Скановані документи матимуть таку ж юридичну силу як паперові: законопроєкт 14414-1

Законопроєкт №14414-1 прирівнює скановані документи до паперових. Розглянемо, які новації щодо електронних документів та зберігання звітності пропонує проєкт.

Цифрова реформа документообігу: чому це важливо?

До Верховної Ради подано законопроєкт 14414-1 від 20.02.2026  про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення законодавства у сфері електронного документообігу.

Цей проєкт є альтернативним до проєкту 14414 та передбачає можливість зберігати документи у відсканованому форматі без паперової копії. 

Як зазначають розробники законопроєкту, чинне законодавство спирається на паперові версії документів та застарілі технологічні підходи, що перешкоджає повноцінному переходу на повністю електронний документообіг. Окрім того, законодавство вимагає зберігати засвідчені паперові копії для документів, що мають строк зберігання понад десять років. Така вимога  діє навіть у випадку, коли оригінали документів створені в електронному вигляді. В умовах війни це створює ризики втрати важливих архівів.

Таким чином, наявний підхід до паперових документів перешкоджає цифровізації документообігу та переходу до електронного архіву.  Новий Законопроєкт №14414-1 пропонує легалізувати зберігання документів виключно в цифровому форматі, а також вводить у законодавство низку нових термінів щодо електронного документообігу.

Основні проблеми, які вирішує законопроєкт:

• ризик знищення архівів через військові дії;
• зменшення адміністративних витрат  бізнесу та держави на утримання паперових архівів та засвідчення паперових копій з документів, створених в е-формі;
•  надання юридичного статусу фото- та скан-копіям документів, що сприятиме цифровізації документів та архівів.

Розглянемо детальніше, що пропонує новий законопроєкт.

Нова класифікація е-документів на структуровані та неструктуровані

Наразі законодавство про електронний документообіг в Україні не враховує існування двох видів е-документів: тих, що створені в електронному вигляді, призначені для цифрової обробки та можуть не мати візуального представлення, а також тих, що мають візуальне представлення, але не передбачають цифрової обробки.

Законопроєкт №14414-1 пропонує закріпити цей поділ електронних документів на два види та ввести в законодавство відповідні терміни.

Структуровані документи: дані організовані так, що системи можуть обробляти їх автоматично без участі людини (машинне зчитування). 

Неструктуровані документи: це фактично цифрові копії (скани або фото) паперових документів, що мають довільний візуальний формат. Такі документи є повноцінним відповідником електронних копій паперових документів у значенні, передбаченому ДСТУ 2732:2023 та відповідає підходам, викладеним у Постанові КМУ №55 від 17.01.2018.

Законопроєкт №14414-1 спрямований на  усунення існуючих правових суперечностей, зниження адміністративного навантаження на бізнес та державні органи щодо зберігання документів, а також на прискорення старту системи електронних архівів.

Актуальні новини для бухгалтера

Вам можуть бути цікаві наступні матеріали:

• Допомога на поховання від підприємства 2026: деталі
• Ознаки дроблення бізнесу від подітківців: деталі
• Зовнішнє звіряння з ТЦК: графіки за областями
• Нові форми 1-ВП та 1-ОП з 1 березня 2026
• Обов’язковий ПДВ для ФОП — коли запровадять? 
• Нові критерії визначення мікро-, малих і середніх підприємств 2026
• Неподання звітності через блекаут: чи будуть штрафи
• Кого стосується автопродовження відстрочок з 3 лютого 2026

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.