Автоматизація обліку та звітності для автотранспортного підприємства

Ділимось досвідом, як компанія “Системи для бізнесу” допомогла 👍 клієнту вирішити проблему з обліком та подачею звітності, результат – спрощення роботи бухгалтерії на 60% ⏱️.

Компанія замовник

Товариство з обмеженою відповідальністю, перебуває на загальній системі оподаткування, є платником ПДВ, займається автотранспортними засобами, зокрема надає послуг автомобільних перевезень, ремонту і технічного обслуговування машин та виробництво деталей до них.

Проблема

Бухгалтерія замовника була на межі краху, відділи не мали налагодженої роботи через те що не було можливості оновлень та підтримки конфігурації діючої бухгалтерської програми. Тому потрібно було у найкоротший термін знайти альтернативу і для подачі звітності, і для ведення обліку, відповідно до специфіки діяльності.

Наступне питання, яке виникало – це хостинг та перенесення даних на віртуальний сервер, що розміщено за кордоном.

Технічне завдання від замовника:

1. Вести товарний облік управлінський та оперативний облік в підприємстві та підрозділах, його автоматизація: облік заявок на ремонт, облік планових ТО автомобілів і виконаних ремонтів, ведення документації та ін.

2. Подавати звіти до ДПС, реєструвати ПН накладаючи КЕП, обмінюватися «первинкою» з контрагентами.

3. Синхронізація облікової програми та програми для подачі звітності для автоматичного заповнення таких звітів, як Декларація з ПДВ та Об’єднаний звіт ПДФО та ЄСВ та двосторонній обмін отриманими ПН та РК.

4. Забезпечити доступ до роботи у програмах бухгалтерів з одночасною роботою декількох користувачів (паралельно, не по черзі) зі збереженням даних.

5. Отримання супроводу та консультацій в робочий час у разі виникнення запитань.

Рішення компанії “Системи для бізнесу”

Впроваджений наступний механізм рішення від нашої компанії:

1. Ми впровадили для ведення обліку BAS Бухгалтерія. ПРОФ. Дане рішення максимально задовільняє потреби замовника, зменшуючи «ручну» роботу бухгалтера на 40%. Також є можливість доопрацювання стандартної конфігурації нашим відділом розробки та інтеграції програмного забезпечення під потреби замовника.

2. Показали як працювати з ПЗ M.E.Doc. Дійшли висновку, що замовнику підійде саме ця програма тому, що найкраще інтегрує з обліковою системою BAS. Автоматична «перекидка» первинних документів та ПН у двосторонньому порядку дозволила замовнику скоротити роботу бухгалтера час на 60% та не вивантажувати документи з однієї програми в іншу по одному. Це звільнило їх час для більш важливих завдань.

3. Запропонували працівникам відділу бухгалтерії пройти курси з BAS. Як результат працівники отримали більше знань, практичних навичок та відповіді на свої запитання. Курси у режимі онлайн дозволили економити час на проїзд та максимально не відривати співробітників від робочого процесу.

4. Ми надали в оренду наш сервер «хмару» в Україні. В результаті декілька користувачів підключаються до віддаленого робочого столу та працюють у потрібній їм програмі паралельно.

5. Консультації кваліфікованих спеціалістів відділ супроводу BAS та M.E.Doc. Багатоканальна лінія, працюємо без обідньої перерви, використовуємо альтернативні шляхи зв’язку. Раз у квартал проводимо бухгалтерські семінари з «зірковими» лекторами та щомісяця безкоштовні.

6. Через те, що замовник має підрозділи та приймає нових співробітників і особиста присутність не завжди є можливою, ознайомили як зробити автоматичне продовження підписів АЦСК України на основі чинних сертифікатів інших сертифікаційних центрів.

Що отримав замовник після закінчення впровадження?

Як результат замовник впродовж 3-х місяців отримав:

• діючі програмні рішення – BAS / M.E.Doc, які є надійними та безпечними українськими програмами, що відповідають усім вимогам українського законодавства;

• збереження даних онлайн та безперебійну роботу 24/7;

• супровід та обслуговування кваліфікованих спеціалістів;

• підписку на наші розсилки з добіркою новин та важливих змін у законодавстві.

«BAS. ПРОФ стала не просто програмним забезпеченням, але ідеальним рішенням, яке задовільнимо потреби нашого бізнесу, врахувавши його специфіку. Нам перенесли залишки, наші бухгалтери підключаються та продовжують роботу у програмах в неробочий час. Спеціалісти технічної підтримки налагодили більш раціональну роботу та показали на що варто звернути увагу у веденні бухгалтерського обліку.» – Головний бухгалтер.

Компанія “Системи для бізнесу” продовжує співпрацювати з замовником, надаючи їм всебічну підтримку по лінійці програмних продуктів та вчасне оновлення програмного забезпечення. Ми також рекомендували замовнику встановити антивірус на робочі місця, щоб захистити їх дані та програмне РРО, через те, що замовник планує відкрити мережу станцій сервісного обслуговування транспортних засобів.

Замовте консультацію та прорахунок автоматизації бухгалтерського обліку для вашого підприємства: