівник не може бути допущений до виконання трудових обов’язків без оформлення офіційного трудового договору. При цьому, обов’язок інформування Державної податкової служби про прийняття працівника на роботу визначений у частині 4 статті 24 Кодексу законів про працю України. Хоча КЗпП та постанова № 413 не встановлюють конкретних часових рамок для подання Повідомлення про прийняття на роботу, важливо, щоб роботодавець надіслав це повідомлення до початку виконання працівником своїх функцій.

З особою, яка приймається на роботу, укладається трудовий договір – в усній або письмовій формі. Однак, у період дії воєнного стану діють спеціальні положення Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», які передбачають можливість укладення трудового договору в усній формі навіть у випадках, коли ст. 24 КЗпП вимагає письмової форми.

У Державній службі з питань праці звертають увагу на те, що з 26 лютого 2025 року в Україні діє оновлений бланк Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту. Саме цього дня набула чинності нова редакція постанови Кабінету Міністрів України від 21.02.2025 № 184.

Коротко розглянемо зміни, передбачені цією Постановою.

Інформацію, що міститься у повідомленні про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту, яке подається до Державної податкової служби, доповнено відомостями про громадянство з метою обліку працевлаштованих іноземців та осіб без громадянства (графа 9). При заповненні цієї графи необхідно:

1. вказати: «0», якщо йдеться про іноземця або особу без громадянства;
2. вказати «1» при заповненні повідомлення про громадян України.

Повідомлення до ДПС слід надсилати засобами електронного зв’язку з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) відповідно до чинного законодавства про електронний документообіг.

У випадку технічної неможливості подання Повідомлення про прийняття працівника за допомогою електронного зв’язку в електронному вигляді, Повідомлення слід подати у паперовій формі згідно з додатками 1 і 2 разом з електронною копією. Про цей спосіб подання також згадують фахівці Держпраці у листі від 28.03.2022 № 1340/4/4.1-зв-22.

• Докладно про зміни, внесені у Повідомлення про прийняття на роботу, ми писали тут.
• Головне про заповнення і подання Повідомлення — у цій статті.

Штрафи за порушення подання Повідомлення

Зверніть увагу, що у зв’язку із внесенням змін до форми Повідомлення постановою Кабінету Міністрів України від 21.02.2025 № 184, втрачає чинність попередня форма. Тож за подання Повідомлення за старою формою цілком можливе подальше нарахування штрафу. 

Наразі у Реєстрі електронних форм податкових документів податківці опублікували електронні ідентифікатори оновленої форми (поки що для розробників). Тож наразі роботодавці не можуть подати повідомлення за новою формою в електронному вигляді. Очікуємо реалізації нової форми та відповідних оновлень від розробників бухгалтерських програм.

Розглянемо, які передбачені розміри штрафів за порушення подання Повідомлення про прийняття на роботу.

Відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю України, обов’язковою умовою допуску працівника до виконання його трудових функцій є укладення трудового договору, що оформлюється відповідним наказом або розпорядженням роботодавця, а також своєчасне інформування Державної податкової служби про факт прийняття нового співробітника. Отже, ненадання або несвоєчасне надання такого повідомлення кваліфікується як порушення інших вимог трудового законодавства, окрім тих, що прямо перелічені в абзацах 2-9 статті 265 КЗпП. Даної правової позиції дотримуються й судові інстанції (щодо відповідальності за статтею 24 КЗпП, див., наприклад, рішення Другого апеляційного адміністративного суду від 04.07.2019 у справі № 2040/5442/18; щодо адміністративної відповідальності, див., наприклад, постанову Миргородського міськрайонного суду Полтавської області від 16.04.2020 у справі № 552/1355/20).

Таким чином, ігнорування обов’язку щодо подання або затримка з поданням повідомлення про прийняття працівника на роботу тягне за собою фінансову санкцію у розмірі однієї мінімальної заробітної плати за перше виявлене порушення та двох мінімальних заробітних плат за кожне наступне подібне порушення стосовно кожного працівника. Цю думку поділяють і інспектори Східного міжрегіонального управління Державної служби України з питань праці.

Варто також зазначити, що протягом дії воєнного стану штрафні санкції, передбачені статтею 265 КЗпП, не застосовуються у випадку виконання роботодавцем приписів про усунення порушень, виявлених під час позапланових інспекцій (відповідно до Закону № 2136 та Закону № 2352).

Актуальні статті для бухгалтера

Зверніть увагу на матеріали, які можуть вас зацікавити:

• Зміни у бронюванні працівників з 2 квітня 2025
• Новий інструмент контролю: звідки ДПС отримує інформацію про онлайн продажі 
• Оновлення M.E.Doc Версія 11.02.169 — зміни в оновленні
• Коли платити податки і подавати звітність у квітні 2025
• Нові форми декларацій для ФОП 3 групи: що потрібно знати з 1 квітня 2025
• Оновлені реквізити для сплати штрафів за відмову у працевлаштуванні осіб з інвалідністю
• Лікарняні для сумісників: порядок призначення та виплати
• Скільки зберігати документи з військового обліку на підприємстві
• Перевірки військового обліку — чого очікувати

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст

новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.