Правила надання роботодавцем відпусток за минулі роки

Чи існують обмеження на тривалість безперервної відпустки, якщо працівник використовує дні за минулі періоди? Обмеження та поради щодо поділу відпустки у 2026 році.

Надання відпустки під час воєнного стану 2026: деталі

Під час воєнного стану оновлено ряд положень, про які потрібно пам’ятати при наданні відпусток. Зокрема, у мирний час при наданні відпусток ми орієнтуємось на положення Кодексу Законів про працю, а також на Закон України «Про відпустки» № 504. Під час воєнного стану необхідно також зважати на положення Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136.

Додатково враховуємо норми Конвенції про оплачувані відпустки №132. 

Важливо: право на відпустки мають усі працівники (як громадяни, так і іноземці чи особи без громадянства), що працюють за умовами трудового договору незалежно від форми власності підприємства, у тому числі працюють у роботодавців-ФОПів. Право на відпустку визначеної тривалості зі збереженням посади та у певних випадках, оплати, є гарантованим та не може бути замінене грошовою компенсацією, крім випадків, викладених у статті 24 Закону про відпустки. Стаття 12 Конвенції про оплачувані відпустки додатково наголошує: працівник не може відмовитись від щорічної оплачуваної відпустки або замінити її грошовою компенсацією (крім визначених у статті 24 Закону №504 випадків), у тому числі за бажанням працівника чи угодою з керівництвом.

Таким чином, навіть протягом воєнного стану працівник має право на щорічну оплачувану відпустку та повинен її своєчасно використати, відповідно до графіка відпусток. Про складання графіків відпусток ми розповідали у статті за посиланням.

Обмеження на тривалість відпустки під час війни

Закон № 2136 передбачає, що під час війни тривалість щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути лімітована тривалістю 24 календарні дні на рік. При цьому, якщо працівник має право на відпустку довшу за вказаний строк, за рішенням роботодавця надання не використаних під час воєнного стану днів щорічної відпустки тривалістю понад 24 календарних дні:

• переноситься на період після закінчення воєнного стану;
• або надається без збереження заробітної плати.

Таке положення містить частина перша статті 12 Закону про відпустки № 504.

Виключення становить:

1. відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
2. відпустка для догляду за дитиною до досягнення трьох років;
3. а також відпустка у зв’язку з усиновленням дитини.

Також виключення становлять керівні працівники закладів освіти та установ освіти, навчальних частин інших установ і закладів, педагогічних, науково-педагогічних та наукових працівників (абзац 4 частини 1 статті 12 Закону №504).

Чи можуть не надати невикористані дні відпустки під час війни

У працівників може виникати питання: чи має право роботодавець відмовити у наданні накопичених відпусток за минулі роки під час дії воєнного стану? У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні невикористаних днів щорічної відпустки. Таке положення містить абзац 5 частини 1 статті 12 Закону № 504 про відпустки.

Чи може роботодавець відмовити у відпустці?

Частина друга статті 12 прямо зазначає: роботодавець має право відмовити у наданні будь-якого виду відпустки працівнику, що працює об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання. Виключення становлять відпустки по вагітності та пологам, а також відпустки по догляду за дитиною до 3 років.

Якщо працівник не залучений до робіт на критичній інфраструктурі (оборонному виробництві/мобілізаційному завданні), то роботодавець може не надати працівнику ті види відпусток, що надаються за угодою. Проте обов’язкове надання інших передбачених законодавством обов’язкових відпусток:

• щорічні відпустки у передбачені графіком відпусток терміни;
• соціальні відпустки на дітей;
• навчальні чи творчі відпустки тощо.

Важливо: відмова роботодавця у наданні відпусток працівникам, не зайнятим на об’єктах критичної інфраструктури тощо, може призвести до фінансової та адміністративної відповідальності.

Чи згорають невикористані дні відпочинку?

У законодавстві не прописано жодних часових меж, після яких дні щорічного відпочинку за минулі роки анулюються. Водночас, накопиченню чи перенесенню, а також отриманню подальшої компенсації, підлягають лише щорічні відпустки (перелік у пункті 1 статті 4 Закону №504) та соціальна відпустка на дітей. Такі відпустки не передбачають строку давності щодо їх використання працівником у разі невикористання в поточному році.

Зважаючи на зміни, внесені у трудове законодавство Законом №2136 на час воєнного стану, надання відпусток, накопичених за минулі роки, обмежене. Зокрема, роботодавець має право відмовити у наданні невикористаних днів відпустки за минулі роки або надати їх без збереження заробітної плати (стаття 12 Закону №2136).

Якщо у мирний час законодавство не передбачало обмежень щодо загальної тривалості накопичених за минулі роки щорічних відпусток, то під час війни надання щорічної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежене 24 календарними днями, з ненаданням щорічної відпустки понад цей ліміт або з неоплачуваним наданням. Водночас, така можливість залишається на розсуд роботодавця і не є обов’язком не надавати відпустки.

Скільки днів підряд може тривати відпустка за минулі роки?

Як розрахувати максимальну тривалість накопичених відпусток, якщо роботодавець прийняв рішення надати працівнику невикористані дні відпусток за попередні роки?

У випадку, коли роботодавець під час воєнного стану приймає рішення щодо надання працівникам не використаних раніше відпусток, максимальна кількість днів такої відпустки не обмежена законодавством. У цьому випадку доцільно виходити з умов трудового договору, а також виробничої необхідності підприємства. 

Як ділити відпустку: правила

Не варто забувати і про вимоги до мінімальної тривалості відпочинку. За бажанням працівника відпустку дозволяється розбивати на частини будь-якого розміру, але за умови, що головна безперервна частина складатиме щонайменше 14 календарних днів (відповідно до статті 12 Закону про відпустки).

Невикористана відпустка під час дії воєнного стану

Коли виплачується компенсація за невикористану відпустку? Згідно з нормами статті 24 Закону «Про відпустки», замінити дні відпочинку грошовими виплатами дозволяється у таких ситуаціях:

• у разі звільнення працівника — грошова компенсація виплачується за всі не використані ним дні щорічної відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи;
• у разі призову працівника на військову службу прийняття на військову службу за контрактом — грошова компенсація виплачується за всі не використані ним дні щорічної відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи;
• за бажанням працівника можливо замінити частину щорічної відпустки грошовою компенсацією, якщо тривалість наданих працівнику щорічної та додаткових відпусток не менша за 24 календарних дні. При цьому заборонено замінювати відпустки грошовою компенсацією для неповнолітніх. 
• у випадку смерті працівника невикористані відпустки підлягають грошовій компенсації, що виплачується родині або входить до складу спадщини.

Вам може бути корисно: як виплачувати вихідну допомогу при звільненні працівника?

За які невикористані відпустки не надається компенсація 

У цьому питанні важливо чітко розрізняти категорії відпусток та обов’язки працедавця щодо виплат. Відповідно до законодавства, у разі розірвання трудового договору компанія зобов’язана виплатити кошти за всі накопичені дні основної щорічної відпустки. Також компенсації підлягають додаткові дні відпочинку для батьків, які виховують дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства (підгрупа А, І група).

Водночас, не підлягають компенсації:

• додаткові відпустки для навчання;
• творчі відпустки;
• відпустки, надані для підготовки чи участі у спортивних заходах;
• більшість видів соціальних відпусток (крім «дитячих», згаданих вище);
• відпустки, що надавалися без виплати зарплати.

Перелік невикористаних відпусток, за які надається компенсація, чітко передбачений частиною першою статті 24 Закону про відпустки.

Відпустки: часті питання

Чи можна отримати компенсацію за невикористані щорічні відпустки без звільнення? Відповідно до положень статті 24 Закону «Про відпустки», замінити дні відпочинку грошовою компенсацією можливо за дні, що перевищують 24 календарні дні щорічної і додаткових відпусток.

Як розраховується компенсація за старі накопичені відпустки, якщо зарплата за ці роки суттєво змінилася?

Відповідно до абзацу першого пункту 2 Порядку обчислення середньої зарплати №100 від 08.02.1995, розрахунок середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати компенсації за невикористані відпустки. Якщо працівник працював менше ніж рік, середня заробітна плата розраховується на основі виплат за фактичний час роботи, з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця до місяця вплати компенсації. У випадку, коли працівника працевлаштовано не з першого числа місяця, але з перешого робочого дня місяця, місяць враховується до розрахункового періоду як повний місяць. При розрахунку середньої зарплати для компенсації за невикористані відпустки включаються виплати, передбачені пунктом 3 Порядку №100: суми зарплати; премії та заохочувальні виплати; допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю; виплати за час, коли за працівником зберігається середній заробіток (за час  щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження, вимушеного прогулу тощо)*. 

*Додаткові уточнення з цього приводу та конкретизацію виплат містить пункт 4  Порядку № 100.

Не враховуються виплати одноразового характеру, виплати компенсаційного характеру та інші виплати, передбачені нормами пункту 4 Порядку № 100.

Розрахунок середньої заробітної плати для компенсації за невикористані відпустки проводиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за фактично відпрацьований період (розрахунковий період) на відповідну кількість календарних днів розрахункового періоду. До розрахунку не включаються святкові та неробочі дні, встановлені законодавством. Одержаний результат слід помножити на кількість календарних днів відпустки.

Компенсація відпустки за минулі роки: який розрахунковий період?

Який розрахунковий період брати для відпустки за 2023 чи 2024 рік, якщо вона надається у 2026-му році? Для розрахунку та виплати компенсації за невикористані відпустки береться стандартний розрахунковий період — останні 12 місяців перед місяцем надання відпустки, враховуючи положення пункту 2 Порядку №100.

Хронологія надання невикористаних днів відпустки

Чи можна спочатку використати відпустку за 2025-2026 робочий рік, а потім за 2023-й? Законодавство не встановлює суворої черговості, але зазвичай рекомендується використовувати спочатку старі періоди для зручності відображення в обліку та уникнення плутанини.

Більше матеріалів про відпустки за посиланням.

Важливі новини для бухгалтера

Вам можуть бути корисні інші наші статті за останній час:

• Штраф за невиконання квоти по працівникам з інвалідністю за 2025 рік опублікують до 10 березня 2026
• Граничні терміни подання звітності та сплати податків у березні 2026
• З 1 березня діють оновлені звіти 1-ВП та 1-ОП для підакцизної продукції
• Оновлення звітності з акцизного податку: подайте до 20 березня
• ЄСВ для ФОП 2026: деталі
• Законопроєкт 14414-1: чи прирівняють сканкопії документів до електронних
• Обов’язковий ПДВ для ФОП — коли запровадять? 

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.