Впровадження електронного документообігу: як ФОП може полегшити обмін документами з контрагентами

ФОП Капустян Ірина Іванівна вирішила перейти на електронний документообіг з M.E.Doc 📄💻, щоб підвищити ефективність бізнесу та скоротити витрати 🕒💸

Замовник: ФОП Капустян Ірина Іванівна, підприємець на спрощеній системі оподаткування, що спеціалізується на внутрішніх і зовнішніх ремонтних, облицювальних та покрівельних роботах.

Передумови проєкту

ФОП Капустян Ірина Іванівна регулярно замовляє будівельні матеріали через інтернет і здійснює доставку за допомогою “Нової Пошти”. В процесі постійного документообміну із постачальниками, постала потреба в ефективному рішенні для управління документами. Співпраця з “Новою Поштою”, яка активно використовує електронний документообіг, стала для підприємця стимулом відмовитися від паперового документообігу та обрати сучасну систему для обміну електронними документами (ЕДО).

Виклики замовника

Під час пошуку рішень для автоматизації документообігу, підприємець зіткнулась з кількома складнощами:

1. Вибір зручного програмного забезпечення з простим, інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом.
2. Конкурентоспроможність та доступність по ціні — ПЗ мало бути оптимальним за співвідношенням ціна/якість.
3. Економія витрат на папір, конверти, марки та обслуговування принтера.
4. Скорочення часу на обмін документами та їхнє узгодження між учасниками документообігу.

Рішення: Впровадження M.E.Doc ЕДО від “Системи для бізнесу”

Ми, компанія “Системи для бізнесу”, запропонували впровадити програмне забезпечення M.E.Doc ЕДО для задоволення всіх потреб замовника. Процес впровадження включав кілька етапів.

Етапи впровадження

1. Інсталяція та налаштування ПЗ: Ми встановили M.E.Doc ЕДО на пристрої клієнта і активували ліцензію на модуль для обміну електронними документами.
   
2. Налаштування довідника контрагентів: Для зручного управління контактами контрагентів, усі вони були додані до адресної книги. Крім того, ми налаштували автоматичне додавання нових контрагентів при отриманні документів від них.
   
3. Організація електронної пошти: Для швидкого обміну документами між контрагентами було створено окрему поштову скриньку, що спрощує відправку та отримання первинних документів.
   
4. Додавання електронних сертифікатів: Ми інтегрували в систему сертифікати електронного підпису від ПриватБанку, які вже були у підприємця.
   
5. Налаштування комплекту підпису: Підпис був налаштований так, щоб легко використовувати його для візування первинної документації, що гарантує юридичну дійсність електронних документів.
   
6. Навчання користувача: Після завершення налаштувань ми провели навчання для замовника. В ході тренінгу було детально пояснено, як створювати та редагувати документи, як візувати або відхиляти отримані документи, а також як створювати документи з вкладеними файлами.
   

Результати впровадження

Впровадження M.E.Doc ЕДО принесло замовнику такі позитивні результати:

• Зручність та простота: Підприємець отримав сучасну систему обміну первинними документами з інтуїтивним інтерфейсом, яка не потребує спеціальних знань для використання.
• Один інформаційний простір: Створення, редагування, зберігання та обмін документами тепер відбуваються в межах одного середовища, що значно зменшує час, витрачений на документообіг.
• Можливість для широкого обміну документами: Завдяки функції відправки документів за допомогою посилань на електронну пошту, клієнт може обмінюватися документами навіть з контрагентами, які не використовують спеціалізоване ПЗ.
• Значна економія: Перехід на електронний документообіг допоміг зекономити кошти на паперових носіях, конвертах та обслуговуванні принтера. Крім того, завдяки конкурентній ціні на M.E.Doc ЕДО, клієнт отримав оптимальне рішення за доступну вартість.
• Підтримка та навчання: Клієнт висловив подяку команді техпідтримки компанії “Системи для бізнесу” за кваліфіковану допомогу у впровадженні та навчанні користування системою.

ФОП Капустян Ірина Іванівна тепер має повноцінне рішення для швидкого та безпечного обміну електронними документами, що суттєво спрощує її бізнес-процеси та скорочує витрати.

Завдяки впровадженню електронного документообігу з M.E.Doc, ФОП Капустян Ірина Іванівна отримала ефективне рішення для оптимізації бізнес-процесів. Якщо ви також хочете підвищити продуктивність вашого бізнесу, скоротити витрати на документообіг та автоматизувати подачу звітності, звертайтеся до наших консультантів.

Ми допоможемо обрати найкращі програмні продукти M.E.Doc, налаштуємо систему відповідно до ваших потреб і забезпечимо підтримку на кожному етапі впровадження. Зв’яжіться з нами для безкоштовної консультації та дізнайтеся, як M.E.Doc може покращити ваш бізнес!