Як роботодавцю перевірити результат оцифрування трудових книжок —  алгоритм дій

До кінця терміну оцифрування трудових книжок лишилося менше року! Як перевірити статус оцифрування, причини скасування звернень та алгоритм дій для виправлення помилок.

Оцифрування паперових трудових книжок

Пенсійний фонд України нагадує про важливість оцифрування трудових книжок. До кінця офіційного терміну залишилося менше року, тому важливо не зволікати з поданням сканкопій документів до Пенсійного фонду. 

Хто може подати сканкопії та як перевірити статус оцифрування?

Процедура оцифрування є гнучкою: подати сканкопії трудових книжок може як роботодавець за своїх найманих працівників, так і сама застрахована особа (працівник) через портал Пенсійного фонду України за посиланням.

Як перевірити статус звернення після подання?

• Для роботодавця: результат можна відстежити у кабінеті страхувальника на вебпорталі Пенсійного фонду, в спеціальному розділі «Відомості про трудові відносини».
• Для застрахованої особи: статус доступний в особистому кабінеті на вебпорталі у розділі «Мої звернення». Працівник має право самостійно подати дані про свою трудову діяльність до ПФУ. Інструкція, як це зробити, за посиланням.

Можливі статуси звернення та їх значення:

• «Виконано» – це ідеальний результат, що свідчить про успішне опрацювання звернення та актуалізацію даних у системі ПФУ.
• «Скасовано виконання» – цей статус вказує на виявлені помилки, через які звернення не було опрацьовано. Причина скасування завжди зазначається в полі «Повідомлення», що дає змогу зрозуміти, що саме потрібно виправити.
• Інші статуси – означають, що звернення ще перебуває в роботі та очікує на опрацювання фахівцями Пенсійного фонду.

Типові причини скасування оцифрування та як їх уникнути

Розуміння найпоширеніших причин, через які звернення скасовуються, допоможе уникнути помилок і прискорити процес оцифрування.

• Порушення вимог до сканкопій документів. Це може бути подання документів, які не належать заявнику, використання чорно-білих сканів або копій не з оригіналу документа. Часто причиною є погана якість зображення (обрізані дати, нерозбірливі записи), відсутність титульної сторінки трудової книжки або порушена хронологія записів.
• Порушення правил оформлення трудової книжки. До таких помилок відносяться відсутність підпису власника трудової книжки чи печатки підприємства, або відсутність запису про зміну ПІБ працівника, якщо такі зміни відбувалися.
• Помилки у формі звернення. Наприклад, некоректне заповнення електронної форми на порталі ПФУ також може призвести до скасування.

Дії для виправлення недоліків та їх значення для пенсії

Важливо! Роботодавець зобов’язаний доводити результати опрацювання звернень типу «Відомості про трудові відносини робітника» до відома своїх працівників. Адже незараховані періоди стажу безпосередньо впливатимуть на майбутній розмір пенсії та саме право на її призначення.

Для виправлення виявлених недоліків необхідно створити нове звернення на вебпорталі Пенсійного фонду України та додати виправлені сканкопії документів. За потреби, для підтвердження стажу та виправлення помилок, працівник може додатково надати інші документи, що підтверджують періоди роботи. Це можуть бути довідки, витяги з наказів, особові рахунки, відомості про заробітну плату тощо. Такі дії повинні відповідати «Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній», затвердженого постановою Кабінету Міністрів України №637 від 12.08.1993.

Пам’ятайте, що до завершення терміну оцифрування трудових книжок залишилось менше року, тому важливо не зволікати з поданням сканкопій до Пенсійного фонду. Своєчасне вирішення цих питань забезпечить вашим працівникам належне врахування стажу та майбутню пенсію.

Головні питання щодо електронних трудових книг читайте у наших попередніх матеріалах на цю тему:

• Вимоги для оформлення і подачі сканованих копій трудової книжки в ПФУ
• Виправлення помилок при подачі сканованих копій документів про трудову діяльність до ПФУ
• Що робити, коли у працівника дві трудові книжки

Як виправити помилку в трудовій книжці

Перед тим, як подавати паперову трудову книжку на оцифрування до Пенсійного фонду, вкрай важливо ретельно перевірити коректність усіх внесених до неї записів. Будь-які неточності можуть вплинути на майбутній розрахунок пенсійного стажу.

Важливо звернути увагу на декілька ключових моментів, щоб уникнути проблем під час оцифрування:

• Персональні дані:
  • ПІБ. Трудова книжка повинна містити повне прізвище, ім’я та по батькові, як у паспорті, без будь-яких скорочень чи ініціалів.
  • Дата народження, повинна бути вказана коректно, відповідно до документів.

Оформлення титульного аркуша:

• Підпис власника трудової книжки — перевірте наявність  особистого підпису працівника.
• Підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок — перевірте, чи наявний підпис уповноваженої особи підприємства.
• Наявність печатки підприємства або відділу кадрів — вимога актуальна, якщо трудова книжка оформлена після 1 січня 1975 року.

Також слід перевірити відомості про роботу, зокрема:

• дані про прийняття та звільнення: у записах щодо прийняття та звільнення з роботи обов’язково повинні бути вказані: дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття та звільнення.
• назва підприємства. У випадку, якщо за період роботи назва підприємства змінювалася, необхідно внести відповідний запис про перейменування окремим рядком, із зазначенням розпорядчого акту (наказу), його дати та номеру.
• записи про звільнення чи переведення. Ці записи слід вносити відповідно до вимог чинного законодавства, із зазначенням відповідної статті закону, на підставі якої відбулося звільнення або переведення.
• перевірити завірення записів про звільнення. Усі записи про звільнення повинні бути обов’язково завірені печаткою підприємства.

Що робити при виявленні помилкових даних у трудовій книжці?

На жаль, помилки при заповненні трудових книжок трапляються доволі часто. До найпоширеніших належать: неточності в персональних даних, відсутність підпису особи, що відповідає за видачу трудових книжок, та печатки підприємства, де були зроблені перші записи, внесення записів та виправлень з порушенням встановлених правил (наприклад, зазначення дат римськими цифрами), тощо. 

Як діяти у випадку виявлення зазначених помилок, ви можете прочитати у нашій статті.

Якщо підприємство, що внесло помилковий запис в трудову, ліквідоване

Ключове правило полягає в тому, що виправлення інформації, вказаної у трудовій книжці, доступне лише для роботодавця, який припустився помилки. Це прямо передбачено пунктом 2.6 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженого Наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 року №58. Цей пункт зазначає, що у випадку виявлення помилкової інформації щодо роботи, переведення, нагородження, заохочення тощо, відповідні виправлення повинен виконати власник такого підприємства або уповноважений ним орган. При цьому роботодавець за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику допомогу у виправленні помилкових відомостей.

Однак, що робити, якщо підприємство, яке внесло помилковий запис, вже ліквідовано? Пункт 2.8 згаданої Інструкції №58 передбачає наступний алгоритм:

• Якщо є правонаступник ліквідованого підприємства, він зобов’язаний внести зміни із засвідченням печаткою.
• Якщо правонаступник відсутній, зміни вносять:
  • Організація, якій було підпорядковане ліквідоване підприємство.
  • За відсутності такої організації – обласний архів, державний архів Києва, державний архів Севастополя, або держархів при Раді Міністрів Криму.

Актуальні новини для бухгалтера

Вам можуть бути цікаві наступні матеріали:

• Як індексуємо заробітну плату в серпні 2025
• Індекс інфляції за червень 2025 року: деталі
• Нові правила реєстрації ПН та РК: проєкт
• Штрафи по РРО: зміни для ФОП з 1 серпня 2025
• Графік вихідних у липні
• План податкових перевірок 2025: зміни у перевірках
• Перевірки Держпраці під час воєнного стану: кого стосуються

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.