Витрати КНП ЗОЗ: Облік, собівартість та неприбутковий статус

Облік витрат у Комунальних некомерційних підприємствах закладів охорони здоров’я (КНП ЗОЗ) є критично важливим для забезпечення ефективності, достовірного калькулювання собівартості медичних послуг та виконання вимог щодо неприбуткового статусу.

КНП ведуть бухгалтерський облік відповідно до Національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку (НП(С)БО). Основними нормативними документами, що регулюють цей процес, є:

1. Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”.
2. НП(С)БО 16 “Витрати”, який визначає методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про витрати.
3. Наказ Міністерства фінансів України № 291 від 30.11.1999 р. “Про затвердження Плану рахунків…”.
4. Податковий кодекс України (ПКУ) в частині вимог до неприбуткових організацій (зокрема, використання доходів виключно на статутну діяльність).

У цій статті ми детально розглянемо особливості відображення витрат в обліку КНП ЗОЗ та надамо практичні рекомендації, як уникнути типових помилок, що можуть поставити під загрозу неприбутковий статус

Для спрощення обліку та автоматизації складних розрахунків собівартості , ми покажемо, як просто обліковувати витрати та відносити їх на собівартість послуги / групи послуг за допомогою програмного продукту Бухгалтерія комунального підприємства та Доопрацювання по Закриттю рахунків від компанії Системи для Бізнесу.

Класифікація витрат та Рахунки класу 9

Витрати в КНП ЗОЗ класифікуються за функціональною ознакою. Кожен рахунок Класу 9 має чітке призначення, і їхнє правильне розмежування є обов’язковим. Недотримання цього принципу призводить до викривлення собівартості медичних послуг та некоректного формування Звіту про фінансові результати.

Роль рахунків 231 та 903 в формуванні собівартості послуг

Для КНП, що надає платні медичні послуги, ключовими рахунками є 231 “Основне виробництво” та 903 “Собівартість реалізованих робіт і послуг”.

Роль рахунку 231 “Основне виробництво”

Рахунок 231 використовується для накопичення всіх прямих і частини непрямих витрат (незавершене виробництво — НЗВ), які формують фактичну собівартість наданих платних медичних послуг.

На Рахунку 231 точно не відображаються адміністративні (92), збутові (93) та інші операційні витрати (94).

Роль рахунку 903 “Основне виробництво”

Рахунок 903 є критично важливим, оскільки він безпосередньо відображає цільові витрати, понесені на створення основного продукту КНП – медичних послуг.

1. 903 є першим показником, який віднімається від доходу для розрахунку Валового прибутку.
2. Достовірний облік 903 необхідний для встановлення економічно обґрунтованих тарифів на платні послуги.
3. Точне відображення собівартості на Рахунку 903 підтверджує, що кошти КНП були використані за цільовим призначенням — на забезпечення основної статутної діяльності, що є обов’язковою умовою для збереження неприбуткового статусу.

Закриття 231 на 903:

Фактична собівартість завершених і реалізованих послуг списується з виробництва на собівартість реалізації: Дт 903 Кт 231.

Чому не варто всі витрати відносити на рахунок 949?

Віднесення всіх витрат на рахунок 949 “Інші витрати операційної діяльності” є грубою помилкою, що порушує ключовий принцип НП(С)БО 16.

Коректне призначення 949 субрахунку

Рахунок 949 призначений виключно для обліку нетипових операційних витрат. Усі інші витрати мають бути чітко розмежовані на рахунки 90, 91, 92 та 93.

Приклади  застосування  949 рахунку :

• Штрафи, пені, неустойки.
• Нестачі та втрати від псування цінностей.
• Витрати, пов’язані з ліквідацією необоротних активів.

Ризик неправильної класифікації витрат

Відсутність функціонального розмежування унеможливлює достовірно розрахувати собівартість (Рахунок 90) та оцінити ефективність управління (Рахунок 92).

Загроза втрати неприбуткового статусу –  Це найсерйозніший ризик. Податковий кодекс вимагає, щоб доходи КНП використовувалися виключно на статутну діяльність. Якщо всі витрати “змішані” на 949, контролюючим органам складно підтвердити цільове використання коштів. Така непрозорість може бути розцінена як приховування нецільових витрат, що є підставою для виключення КНП з Реєстру неприбуткових установ.

Детальний приклад впливу на фінансовий результат

Мета цього прикладу — продемонструвати, як неправильна функціональна класифікація витрат спотворює ключові показники звітності, навіть якщо кінцевий фінансовий результат виглядає схожим.

Спотворення структури витрат є критичним для КНП, оскільки:

• Неправильна класифікація приховує, чи були кошти використані на надання послуг (903) чи на інші потреби (92, 93).
• Надмірно завищена сума на 949-му рахунку (1 080 000 грн) не може бути обґрунтована виключно штрафами чи списанням боргів. Це викликає обґрунтовані підозри у податкових органів щодо нецільового розподілу доходу.
• Відсутність прозорого та достовірного обліку, що підтверджує цільове використання доходів, є прямою підставою для виключення КНП з Реєстру неприбуткових установ згідно з ПКУ, і нарахування податкових зобов’язань.

Висновок: Спотворення структури витрат унеможливлює аналіз ефективності і створює ризик нецільового використання коштів в очах податкових органів, що може призвести до втрати неприбуткового статусу.

Вплив витрат періоду (Рахунки 92, 949) на формування тарифу медичної послуги.

Облік витрат і економічне обґрунтування тарифів — це два різні, але взаємозалежні процеси. Найчастіше питання, яке виникає у КНП: як покрити адміністративні (92) та інші операційні (949) витрати, якщо вони не включаються до собівартості послуги (903)?

Принцип розмежування витрат

Згідно з НП(С)БО 16 “Витрати”, усі витрати діляться на:

1. Виробничі витрати (Рахунки 90, 91, 231) — формують собівартість.
2. Витрати періоду (Рахунки 92, 93, 94) — відносяться безпосередньо на фінансовий результат (791), оминаючи собівартість (903).

Будь-яке пряме включення (Дт 903 Кт 92 або Дт 903 Кт 949) у бухгалтерському обліку є грубим порушенням НП(С)БО 16 і спотворює структуру фінансової звітності.

Метод опосередкованого включення (Повна собівартість)

Незважаючи на те, що рахунки 92 і 949 є витратами періоду, КНП, як господарюючий суб’єкт, зобов’язане забезпечити покриття всіх понесених витрат доходом від своєї діяльності.

Для цього при економічному розрахунку тарифу застосовується підхід “Повна Собівартість” (Full Costing), де витрати 92 та 93 включаються в кінцеву ціну опосередковано як частина необхідного рівня доходу.

Тариф = Виробнича Собівартість (903) + Розподіл Адміністративних та Збутових (92/93) + Необхідна Рентабельність (Прибуток)

Критичне використання даних по рахунку 949 та включення витрат орендарів на комунальні послуги

Витрати, накопичені на Рахунку 949 “Інші операційні витрати”, є найбільшою зоною ризику для КНП. Сюди не повинні потрапляти ані виробничі, ані адміністративні витрати.

Комунальні послуги орендарів

Тому:

1. Витрати на такі комунальні послуги підлягають виключенню із загальновиробничих витрат (Рахунок 91).
2. Вони відображаються як Інші операційні витрати (Дт 949).
3. Надходження від орендаря (відшкодування) відображається як Інші операційні доходи (Кт 719).

Висновок: Ця операція є транзитною і гарантує, що Рахунок 91 (який іде в тариф) не буде штучно завищений.

Як спростити облік витрат та коректно віднести їх на собівартість готової продукції (медичної послуги)?

Все просто: варто автоматизувати цей процес за допомогою програмного продукту Бухгалтерія комунального підприємства та спеціалізованого доопрацювання.

Стандартний функціонал програмного продукту дає можливість вести облік витрат:

• за статтями витрат та статтями виробничих витрат;
• за видами продукції, робіт та послуг (у нашому випадку для КНП ЗОЗ — це конкретні медичні послуги).

Коректне відображення витрат  по нарахуванню заробітної плати, можливе вже на етапі налаштування відображення витрат по заробітній платі. Реалізовано можливість налаштування відображення витрат декількома способами :

• в цілому по підприємству (що є некоректним способом);
• по підрозділам;
• по посадам співробітників.

Списання витрат безпосередньо на  послугую. Тут існує декілька методів.

Розглянемо метод , коли  є чітко визначена  Калькуляційна карта витрат на  конкретну  Медичну послугу

1. Відобразимо в  специфікації дані калькуляційної картки

• Прямі витрати

• Не прямі витрати

2. Формуємо документ Реалізація послуг, або просто відображаємо в обліку Акт наданих послуг.

Після проведення  такого документу , ми отримаємо наступну кореспонденцію рахунків

Тобто:

1. Усі прямі матеріали (153,00 грн) спочатку відносяться на Рахунок 231 “Виробництво” (п. 2).
2. Наступні записи (п. 3, 4) показують виведення витрат на ЗП та ЄСВ з Рахунку 231 на 903 “Собівартість реалізації” (210,00 + 48,00 = 258,00 грн).
3. Запис п. 5 відображає пряме списання загальновиробничих витрат (ЗВВ) з 91 на 903 (34,00 грн).
4. Загальна собівартість реалізованої послуги, віднесена на Рахунок 903, становить: 210,00 + 48,00 + 34,00 = 292,00 грн (за даними п. 3, 4, 5).

Для того, щоб віднести 231 рахунок на 903 “Собівартість готової продукції”, варто скористатися Обробкою Закриття рахунків, що знаходиться в підсистемі Комплект звітів для ЗОЗ, розроблений фахівцями компанії Системи для бізнесу.

Супровід програм KBS

Потребуєте надійного супроводу для роботи з програмами KBS? Компанія “Системи для бізнесу” допоможе вам забезпечити безперебійну роботу бухгалтерії та професійну підтримку в будь-який момент.

Дізнатися більше про супровід KBS

Автоматизація обліку з програмою KBS

Хочете спростити бухгалтерські процеси? Програмні продукти KBS для бюджетних установ автоматизують рутинні завдання, зменшують ризик помилок і роблять вашу роботу простішою.

Дізнатися більше про продукти KBS

Використання доопрацювання Закриття рахунків  дає можливість автоматичного  закриття/розподілу витрат по Рахунках 231 та 91, що сформує Собівартість готової продукції.

Головне — правильно налаштувати Розподіл витрат, і в цьому можуть допомогти консультанти компанії Системи для бізнесу, які мають практичний досвід ведення обліку.

Як бачимо, складні питання мають прості рішення, головне — мати в партнерах компанію Системи для бізнесу та користуватися програмним продуктом Бухгалтерія комунального підприємства.