Ведення первинних документів в електронній формі: нюанси при перевірці

Поділитись

Податківці ГУ ДПС у Луганській області нагадали основні положення ведення електронних документів у первинній формі, а також особливості надання первинки в електронній формі при перевірці.

При проведенні перевірок платники податків, які ведуть документи з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів у електронному вигляді, зобов’язані надати посадовим особам контролюючого органу копії документів, що стосуються предмета перевірки.

Копія електронного документу на папері — візуальне подання е-документа на папері, засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Первинні документи в електронній формі: основні положення

Платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПКУ).

Закон № 996 (ч.2, ст.9) визначає, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити:

  • назва документа (форми);
  • дата і місце складання;
  • назва підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність, строком, не меншим за встановлений для відповідних документів на папері.

За неможливості такого зберігання протягом визначеного законом терміну, слід дублювати документи на кількох електронних носіях та періодично копіювати згідно з порядком обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. За неможливості дотримання цих вимог, е-документи потрібно зберігати у вигляді копії документа на папері (за відсутності паперового оригіналу).

Первинні документи, створені в електронному вигляді, використовуються в бух. обліку при умові додержання законодавчих вимог до електронних документів та документообігу (п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів від 24.05.1995 № 88).

Надання первинки в електронній формі при перевірці

Якщо підприємство складає та зберігає первинні документи в електронному вигляді, за ним встановлюється обов’язок за власний рахунок виготовити копії цих документів на папері на вимогу інших учасників господарських операцій або контролюючих органів у межах їх повноважень, передбачених ч.6 ст. 9 Закону № 996.

Також, згідно з пунктом 85.2 Податкового кодексу України, платник податків зобов’язаний надати у повному обсязі посадовим або службовим особам контролюючих органів всі документи, що пов’язані з предметом перевірки.

Посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених ПКУ має право:

  • отримувати від платника податків або його представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Копії мають бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою за наявності (пункт 85.8 ПКУ).
  • отримувати у платника податків завірені належним чином та засвідчені підписом і за наявності печаткою копії первинних документів, що свідчать про приховування (заниження) об’єктів оподаткування, несплату податків, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.
Слідкуй за нами
Поділитись
Коментарі

Коментарів поки що немає...

Корисні статті