Як КНП повернути кошти за скасований лікарняний 2026

У 2026 році роль Пенсійного фонду як головного контролера посилилася. Для бухгалтерів Комунальних некомерційних підприємств це означає не лише зміну розрахункових величин через новий розмір мінімальної зарплати, а й готовність до нових методів перевірок обґрунтованості лікарняних.

Нормативна база для нарахування лікарняних у 2026 році

Основними документами, що регулюють нарахування лікарняних у 2026 році, є:

• Закон № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»
• Постанова КМУ № 1266 «Про обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням»
• Закон про Держбюджет на 2026 рік
• Закон № 4683-IX (від 05.11.2025) «Про внесення змін до Закону України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування” щодо удосконалення порядку видачі, продовження та контролю за обґрунтованістю видачі листків непрацездатності»

Зміни в оплаті лікарняних 2026: контроль ПФУ та виплати сумісникам

У 2026 році адміністрування соціальних виплат виходить на новий рівень. Основний акцент зміщується з перевірки цифр на аудит медичних підстав для нарахування допомоги. Бухгалтеру КНП важливо розуміти нові алгоритми взаємодії з Пенсійним фондом та правила роботи з е-лікарняними.

Посилення контролю ПФУ за обґрунтованістю медичних висновків

З 2026 року Пенсійний фонд України переходить від формальної перевірки розрахунків до контролю обґрунтованості видачі самих медичних висновків. Якщо раніше бухгалтер приймав е-лікарняний «як є», то тепер ПФУ має право ініціювати перевірку медичної складової ще до моменту виплати коштів.

Ці повноваження закріплені у статті 27 Закону України № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (в редакції від 2025-2026 рр.) та Порядку здійснення перевірки обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності, затвердженому Постановою КМУ.

Що це означає для бухгалтера КНП:

• Статус «У перевірці». В особистому кабінеті страхувальника на порталі ПФУ з’явився новий статус для е-лікарняних. Поки цей статус активний, бухгалтер не може включити лікарняний до заяви-розрахунку.
• Ризик затримок. Якщо система автоматизованого моніторингу ПФУ виявить «аномалії» (наприклад, масові лікарняні в одному підрозділі або часті звернення до одного приватного лікаря), фінансування може бути затримано на термін до 10 робочих днів для проведення експертизи.
• Бухгалтер не несе відповідальності за помилку лікаря, однак він повинен оперативно інформувати працівника, якщо його лікарняний потрапив під перевірку, щоб уникнути конфліктів щодо затримки виплат.

Правила нарахування лікарняних сумісникам у 2026 році: ліміти та довідки

Механізм розрахунку лікарняних для зовнішніх сумісників у 2026 році лишився таким, як був змінений у 2025 році. Головний принцип полягає у тому, що право на допомогу по тимчасовій непрацездатності та допомогу по вагітності та пологах реалізується застрахованими особами за кожним місцем роботи одночасно.

Це регламентується редакцією частини першої статті 22 Закону України № 1105-XIV, яка почала діяти з 1 січня 2025 року.

При нарахуванні лікарняних сумісникам бухгалтер КНП керується такими правилами:

• Бухгалтер більше не чекає на «відмову» з основного місця роботи. Е-лікарняний з’являється в кабінеті страхувальника як за основним місцем, так і за сумісництвом. Обидва роботодавці зобов’язані нарахувати виплати (перші 5 днів) та подати заяву-розрахунок до ПФУ.
• Обмеження по сумі: Сумарна заробітна плата, з якої розраховуються виплати, за всіма місцями роботи не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ (згідно з Постановою № 1266).
• Для розрахунку за сумісництвом бухгалтер КНП має вимагати від працівника довідку про середню заробітну плату за основним місцем роботи, щоб переконатися, що загальна сума доходу не перевищила ліміт.

Наслідки виявлення порушень після оплати лікарняного у Підприємства – страхувальника

Коли Пенсійний фонд України (ПФУ) під час перевірки виявляє необґрунтованість видачі медичного висновку, це створює ланцюгову реакцію для бухгалтерії Комунального некомерційного підприємства (КНП). Оскільки кошти вже виплачені працівнику, ситуація потребує негайного юридичного та бухгалтерського врегулювання.

Дії бухгалтерії при перерахунку лікарняного працівнику

У разі виявлення порушень під час перевірки обґрунтованості формування медичного висновку, Пенсійний фонд має право застосувати санкції, визначені ч. 2 ст. 27 Закону № 1105-XIV: «У разі виявлення порушень порядку формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність, на підставі яких сформовано листок непрацездатності, страхові виплати за таким листком непрацездатності не здійснюються, а вже виплачені суми підлягають поверненню у повному обсязі. Відповідальність за необґрунтоване формування медичного висновку про тимчасову непрацездатність несе заклад охорони здоров’я або лікар, який провадить господарську діяльність з медичної практики як фізична особа — підприємець».

Хоча відповідальність  несе Заклад охорони здоров’я, що видав такий лікарняний або лікар (ФОП), для бухгалтера КНП  як страхувальника встановлення порушення вже після оплати листка означає термінову роботу:

• Якщо в Електронному реєстрі листків непрацездатності статус такого лікарняного змінюється на «Скасовано» або «Недійсний». Це є первинним сигналом для бухгалтера про необхідність коригування.
• Оскільки виплата була здійснена на підставі документа, що визнаний недійсним, суми допомоги (з 6-го дня) мають бути повернуті на рахунок ПФУ протягом встановленого законом терміну (зазвичай 3 робочі дні після отримання вимоги).
• Згідно зі ст. 127 КЗпП, відрахування із заробітної плати для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок, можливе. Проте, якщо помилка не лічильна (а винна медустанова), стягнення з працівника може бути оскаржене, якщо він не був у змові з лікарем.

Алгоритм роботи з утриманнями зі співробітника при скасуванні лікарняного

Для мінімізації юридичних ризиків та дотримання трудового законодавства у 2026 році, бухгалтеру КНП рекомендується дотримуватися наступної послідовності дій при поверненні безпідставно виплачених коштів:

Як відобразити в обліку утримання зайво нарахованих лікарняних та повернення коштів до ПФУ?

Для розуміння повної логіки процесу розглянемо бухгалтерські проведення: від моменту первинного нарахування до процедури «червоного сторно» у разі скасування лікарняного.

Бухгалтерський облік нарахування та сторнування лікарняних.

В результаті проведення цих операцій в обліку комунального некомерційного підприємства виникне Дебіторська заборгованість по ЄСВ (рахунок 651): Оскільки ЄСВ був фактично сплачений у бюджет при виплаті лікарняних, після проведення «червоного сторно» на рахунку 651 утворюється переплата. Ця сума стає дебіторською заборгованістю бюджету перед підприємством, яку бухгалтер зможе автоматично зарахувати в рахунок наступних платежів з ЄСВ.

У звітному періоді, коли відбулося скасування, необхідно подати уточнюючий розрахунок або відобразити коригування в поточному звіті у Додатку 1 (Д1) суми лікарняних відображаються з від’ємним значенням (код типу нарахувань «3» — зменшення суми допомоги).

Якщо дні хвороби визнані недійсними, то цей період вважається  відсутністю з нез’ясованих причин код «НЗ» або «І».

Дії закладу охорони здоров’я та механізм регресної вимоги

Отож виходячи з ч. 2 ст. 27 Закону № 1105-XIV, відповідальність за необґрунтоване формування медичного висновку про тимчасову непрацездатність покладається на заклад охорони здоров’я або лікаря-ФОП. Якщо ПФУ виявив порушення, він виставляє вимогу про повернення коштів страхувальнику (вашому КНП), оскільки саме ви були отримувачем фінансування.

КНП зобов’язане повернути суму допомоги на рахунок ПФУ протягом 3-х робочих днів після отримання вимоги. В обліку це відображається перерахуванням коштів (Дт 378 — Кт 311).

Оскільки винною стороною є інший ЗОЗ, ваше КНП на підставі ст. 1191 Цивільного кодексу України набуває право регресу. Це означає право вимагати від медустанови-порушника відшкодування збитків у розмірі виплаченої суми, а також сплачених штрафів чи пені.

Облік регресної вимоги у підприємства-страхувальника

Якщо ПФУ виставив вимогу вашому КНП повернути кошти, а винним у некоректному лікарняному є інший медичний заклад, в обліку це відображається наступним чином:

Наслідки виявлення порушень після оплати лікарняного у КНП ЗОЗ – винуватця

Ситуація, коли КНП виступає одночасно і страхувальником, і закладом, що видав необґрунтований медичний висновок, потребує особливої уваги. У такому разі підприємство не лише повертає кошти ПФУ, а й ініціює внутрішню процедуру притягнення винного лікаря до матеріальної відповідальності для компенсації завданих збитків.

Порядок дій КНП для відшкодування збитків із винного лікаря

Якщо за результатами перевірки ПФУ встановлено, що медичний висновок був необґрунтованим, і КНП відшкодувало Фонду суму допомоги, підприємство має право стягнути ці кошти з лікаря в порядку матеріальної відповідальності (ст. 130–136 КЗпП).

Крок 4. Відображення в обліку стягнення витрат з винуватця

Для коректного закриття заборгованості перед ПФУ та відображення боргу лікаря в бухгалтерському обліку використовуються наступні проведення:

Автоматизація нарахування, сторнування та коригування лікарняних в «KBS. Бухгалтерія комунального підприємства»

Програма KBS дозволяє бухгалтеру КНП мінімізувати ручну працю та оперативно реагувати на скасування чи перерахунок лікарняних. Використання вбудованих інструментів виправлення забезпечує автоматичне формування коректних проведень та звітності без ризику «загубити» податки чи ЄСВ.

Три методи коригування лікарняних у KBS:

У разі скасування або зміни терміну лікарняного, програма пропонує три варіанти дій:

Метод 1. Сторнування (найбільш доречний для повного скасування)

Застосовується, коли лікарняний визнано недійсним у повному обсязі. У первинному документі «Нарахування за лікарняним листком» достатньо натиснути кнопку «Сторнувати». Програма автоматично сформує від’ємні проведення на субрахунок 949 (для перших 5 днів) та 378 (для сум від ПФУ), а також сторнує податки та ЄСВ.

Метод 2. Виправлення (для зміни термінів чи сум)

Якщо лікарняний не скасовано повністю, а лише змінено його тривалість, використовується кнопка «Виправити». Система створює новий документ, де бухгалтер вказує коректні дати. Програма в одному документі виконує дві дії: «знімає» старі некоректні нарахування та розраховує нову суму.

Метод 3. Разові нарахування (ручне коригування)

Метод для специфічних ситуацій. Використовується документ «Разові нарахування», де сума вказується зі знаком «-». Важливо при цьому методі окремо внести зміни до документа «Табель обліку робочого часу», щоб коректно відобразити дні явок замість днів хвороби.

Своєчасна автоматизація обліку за допомогою програми «KBS. Бухгалтерія комунального підприємства» та фахова підтримка від компанії «Системи для бізнесу» — це ваша гарантія спокою під час перевірок ПФУ, контролю з боку Податкової служби та впевненості у кожній заяві-розрахунку.

Як завжди, складні законодавчі задачі мають прості технічні рішення. Головне — правильно обрати інструменти та партнерів для їх впровадження.