Співпраця з ФОП на підприємстві: ризики та переваги

З огляду на економічну вигоду суб’єкти господарювання обирають найкращий організаційний формат трудових відносин. У статті розглянемо популярну формулу співпраці, коли фізична особа підприємець (ФОП) працює в компанії у якості найманого працівника.

Переваги трудових відносин з ФОП

Передусім плюсом є спрощення адміністрування внутрішніх процесів. Коли підприємство наймає працівника як фізичну особу, на роботодавця покладаються всі обов’язки згідно законодавства, а саме:

• підготовка пакета документів для оформлення працівника,
• повідомлення контролюючих органів про працевлаштування,
• забезпечення працівника соціальними гарантіями у вигляді відпусток і лікарняних,
• створення безпечних умов праці,
• звітування у контролюючі органи,
• виконувати роль податкового агента працівника, тобто сплата податків, зборів, інших встановлених платежів;
• у випадку припинення найму працівника дотримуватися всіх складних і тривалих процедур на відміну від більш легкого припинення дії договору з ФОП.

При роботі з ФОПом виконувати ці обов’язки компанії не треба, адже ФОП є самоорганізованою і незалежною господарською одиницею і сам відповідає за свою звітність, податки, умови роботи тощо. ФОП сам закриває увесь комплекс виробничих процесів на відміну від залучення штату спеціалістів.

Окрім організаційних переваг з адміністрування кадрової роботи, співпраця з ФОП ще і економічно вигідна. На компанію суттєво знижується податкове навантаження.
Якщо це наймані працівники, то підприємство як податковий агент утримує з виплаченого їм доходу 18% податку на доходи фізосіб ПДФО, 1,5% військового збору ВЗ і також сплачує 22% єдиного соціального внеску ЄСВ, нарахованого з суми доходу. В цілому під час роботи з найманим працівником роботодавець сплачує 41,5% податків на зарплату.

У випадку з підприємцем він самостійно відповідальний за сплату податків і подання відповідної звітності. Податки ФОПа платника ЄП складають: 5% (або 3% + 20% ПДВ) єдиного податку, з огляду на обрану ставку, та 1 474,00 грн у місяць у вигляді мінімальної суми ЄСВ у 2023 році.

Як бачимо плюсів багато, але є і певні ризики.

Недоліки співпраці з ФОП

Передусім треба зазначити що контролюючі органи дуже прискіпливо ставляться до підприємств які працюють з ФОПами з причини приховування трудових відносин, а також здійснення фіктивних господарських операцій.

Податковий контроль роботи з ФОП

Не рідкість висновки про неправомірне оформлення угод з фізособами підприємця замість трудових договорів з метою знизити податкові зобов’язання. Часто таке відбувається з підприємствами із сфери ІТ та кол-центрів. Самі компанії можуть давати підстави для таких висновків якщо під час перевірки виявляється що працівник звільняється і починає виконувати роботу вже в як ФОП. Аналіз документації з фізособою підприємцем і відповідної документації призводить до складання штрафних податкових повідомлень рішень на суми виплачених йому доходів. Суми штрафів можуть справді вражати.

Часто компанії отримують негативні висновки контролерів з причини фіктивності господарських операції з підприємцями та через заниження податку на прибуток. Контролери мотивують свою позицію відсутністю або некоректним заповненням документації, яка супроводжує операцію. Типові помилки:

• Незрозуміло за які послуги нараховувались кошти і як формувалися суми.
• Наявна розбіжність цілей придбання робіт або послуг з видом діяльності компанії.
• Відсутність економічного ефекту для компанії.
• Об’єктивну неможливість фізособи підприємця виконати завдання.

Дані про кількість операцій із фізособами є у податковому розрахунку 1ДФ, який подається компанією до контролюючого органа як звітність. Окрім того, податківці мають право направляти підприємству запити про отримання додаткової інформації стосовно роботи з ФОПами що може закінчитися надалі повноцінною податковою перевіркою. Підставою для інформаційних запитів може бути невелика прибутковість компанії, великі суми за операції з ФОПами.

Контроль роботи з ФОП з боку Держпраці

Цікавиться співпрацею підприємства і ФОП також Державна служба України з питань праці. Зона їх контролю – дотримання положень законодавства про працю. За приховані трудові відносини Держпраці накладає штрафи.

ВАЖЛИВО: Штраф за допуск працівника до робіт без оформлення і наказу, а також виплату зарплати без відрахування податків та ЄСВ складає 10 мінімальних зарплат (наразі 67 тис. грн). Повторне порушення протягом 2-х років карається штрафом  у розмірі 30 МЗП.

Як уникнути штрафів під час співпраці компаній з ФОП?

Насамперед бізнесу необхідно коректно вести документацію по фізособах підприємцях. Це допоможе збільшити шанси у відстоюванні своїх інтересів і оскарженні можливих штрафів. Слід враховувати особливості таких документів на відміну від трудових договорів і чітко формулювати їх положення.

Відмінності цивільно-правових відносин:

• вони мають термін дії, тобто є строковими. Має бути визначений термін самого документу;
• ФОП сам відповідає за організацію робочого процесу і несе відповідальність за якість робіт, наявність виробничих ресурсів. ФОПу дозволено залучати інших спеціалістів до виконання завдань замовника;
• вирішальним є не робочий процес, а кінцевий продукт;
• на ФОПа не поширюється робочий розпорядок та посадові інструкції компанії. ФОП не може претендувати на соціальні гарантії і систему стимулювання;
• оплата праці фізособи підприємця визначається досягненням поставленої задачі і виплачується не систематично;
• ФОП несе повну відповідальність за якість виконання завдання і дотримання термінів його виконання аж до застосування штрафних санкцій;
• акти прийняття-передачі повинні містити чіткий опис виконаних робіт/послуг.

Звісно, нові договори слід формулювати відповідно до вимог контролюючих органів, натомість варто проаналізувати документи про співпрацю з ФОП які вже існують на предмет юридичних і податкових ризиків та скорегувати їх.

Бізнесу також треба серйозно ставитися до перевірок і готуватися до них. Окрім того, не можна ігнорувати направлення податкових запитів по співпраці з фізособами підприємцями, це тривожний показник для компанії.

Підтвердження статусу ФОП

Для того, щоб належним чином оформити документацію базовою є вимога підтвердження статусу вашого контрагента як ФОП. Захист найвищого рівня від податкової у такому випадку – наявність:

• копії свідоцтва про державну реєстрацію;
• виписки або витягу з ЄДР;
• витягу з Реєстру платників ЄП;
• довідки про взяття на податковий облік як фізичної особи підприємця, яка здійснює незалежну професійну діяльність.

Бажано попросити у вашого контрагента перелічені документи ще під час оформлення співпраці і зберігати їх разом із актами виконаних робіт. Зазначимо, що вищевказаний перелік не є обов’язковим, але претензії представників контролюючих органів він точно зупинить.

ВАЖЛИВО: документи які свідчать про статус ФОП не завжди є актуальним, і ваш контрагент з часу отримання довідок і виписок і до моменту початку співпраці з вами міг змінити статус, припинити діяльність тощо. Отже, кращим варіантом будуть документи, актуальні на дату укладання договору. Це може бути і платний витяг якщо йдеться про підряд на значну суму.

Бувають випадки, коли ФОП відмовляється надати відповідні витяги. Тоді потурбуйтеся про наявність скріншотів з ЄДР та Реєстру платників ЄП.

Обмеження співпраці ФОП і ТОВ

Фізособа, що займається підприємницькою діяльністю має право працювати з суб’єктами економічної діяльності любої організаційної форми, і юрособою у тому числі. Але законодавство визначає деякі обмеження на таку діяльність. Вони не стосуються ФОПів на загальній системі оподаткування. У випадку зі спрощеною системою є певні умови:

• ФОП 1 групи – не має права працювати з юрособами зовсім.
• ФОП 2 групи – обмежений щодо надання послуг. Це дозволено лише населенню, ФОПам та юрособам платникам єдиного податку. Стосовно купівлі-товару у ФОП таких обмежень немає.
• ФОП 3 групи – не має обмежень у роботі з юрособою.

Іноді постає питання, чи допускається співпрацювати підприємству і ФОП, якщо фізособою підприємцем є директор компанії-замовника. Чи не стануть сторони у такому випадку пов’язаними особами, а договір – фіктивним? Законодавство накладає на підприємство декілька обмежень щодо цього. Юридичною підставою для цього стає Закон про ТОВ і Цивільний кодекс України.

Якщо підприємство і ФОП займаються одним і тим же видом діяльності, то директору треба отримати відповідний дозвіл на загальних зборах распорядчого органа фірми. Якщо діяльність інша, то жодні дозволи не потрібні.

Ділове партнерство між юрособою і ФОП обмежене по-перше тоді, якщо така заборона передбачена статутом компанії.

По-друге існують заборони у Цивільному кодексі. Одна і та ж фізособа не має права підписати договір з двох сторін. У разі невиконання цього положення документ буде невизнаним податківцями, а підприємство очікує донарахування податків та штрафи. Але цього можна уникнути якщо від імені юрособи замість директора підпише інший працівник.

Якщо цей матеріал був корисним для вас, поділіться ним з колегами, натиснувши відповідну опцію нижче праворуч.